Як змінити бухгалтера в Польщі: коли переходити і що забрати в старого бюро

Змінити бухгалтера в Польщі можна в будь-який момент року. Переходьте в кінці місяця, отримайте письмовий перелік усього, що повертає старе бюро, перенесіть онлайн-доступи на нове бюро й оновіть реєстраційні дані протягом 7 днів. Найпростіше це зробити в кінці року, але й зміна посеред року працює, якщо передача повна.

Коли найкраще переходити?

Строк повідомлення (okres wypowiedzenia) визначає ваш договір, тож саме він вирішує, як швидко ви можете піти. У поширеному зразку договору це 3 місяці, що закінчуються в останній день календарного місяця, а документи бюро віддає протягом 14 днів після свого останнього завдання. Той самий зразок дозволяє будь-якій стороні розірвати договір негайно, якщо інша його порушила. Прочитайте свій договір, перш ніж підписувати новий.

Потім виберіть момент передачі:

Декларації за останній місяць старого бюро треба подати вже тоді, коли воно на вас не працює. Якщо цей місяць — жовтень 2026 року, то жовтневі декларації до ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych — польський соцстрах) і до податкової подаються в такі строки:

Строк, що припадає на вихідний чи державне свято, переноситься на наступний робочий день. Письмово домовтеся, яке бюро подає ці декларації. Див. податкові строки на 2026 рік.

Приклад: за зразком договору тримісячне повідомлення, подане наприкінці вересня 2026 р., закінчилося б 31 грудня 2026 р. Тоді старе бюро веде весь 2026 рік, а нове починає з січня 2027 р. Перевірте, як строк рахує ваш договір.

Увага: при зміні в кінці року вирішіть, хто готує річну декларацію за 2026 рік: для JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza — одноосібна підприємницька діяльність, аналог ФОП) — до 30 квітня 2027 р., для компанії CIT-8 (податок на прибуток підприємств) — до 31 березня 2027 р. JDG, яка подає щомісячні декларації VAT (JPK_V7M), також надсилає перший електронний примірник податкової книги, JPK_PKPIR або JPK_EWP, до 30 квітня 2027 р. Компанія — платник VAT може бути зобов’язана подати свій перший файл книг, JPK_KR_PD, наприкінці липня 2027 р.; спитайте нове бюро, чи стосується це вас. Вирішіть також, хто надсилає ці файли: деякі бюро беруть за них окрему плату.

Що має передати старе бюро?

Попросіть protokół przekazania dokumentów (письмовий акт передачі документів) і підпишіть його разом зі старим бюро. У ньому записано, що і коли ви отримали, — це важливо, якщо згодом чогось бракуватиме.

Для JDG на загальній шкалі або на лінійному податку 19% податкова книга — це KPiR (podatkowa księga przychodów i rozchodów, книга доходів і витрат). На ryczałt (податок від виручки за фіксованою ставкою) це реєстр доходів (ewidencja przychodów).

Компанія передає більше: повні бухгалтерські книги, письмову облікову політику і фінансову звітність за попередні роки.

З 2026 року ті, хто подає VAT щомісяця, мусять вести книгу в програмі, а всі інші — з 1 січня 2027 р. Попросіть експорт, який прочитає програма нового бюро, а не лише роздруківки в PDF.

Порада: деякі бюро беруть плату за перейняття книги посеред року. Одне велике онлайн-бюро вказує 0 зл за перейняття KPiR чи реєстру VAT, але 10 зл за кожну позицію основних засобів і 50 зл за кожного працівника (нетто, прайс, вересень 2026 р.). Спитайте ціну до підписання. Див. скільки коштує бухгалтер.

Які доступи відкликати й надати?

Старе бюро, найімовірніше, підписує ваші декларації, надсилає документи ZUS і читає ваші рахунки-фактури в KSeF (Krajowy System e-Faktur — національна система електронних рахунків-фактур). Кожне з цього — окремий дозвіл. Відкличте кожен самі: дозвіл нового бюро його не замінює.

Підписувати декларації можна доручити кільком особам, тож новий UPL-1 сам не замінює старий. З 16 червня 2026 р. UPL-1 охоплює ще й підписання річних файлів книг, тому відкликати його стало ще важливіше.

