Рахунок іноземному клієнту з Польщі: зворотне оподаткування, "np" і валюти для JDG

Коли ви продаєте послугу бізнесу за кордоном, польський ПДВ зазвичай не нараховується: послуга оподатковується в країні клієнта. Змінюються лише папери. Бізнес-клієнт з ЄС означає формулювання про зворотне оподаткування, реєстрацію у VAT-UE і щомісячну зведену інформацію; клієнт поза ЄС — рахунок із позначкою «не оподатковується в Польщі».

У будь-якому разі рахунок проходить через KSeF, польську національну систему електронних рахунків, і його можна виставити в євро чи доларах. Цей посібник про послуги, продані бізнесам (B2B), — саме це продає більшість фрилансерів: програмування, дизайн, маркетинг, переклади, консалтинг. Для товарів і продажів приватним особам діють інші правила.

Чому в рахунку немає польського ПДВ

Для послуги, проданої бізнесу, місце постачання (де продаж оподатковується) — там, де знаходиться клієнт (Закон про ПДВ ст. 28b). Німецька компанія, яка купує вашу роботу з програмування, оподатковується в Німеччині, американська — у США. Польща продаж не оподатковує, тож польського ПДВ ви не нараховуєте.

Кілька послуг мають власні правила місця постачання, наприклад послуги, пов’язані з нерухомістю, пасажирські перевезення, вхід на заходи, ресторани і короткострокова оренда авто. Якщо ваша робота з цього списку, запитайте бухгалтера перед виставленням рахунку.

Два поняття, які варто розрізняти:

• Зворотне оподаткування (odwrotne obciążenie): клієнт сплачує ПДВ у своїй країні. Це випадок B2B в ЄС.
• “np” (nie podlega — не підлягає польському ПДВ): позначка, яку використовують багато програм для рахунків і KSeF для продажів, оподатковуваних поза Польщею.

Жодне з них не «0%». Ставка 0% — для експорту товарів, внутрішньоєвропейських постачань товарів і міжнародних перевезень.

Клієнт в ЄС: зворотне оподаткування і VAT-UE

Коли ваш клієнт — зареєстрований платник ПДВ в іншій країні ЄС, вам потрібні три речі.

1. Реєстрація у VAT-UE до першої такої послуги. Це окремий статус ПДВ ЄС, який додає PL перед вашим NIP (польським податковим номером). Він обов’язковий, навіть якщо ви звільнені від ПДВ (Закон про ПДВ ст. 97 ust. 3 pkt 2). Ви реєструєтеся формою VAT-R (формою реєстрації ПДВ), частина C.3, і це коштує 0 зл. Це не робить вас активним платником ПДВ і не припиняє звільнення. Якщо ви також купуєте рекламу чи ПЗ за кордоном, реєстрація покриває і це; див. VAT-UE для Google, Adobe і AWS.

2. Правильний рахунок. Окрім звичайних даних, у ньому має бути:

• слова “odwrotne obciążenie” (зворотне оподаткування), яких вимагає ст. 106e ust. 1 pkt 18;
• ваш NIP із префіксом PL;
• номер ПДВ ЄС клієнта з кодом країни (наприклад, DE);
• лише сума нетто: ставку і суму ПДВ можна не вказувати (ст. 106e ust. 5).

3. Зведена інформація VAT-UE (informacja podsumowująca, форма VAT-UE). Ви подаєте її електронно за кожен місяць, у якому надавали такі послуги, до 25-го числа наступного місяця (ст. 100). Платити нічого не треба; вона перелічує номери ПДВ ваших клієнтів з ЄС і суми. Послуги, звільнені або за ставкою 0% у країні клієнта, до неї не включають, тож запитайте бухгалтера, якщо ваша може бути такою.

Порада: перевірте номер ПДВ клієнта у VIES, безкоштовній перевірці номерів ПДВ ЄС, і збережіть результат разом із рахунком. Якщо номер не проходить перевірку, запитайте клієнта до виставлення рахунку.

Клієнт поза ЄС: рахунок “np”

Для бізнес-клієнта у Великій Британії, США, Швейцарії, Україні чи будь-де поза ЄС послуга теж оподатковується поза Польщею. Реєстрації у VAT-UE і зведеної інформації VAT-UE для неї немає.

У рахунку можна не вказувати податковий номер клієнта, ставку і суму ПДВ (ст. 106e ust. 5 pkt 2). У форматі рахунків KSeF, FA(3), поле ставки для таких продажів — “np I”: «не підлягає оподаткуванню, постачання поза Польщею». Для B2B-послуг в ЄС натомість використовують “np II” разом із позначкою зворотного оподаткування.

Формулювання в рахунку поза ЄС менш усталене. Багато бізнесів пишуть “not subject to Polish VAT” або “np”. Якщо країна клієнта змушує його самого сплачувати свій ПДВ за вашу послугу, формулювання про зворотне оподаткування зі ст. 106e ust. 1 pkt 18 теж може застосовуватися. Якщо хочете певності, запитайте бухгалтера або KIS (Krajowa Informacja Skarbowa — гаряча лінія податкової).

Клієнти з ЄС і поза ЄС поруч

Якщо ви звільнені від ПДВ

Те, що ви під лімітом 240 000 зл, змінює менше, ніж здається.

