Що таке KSeF у Польщі і що він змінює для малого бізнесу та ФОП?

KSeF (Krajowy System e-Faktur — Національна система електронних рахунків) — система Міністерства фінансів для виставлення й отримання рахунків-фактур як структурованих електронних файлів. Кожен бізнес мусить отримувати через неї рахунки з 1 лютого 2026 р. Майже кожен бізнес мусить виставляти там рахунки іншим бізнесам з 1 квітня 2026 р.

Для дрібних продавців діє пільга до 31 грудня 2026 р., а штрафи є в законі з 1 січня 2027 р. KSeF змінює те, де створюються і зберігаються ваші рахунки. Він не змінює того, скільки ПДВ чи податку на доходи ви платите.

Що таке рахунок KSeF і що означає номер KSeF

Рахунок у KSeF — не PDF. Це структурований XML-файл в офіційному форматі FA(3). Ви надсилаєте його до системи Міністерства, яка перевіряє його і присвоює унікальний номер KSeF (numer KSeF). KSeF зберігає його 10 років, і покупець бачить його у своєму акаунті KSeF. PDF із QR-кодом — лише зображення цього файлу.

На практиці:

• Покупець нічого не приймає. Рахунок вважається отриманим у день, коли KSeF присвоює йому номер.
• KSeF не надсилає сповіщень. Шукати нові рахунки мусите ви, ваша програма або бухгалтер.
• Ваш NIP — це адреса. З 1 лютого 2026 р. бізнес-покупець, зокрема звільнений від ПДВ, мусить давати продавцю свій NIP (податковий номер), коли купує для бізнесу. Рахунок без вашого NIP потрапляє туди, де ви його не бачите.
• Помилки коригують, а не редагують. Прийнятий рахунок не можна змінити чи скасувати; ви виставляєте коригувальний рахунок. KSeF перевіряє формат і ваші дозволи, а не вашу арифметику.

Номер KSeF також з’являється ще у двох місцях:

• У вашому файлі ПДВ. З лютого 2026 р. активні платники ПДВ вказують його в кожному рядку рахунку свого електронного файлу ПДВ (JPK_V7M або JPK_V7K для тих, хто звітує щокварталу). Рахунок, виставлений поза KSeF, натомість отримує позначку, наприклад BFK.
• У банківських переказах. З 1 січня 2027 р., коли один активний платник ПДВ платить іншому за рахунок KSeF банківським переказом, у переказі треба вказати номер. Те саме стосується повідомлення розділеного платежу (mechanizm podzielonej płatności — ПДВ сплачується на окремий рахунок).

Хто мусить використовувати KSeF і з якої дати

Пільга 10 000 зл у 2026 році вузька

• Сума брутто (з ПДВ) і рахується за датою виставлення: рахунок за квітневу роботу, виставлений 7 травня, рахується в травні.
• Рахуються лише рахунки, які мають проходити через KSeF. Рахунки приватним особам, рахунки з касового апарата і чеки з NIP не рахуються. Рахунки іноземним бізнес-клієнтам виставляються в KSeF, тож вони рахуються.
• Пільга втрачається з рахунку, яким місяць перевищує 10 000 зл, і не повертається: ви залишаєтеся в KSeF назавжди, навіть якщо наступні місяці менші.

Приклад: у листопаді 2026 р. ви виставляєте польському клієнту рахунок на 7 380 зл брутто (6 000 зл плюс 23% ПДВ) 3-го числа, а потім на 3 690 зл брутто 20-го. Місяць сягає 11 070 зл. Перший рахунок міг бути PDF; другий мусить бути виставлений у KSeF, як і кожен рахунок після нього.

Для отримання пільги немає: рахунки, які вам виставляють польські постачальники, уже в KSeF.

Чи діє KSeF, якщо ви звільнені від ПДВ, на ryczałt або маєте компанію?

Звільнені від ПДВ: так. Правило Міністерства: кожен платник, активний чи звільнений, який мусить виставити рахунок, виставляє його в KSeF. Звільнений бізнес виставляє рахунки лише на прохання покупця або коли цього вимагає закон (наприклад, за послуги іноземному бізнесу). Коли такий рахунок іде бізнесу, він проходить через KSeF, у ті самі дати і з тією самою пільгою 10 000 зл.

Те, що ви залишаєтеся під лімітом звільнення від ПДВ 240 000 зл, змінює ваш ПДВ, а не обов’язки щодо KSeF.

Ryczałt: так. KSeF — частина правил ПДВ. Форма податку на доходи ролі не грає: ryczałt (податок із виручки), загальна шкала і лінійний податок — однаково.

Продаєте лише приватним особам: за бажанням. Рахунки споживачам у KSeF добровільні — у 2026 р. і потім. Якщо ви все ж виставляєте такий у KSeF, дайте клієнту роздруківку або PDF із QR-кодом.

sp. z o.o. (товариство з обмеженою відповідальністю): так, у ті самі дати. Відрізняється лише вхід (нижче).

