Скільки зберігати рахунки-фактури в Польщі? (На практиці довше ніж 5 років)

Рахунки-фактури, чеки і податкові записи зберігають, поки податок, до якого вони належать, ще можна стягнути. У Польщі це 5 років від кінця календарного року, у якому настав строк сплати податку, а не 5 років від дати на рахунку. Тож для підприємця-фізичної особи рахунок 2026 р. залишається в архіві до 31 грудня 2032 р., тобто понад шість років після отримання.

Коли починаються 5 років?

Правило походить з Податкового кодексу (Ordynacja podatkowa, загального податкового закону):

• податковий борг спливає через 5 років після кінця року, у якому минув строк сплати (ст. 70);
• кожен, хто веде податкові книги, мусить зберігати їх і документи, на яких вони ґрунтуються, до цього часу (ст. 86);
• Закон про ПДВ каже те саме про записи ПДВ і рахунки (ст. 112).

Ключове слово — «строк сплати». Ваш податок на доходи за 2026 р. (PIT, податок на доходи фізичних осіб, який платить підприємець) не сплачується у 2026 р. Він сплачується разом із річною декларацією у 2027 р. Тож відлік починається пізніше, ніж думає більшість.

У 2028 р. 30 квітня припадає на неділю, а 1 травня — свято, тож строк переноситься на наступний робочий день, 2 травня. Дата «зберігати до» не змінюється.

ПДВ розраховують щомісяця або щокварталу, тож строго кажучи, кожен період ПДВ має власний відлік. Але ті самі рахунки підтверджують і річний податок на доходи, тож простіше і безпечніше правило таке: зберігайте весь рік до кінця шостого року після нього.

Увага: строк давності можна зупинити або перервати, наприклад податковим провадженням. Якщо податкова відкрила справу щодо якогось року, зберігайте документи цього року до завершення справи і настання нової дати.

Документи, що впливають на пізніші роки

Якщо ви ще амортизуєте ноутбук чи автомобіль або віднімаєте старі збитки, рахунок за покупку підтверджує декларації, подані через роки. Окремого строку для цього закон не встановлює. Але податкова може перевірити будь-який рік, який ще не сплив, і цей рахунок — доказ відрахування.

Тож розумно зберігати такі документи, поки не спливе й останній рік, на який вони впливають. Якщо не впевнені, запитайте бухгалтера.

Скільки зберігати інші записи

Рахунки — не єдине, що ви зберігаєте, і строки різняться.

Якщо у вас sp. z o.o. (товариство з обмеженою відповідальністю), діють і бухгалтерське, і податкове правило, і перемагає пізніша дата. Для фінансового року 2026, що збігається з календарним:

• бухгалтерське правило для книг закінчується 31 грудня 2031 р.;
• декларацію CIT (податку на прибуток підприємств) за 2026 р. подають до 31 березня 2027 р., тож податкове правило діє до 31 грудня 2032 р.

Затверджену фінансову звітність зберігають щонайменше 5 років від початку року, наступного за роком її затвердження.

Чи зберігає KSeF ваші рахунки за вас?

Частково. KSeF, національна державна система електронних рахунків, зберігає кожен структурований рахунок (faktura ustrukturyzowana — XML-рахунок із номером KSeF) 10 років від кінця року його виставлення. Для цих рахунків Закон про ПДВ каже, що звичайні обов’язки зі зберігання не діють (ст. 112aa). Рахунок KSeF 2026 р. залишається там до кінця 2036 р., значно довше, ніж до 2032 р.

Якщо 10 років колись спливуть раніше, ніж податок перестане бути стягуваним, наприклад після довгої податкової справи, ви мусите зберігати рахунок самі поза KSeF до пізнішої дати.

Чого KSeF не містить:

• рахунків від іноземних постачальників (Google, Adobe, AWS, іноземні авіакомпанії): вони приходять e-mail, і зберігати їх вам;
• касових чеків, зокрема (у 2026 р.) чеків із вашим NIP (податковим номером) до 450 зл;
• паперових або PDF-рахунків від дрібних польських продавців, які ще виставляють їх поза KSeF: це дозволено до 31 грудня 2026 р., поки рахунки продавця, що підлягають KSeF, не перевищують 10 000 зл брутто на місяць (те саме стосується ваших власних рахунків на продаж);
• банківських виписок, документів ZUS, договорів і вашої податкової книги.

Порада: будь-який рахунок KSeF можна завантажити як XML або PDF із безкоштовного Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, застосунку KSeF Міністерства фінансів. Все одно збережіть копію у відповідній папці місяця. Тоді кожен місяць повний і в одному місці, і вам не потрібен логін, щоб відповісти на питання бухгалтера. Про логіни — у статті як працює KSeF.