• Рахунок треба виставити. Звільнений бізнес зазвичай виставляє рахунки лише на прохання, але продаж, оподатковуваний в іншій країні ЄС (де ПДВ сплачує клієнт) або поза ЄС, завжди потребує рахунку (ст. 106a pkt 2, ст. 106b ust. 1 pkt 1).
• Не позначайте його “zw” (звільнено). Це не звільнений продаж, а продаж поза Польщею.
• Зведену VAT-UE ви все одно подаєте для клієнтів з ЄС. JPK_V7 за ці продажі не подаєте, бо звільнені бізнеси не подають декларацій ПДВ (ст. 99 ust. 7).
• Ліміт: він рахує продажі на території Польщі (ст. 2 pkt 22). Тож B2B-послуги, оподатковані за кордоном, загалом не входять до 240 000 зл. Таке тлумачення походить із польських податкових посібників, а не від міністерства, тож якщо ви близько до ліміту, уточніть у бухгалтера. Більше — у статті ліміт звільнення від ПДВ.

Активний платник ПДВ звітує ці самі продажі в декларації ПДВ JPK_V7M (або JPK_V7K, якщо звітує щокварталу): поле K_11 для всіх послуг, наданих поза Польщею, і K_12 для послуг зі зворотним оподаткуванням в ЄС, які теж рахуються в K_11.

Чи проходить це через KSeF?

Так. Рахунки іноземним бізнесам — це B2B-рахунки, тож їх виставляють у KSeF, як і будь-які інші. Ваш клієнт не може увійти в KSeF, тож ви надсилаєте йому PDF-версію з QR-кодом e-mail. FAQ Міністерства щодо KSeF каже, що PDF може бути англійською або двомовним, якщо відповідає XML-файлу. Якщо KSeF для вас новий, почніть зі статті що таке KSeF.

Штрафи за обхід KSeF ухвалено з 1 січня 2027 р. Проєкт Міністерства фінансів, опублікований 23 вересня 2026 р., переносить їх на 1 січня 2028 р., але це ще не закон. Сам обов’язок не переноситься.

Для іноземців: один рахунок у євро великому клієнту сам може перевищити 10 000 зл брутто. З цього рахунку ви в KSeF до кінця 2026 р. і далі.

Валюти: євро в рахунку, злоті в книгах

Рахунок можна виставити в EUR, USD чи будь-якій іншій валюті; у KSeF є для цього поле. Якби в рахунку був ПДВ, суму ПДВ треба було б указати в злотих (ст. 106e ust. 11), але в рахунках зі зворотним оподаткуванням і “np” ПДВ немає, тож у самому рахунку перераховувати нічого.

Ваші записи все одно ведуться в злотих, і є два перерахунки:

• ПДВ (зведена VAT-UE, JPK_V7M): середній курс NBP (Narodowy Bank Polski — центральний банк) останнього робочого дня перед моментом виникнення податкового зобов’язання або, за бажанням, курс Європейського центрального банку (ст. 31a). Якщо ви виставляєте рахунок до завершення роботи, беріть останній робочий день перед датою рахунку. Для послуги податкове зобов’язання виникає, коли її виконано; для щомісячного абонементу — наприкінці кожного розрахункового періоду (ст. 19a).
• Податок на доходи: середній курс NBP останнього робочого дня перед датою доходу (Закон про PIT ст. 11a): день виконання послуги, але не пізніше дати рахунку чи оплати (ст. 14 ust. 1c).

Приклад: ви завершуєте проєкт у п’ятницю, 25 вересня 2026 р., і того ж дня виставляєте рахунок на 2 000 EUR. Останній робочий день перед цим — четвер, 24 вересня, коли курс NBP становив 4,3900 зл за євро. Продаж потрапляє у ваші записи як 8 780,00 зл.

Коли клієнт платить пізніше, курс того дня буде іншим, що створює курсові різниці для податку на доходи. Про них і про те, чи потрібен вам рахунок у євро, — у статті курси валют у рахунках. Komplet, наш безкоштовний застосунок для Mac, розкладає кожен рахунок у його місяць і показує іноземну суму як ≈ PLN за курсом NBP, тож вартість у злотих видно одразу.

Строки на найближчі місяці

Коли 25-те припадає на вихідний чи свято, строк переноситься на наступний робочий день.

Сам рахунок треба виставити до 15-го числа місяця після надання послуги, і його можна виставити до 60 днів раніше (ст. 106i). Для роботи, завершеної у вересні 2026 р., це четвер, 15 жовтня 2026 р.

Що робити далі

1. Перевірте, чи ваш клієнт — бізнес і чи він в ЄС, чи поза ним.
2. Клієнт з ЄС: подайте VAT-R із частиною C.3 для VAT-UE до першої такої послуги і перевірте номер клієнта у VIES.
3. Налаштуйте шаблон рахунку: формулювання про зворотне оподаткування або “np”, ваш NIP з PL, номер ПДВ клієнта, валюта.
4. Виставте рахунок у KSeF (або як PDF, поки до 31 грудня 2026 р. ви залишаєтеся під 10 000 зл на місяць) і надішліть клієнту e-mail PDF із QR-кодом.
5. Подавайте зведену VAT-UE до 25-го за кожен місяць, у якому були клієнти з ЄС.
6. Передайте бухгалтеру кожен рахунок із валютою і датою, щоб можна було зробити перерахунок у злоті. Повний щомісячний список — у статті що надсилати бухгалтеру.