Власник JDG автоматично має в KSeF права власника і може надавати дозволи там без жодної додаткової форми. Докладніше про KSeF — у статті KSeF простими словами.

Порада: змініть також паролі до всіх логінів, якими ви ділилися зі старим бюро: порталу, хмарної папки, поштової скриньки для рахунків.

Хто повідомляє CEIDG і податкову?

Ви. Ваші податкові реєстраційні дані містять ім’я та NIP того, хто веде вашу бухгалтерію, і адресу, де зберігаються записи, а про зміни треба повідомити протягом 7 днів.

Заява в CEIDG подається онлайн і безкоштовно. Подайте її в день, коли починає діяти новий договір, — тоді дні рахувати не доведеться.

Як перевірити, що старе бюро все подало?

Перш ніж старе бюро закриє вашу справу, пройдіться по року місяць за місяцем. Див. також чек-лист на кінець місяця.

1. VAT (якщо ви платник VAT): за кожен місяць у вас є надісланий файл JPK_V7 і його UPO. Ті, хто звітує поквартально, теж надсилають файл щомісяця.
2. ZUS: за кожен місяць у вас є ZUS DRA і платіж на банківській виписці до 20-го (до 15-го для компанії) або наступного робочого дня.
3. Податок на доходи: кожен аванс чи платіж ryczałt надійшов на ваш податковий мікрорахунок до 20-го (після кварталу, якщо ви платите поквартально). Перекази видно на банківській виписці; див. податковий мікрорахунок.
4. Книга: вихідні рахунки внесено до останнього місяця, з яким працювало старе бюро.
5. Відкриті питання: усе, на що старе бюро ще чекало, наприклад відсутній рахунок чи питання щодо платежу, записано в акті передачі.

Якщо бракує декларації чи платежу, письмово порушіть це питання перед старим бюро, поки договір ще діє. Податкова стягує з вас, а не з бухгалтера: за Податковим кодексом платник відповідає за свої податки всім своїм майном. Збитки можна потім вимагати з бюро за договором і його страхуванням відповідальності. Таке страхування обов’язкове лише для бюро, що ведуть повні бухгалтерські книги, тож спитайте бюро, яке веде KPiR, чи має воно поліс.

Komplet, наш безкоштовний застосунок для Mac, читає PDF-виписки будь-якого банку і групує ваші перекази податків і ZUS за видом податку й періодом, тож прогалину легко помітити.

Навіщо зберігати власну копію всього?

Передача може затягтися, а бюро, яке втрачає клієнта, не має причин поспішати. Якщо ваші документи є лише в порталі старого бюро, без нього ви не зможете продовжити.

Зберігайте власну копію:

• кожного вихідного і вхідного рахунку-фактури, розкладених за місяцями;
• кожної банківської виписки;
• кожної декларації та її UPO;
• ваших договорів з клієнтами й постачальниками.

Податкові документи треба зберігати 5 років від кінця року, в якому настав строк сплати податку. Для 2026 року це до 31 грудня 2032 р., тобто ще довго після закінчення старого договору. Функція “Prepare for my accountant” у Komplet збирає за кожен місяць одну папку і ZIP з усіма документами, виписками й підсумком — це й готовий пакет для нового бюро. Щомісячний перелік — у статті що надсилати бухгалтеру.

Що робити далі

1. Прочитайте договір: строк повідомлення, а також як і коли повертають документи.
2. Домовтеся з новим бюро про дату початку, найкраще 1-ше число місяця або 1 січня.
3. Подайте письмове повідомлення про розірвання і домовтеся, хто подає декларації за останній місяць старого бюро.
4. Підпишіть акт передачі з електронними експортами книги й реєстрів.
5. Подайте OPL-1 і PEL-O, видаліть старе бюро в KSeF, потім надайте UPL-1, PEL і дозволи в KSeF новому.
6. Оновіть CEIDG (або подайте NIP-8) протягом 7 днів.
7. Перевірте декларації й платежі за кожен місяць і зберігайте власну копію всього.