Папір, скани і де їх зберігати

Закон про ПДВ вимагає зберігати рахунки за розрахунковими періодами, так, щоб їх легко було знайти, і так, щоб до спливу податку зберігалися їхнє автентичне походження, цілісність змісту і читабельність (ст. 112a).

Чи можна відсканувати папір і викинути його? Закон прямо не каже, що скан замінює паперовий оригінал. Поки у вас немає чіткої відповіді для вашого випадку, зберігайте папір. Якщо хочете перейти на безпаперовий режим, спершу запитайте на гарячій лінії KIS (Krajowa Informacja Skarbowa — Національна податкова інформація) або в бухгалтера. Термочеки вицвітають, тож фотографуйте їх у той самий день і зберігайте папір у конверті місяця.

Чи можна зберігати їх за кордоном? Бізнес, зареєстрований у Польщі, зберігає рахунки в Польщі. Виняток — електронні рахунки, які зберігаються за кордоном так, що податкова може отримати до них доступ онлайн (ст. 112a). Хмарний диск із серверами за кордоном за цієї умови підходить. Де б вони не були, на вимогу податкової ви мусите надати негайний доступ, а для електронних рахунків — дозволити їх завантажити й обробити.

Де зберігається податкова книга? Податкову книгу та її документи зберігають за місцем ведення діяльності або там, де їх зберігає ваше бухгалтерське бюро. Це KPiR (księga przychodów i rozchodów — книга доходів і витрат) або, на ryczałt (податку з виручки), реєстр виручки. У записах податкової також зазначено, хто веде ваші книги і за якою адресою; про зміну повідомляйте протягом 7 днів.

Для іноземців: на практиці рахунки англійською чи іншою мовою зберігають як є. Закон дозволяє податковій вимагати польського перекладу за ваш рахунок під час провадження чи перевірки. Сама податкова книга ведеться польською і в злотих.

Що, якщо JDG призупинена або закрита?

Ні призупинення, ні закриття JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza — одноосібна підприємницька діяльність, аналог ФОП) не змінює відліку.

Призупинена (zawieszenie działalności — пауза в бізнесі): ви й далі зберігаєте всі записи і подаєте річну декларацію за рік, у якому призупинили. Документи за попередні роки спливають у звичайні строки. Див. призупинення JDG.

Закрита: закриття не скорочує жодного строку. Зберігайте все до 5 років після кінця року, у якому настав строк сплати останнього податку. Якщо ви закриваєте бізнес у 2026 р., остання річна декларація подається у 2027 р., тож документи 2026 р. зберігаються до 31 грудня 2032 р. Список майна бізнесу, який ви складаєте на дату закриття, теж зберігають 5 років. Решта — у статті як закрити JDG.

Порада: перед закриттям завантажте рахунки з KSeF і банківські виписки у власний архів. Доступ до банку і систем може змінитися, коли бізнесу не стане; ваші папки — ні.

Як змінити бухгалтера і нічого не втратити

Документи належать вам, а не бухгалтерському бюро. Коли ви змінюєте бюро:

1. Попередьте згідно з договором. Найпростіше змінювати наприкінці року, бо тоді одне бюро закриває весь рік.
2. Узгодьте письмовий акт передачі (protokół przekazania): податкова книга або реєстри, записи ПДВ і надіслані файли JPK (електронні файли, які отримує податкова), реєстр основних засобів, декларації ZUS, зарплатні файли і всі паперові оригінали.
3. Заберіть доступ у старого бюро (зокрема в KSeF) і надайте новому.
4. Оновіть реєстраційні дані протягом 7 днів, бо там зазначено, хто веде ваші книги і де.

Перед передачею збережіть власну копію всього. Якщо ваш архів уже у власних папках — одна папка на рік і по одній на місяць усередині, — зміна бухгалтера означає лише надати доступ до папок. Повний список — у статті зміна бухгалтера.

Що робити далі

1. Напишіть 31 грудня 2032 р. на папці 2026 р. і дату «зберігати до» на кожному старішому році.
2. Перевірте, чи в кожному місяці є все: рахунки KSeF, іноземні рахунки, чеки і банківська виписка.
3. Зберігайте паперові оригінали, поки не матимете чіткої відповіді щодо сканів.
4. Перед закриттям бізнесу, зміною бухгалтера чи закриттям банківського рахунку експортуйте все потрібне.

Komplet, наш безкоштовний застосунок для Mac, розкладає кожен рахунок у ваші власні папки року і місяця під зрозумілою назвою. Кнопка “Prepare for my accountant” пакує місяць в одну папку і ZIP з усіма документами, виписками і підсумком, тож роки, які треба зберігати, уже впорядковані.