Як увійти і як дати доступ бухгалтеру

Платна програма не потрібна. Міністерство пропонує три безкоштовні інструменти:

• Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 (застосунок платника), вебзастосунок на ap.ksef.mf.gov.pl: виставляти, отримувати, шукати і завантажувати рахунки як XML або PDF і керувати дозволами.
• Мобільний застосунок KSeF (Aplikacja Mobilna KSeF).
• e-mikrofirma в e-Urząd Skarbowy (онлайн-податковій), яка також одразу переносить рахунки у ваші записи ПДВ.

Підприємець-фізична особа входить:

• через login.gov.pl, національний шлюз входу (відкритий для KSeF з 14 лютого 2026 р.), із застосунком mObywatel (урядовим застосунком із документами), онлайн-банкінгом, e-ID карткою або Profil Zaufany (безкоштовним державним e-ID);
• кваліфікованим електронним підписом.

Як власник JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza — одноосібна підприємницька діяльність, аналог ФОП) ви автоматично маєте повні права; подавати нічого не треба. Самого лише PESEL (національного ідентифікаційного номера) ніколи не достатньо. Якщо ви іноземець і ще налаштовуєте ці логіни, див. який державний логін що відкриває.

Токен чи сертифікат? Вони потрібні лише для програм або для рахунків, виставлених офлайн.

Увага: постанова про KSeF досі каже, що токени працюють лише до 31 грудня 2026 р. FAQ Міністерства щодо KSeF каже, що токени залишаться без строку, але станом на 24 вересня 2026 р. постанову не змінено. Якщо ваша програма входить за токеном, запитайте її постачальника до кінця року.

Компанія входить із кваліфікованою електронною печаткою з її NIP. Без неї вона подає ZAW-FA, повідомлення до податкової з призначенням однієї особи (не обов’язково члена правління), яка потім може надавати права іншим. Подати можна на папері, через e-Urząd Skarbowy або через e-Doręczenia (офіційну електронну доставку). З 1 січня 2026 р. — не через ePUAP (старіший державний портал).

Ваш бухгалтер: увійдіть, відкрийте керування дозволами, оберіть особу або бухгалтерське бюро (за його NIP) і позначте, що їм можна: виставляти рахунки, переглядати рахунки, керувати дозволами. Якщо ви надаєте права всьому бюро, воно може передати їх своїм працівникам.

Чого KSeF не охоплює

Значна частина паперів фрилансера ніколи не потрапляє в KSeF:

• Іноземні постачальники. Google, Meta, AWS, Adobe, GitHub чи іноземна авіакомпанія надсилають PDF e-mail або через портал. Див. чого KSeF не збере за вас.
• Чеки. До 31 грудня 2026 р. касовий чек із вашим NIP до 450 зл (або 100 EUR) брутто вважається спрощеним рахунком і залишається поза KSeF. З 1 січня 2027 р. він більше не рахунок: бізнес-покупець, якому він потрібен, отримує його в KSeF. Більше — у статті чек чи рахунок.
• Більшість продажів споживачам, які в KSeF добровільні (вище).
• Документи pro forma і замовлення, які не є рахунками, і квитки на одну поїздку, що вважаються спрощеними рахунками.

Ваші власні рахунки іноземним клієнтам — протилежний випадок: вони виставляються в KSeF, а клієнту ви надсилаєте PDF. Див. рахунок іноземному клієнту.

Тож документи місяця й далі надходять із двох місць. Komplet, наш безкоштовний застосунок для Mac, читає PDF, скани і фото, яких KSeF ніколи не бачить, і розкладає кожен у правильний місяць під зрозумілою назвою, готовим для вашого бухгалтера.

Коли починаються штрафи?

За законом станом на 24 вересня 2026 р.:

Вони охоплюють три помилки: невиставлення рахунку в KSeF, коли це було обов’язково, неправильний формат під час збою KSeF і надто пізнє надсилання рахунку, виставленого офлайн. Вони не ведуть до кримінальної податкової справи.

23 вересня 2026 р. з’явився урядовий проєкт (UD477), який переносить ці штрафи на 1 січня 2028 р. Оголошений план — щоб у 2027 р. податкова нагадувала платникам і перевіряла їхні розрахунки замість штрафувати. Це проєкт, а не закон, і він не змінює обов’язку використовувати KSeF з 1 січня 2027 р.

Порада: якщо KSeF не працює або ви офлайн, можна виставити рахунок у режимі offline24 і надіслати його до KSeF до наступного робочого дня. Не передавайте його польському бізнес-покупцю, поки він не в KSeF.

Що робити далі

1. Увійдіть в Aplikacja Podatnika KSeF і перегляньте рахунки, виставлені на ваш NIP.
2. Давайте свій NIP кожному польському постачальнику, зокрема магазинам, щоразу, коли купуєте для бізнесу.
3. Оберіть, як виставлятимете рахунки: безкоштовний застосунок, e-mikrofirma або програма для рахунків, підключена токеном.
4. Якщо ви ще виставляєте PDF у межах пільги 10 000 зл, перейдіть на KSeF до 1 січня 2027 р. Потренуватися можна в тестовому і демо-середовищах Міністерства.
5. Надайте бухгалтеру дозволи в KSeF і домовтеся, хто перевіряє нові рахунки, бо KSeF вам про них не скаже.
6. Продовжуйте збирати те, чого KSeF не охоплює: іноземні рахунки і чеки.