Рахунки Google Ads, Adobe чи AWS: чи потрібна реєстрація VAT-UE, якщо ви звільнені від VAT?

Здебільшого так. Якщо у вас польський бізнес і ви платите іноземній компанії за рекламу чи програми, наприклад Google Ads або Adobe, така покупка — це імпорт послуг (import usług), і VAT з неї винні ви, а не продавець. Це стосується й тих, хто звільнений від VAT: ви реєструєтеся як платник VAT-UE до першої покупки і декларуєте VAT за кожен місяць, коли щось купуєте. Виняток — AWS: він виставляє польським клієнтам рахунки з польським VAT.

Чому рахунок від Google чи Adobe — це «імпорт послуг»?

Коли один бізнес продає послугу іншому, її зазвичай оподатковують там, де знаходиться покупець (закон про VAT, art. 28b). Ви в Польщі, отже місце надання послуги — Польща. Якщо продавець не має в Польщі ні осідку, ні постійного представництва, закон робить вас, покупця, особою, яка винна польський VAT (art. 17 ust. 1 pkt 4). Це часто називають зворотним нарахуванням (reverse charge).

Тому на таких рахунках немає VAT, часто з приміткою на кшталт «reverse charge». VAT нікуди не зник. Він просто перейшов до вас.

Типові приклади:

• реклама: Google Ads, реклама Meta (Facebook та Instagram)
• підписки на програми: Adobe, Figma, GitHub
• комісії платформ, наприклад Upwork

Продавець може бути в іншій країні ЄС або поза ЄС — правило те саме. Важливо, щоб продавцем на рахунку була іноземна компанія, чиє польське представництво (якщо воно є) не бере участі в продажу, і щоб ви купували як бізнес.

Увага: з AWS інакше. Amazon Web Services EMEA SARL виставляє рахунки акаунтам у Польщі через свою польську філію, яка нараховує польський VAT, як місцевий продавець. Такий рахунок — звичайна польська покупка: без зворотного нарахування і без додаткових декларацій. Завжди дивіться на продавця і рядок VAT у рахунку, а не на бренд.

Чи мусить фрилансер без VAT реєструватися як VAT-UE?

Так. VAT-UE — окрема реєстрація для бізнесів, які купують або продають послуги через кордон. Бізнес, що не є активним платником VAT, усе одно має бути зареєстрований як платник VAT-UE (podatnik VAT UE) до того, як купить послуги, що вважаються імпортом послуг (закон про VAT, art. 97 ust. 3). «До» означає до першої покупки, а не після того, як прийде перший рахунок.

Реєстрація проста:

Ставати активним платником VAT не потрібно. VAT-UE не скасовує вашого звільнення: ліміт 240 000 зл на 2026 рік залишається, і польським клієнтам ви, як і раніше, VAT не нараховуєте. Як працює цей ліміт, читайте в статті ліміт звільнення від VAT.

Для іноземців: громадянство не має значення, важливо лише, що бізнес польський. JDG (польська одноосібна підприємницька діяльність, близька до ФОП) бельгійця, українця чи американця підпадає під те саме правило.

Навіщо NIP префікс PL

Після реєстрації, купуючи такі послуги, ви вказуєте свій NIP (польський податковий номер) з префіксом PL, наприклад PL1234567890 (art. 97 ust. 10). Введіть його в налаштуваннях оплати кожного акаунта, у полі «VAT ID» або «tax number».

Постачальник перевіряє номер у VIES — реєстрі номерів VAT ЄС. З дійсним номером він виставляє рахунок без VAT, а VAT ви розраховуєте самі. Без номера деякі платформи вважають вас приватним споживачем і самі додають VAT до рахунку. Це не змінює того, хто за законом винен VAT: покупець-бізнес і далі є платником. Платформи поводяться по-різному, тож якщо на рахунку вже є VAT, запитайте бухгалтера, як із ним бути.

Порада: щойно податкова підтвердить реєстрацію VAT-UE, того ж дня додайте номер з PL в усі акаунти постачальників, щоб наступний рахунок вийшов правильним.

Що подавати щомісяця?

Залежить від вашого статусу VAT.

VAT-9M — коротка декларація VAT для бізнесів, які винні VAT, не будучи активними платниками VAT (закон про VAT, art. 99 ust. 9). Чинна версія — VAT-9M(11), її можна заповнити онлайн на сторінці форм Міністерства фінансів. VAT сплачуєте на свій особистий податковий мікрорахунок до того самого дня. Якщо 25-те число припадає на суботу, неділю чи державне свято, строк переноситься на наступний робочий день (Податковий кодекс, art. 12 § 5).

До якого місяця належить покупка

VAT виникає в момент надання послуги (art. 19a). Для підписки чи реклами, що оплачується за періоди, це кінець кожного розрахункового періоду (art. 19a ust. 3). Якщо ви платите до надання послуги, наприклад поповнюєте рахунок наперед, податковим моментом може бути день оплати (art. 19a ust. 8). Якщо розрахунковий період не збігається з календарним місяцем, уточніть у бухгалтера.

Який курс використовувати

Більшість таких рахунків — у євро чи доларах. Суму нетто ви перераховуєте в злоті за середнім курсом NBP (Національного банку Польщі) з останнього робочого дня перед податковим моментом або, за бажанням, за курсом Європейського центрального банку (ЄЦБ) (art. 31a). Більше — у статті курси валют у рахунках.

Приклад: JDG, звільнена від VAT, платить Adobe за розрахунковий період з 1 по 30 вересня 2026 р.: 100 EUR нетто. Податковий момент — 30 вересня, отже потрібен курс NBP від 29 вересня. За умовним курсом 4,3900 зл за євро (курс NBP на 24 вересня 2026 р.) сума нетто становить 439,00 зл, а VAT 23% — 100,97 зл. У декларації обидві суми округлюють до цілих злотих (Податковий кодекс, art. 63): 439 зл і 101 зл, задекларовані у VAT-9M і сплачені до 26 жовтня 2026 р.

Чи є сплачений VAT витратою?

Може бути — залежно від того, як ви сплачуєте податок на доходи. Якщо ви звільнені від VAT і платите податок за шкалою або лінійний 19%, VAT, сплачений за імпорт послуг, є витратою, що зменшує податок, бо відрахувати його як VAT ви не можете (закон про PIT, art. 23 ust. 1 pkt 43). На ryczałt (податок від виручки за фіксованою ставкою) витрати не відраховуються, тож 23% — це просто додаткова витрата.

Це одна з причин, чому деякі фрилансери з великою кількістю закордонних підписок стають активними платниками VAT: для них той самий VAT зазвичай нейтральний. Ціна — тоді ви нараховуєте VAT польським клієнтам і щомісяця подаєте JPK_V7M.

Що робити, якщо ви платили місяцями без реєстрації?

Таке часто трапляється в перші місяці нового бізнесу, і це можна виправити. Зробити це самому, до того як запитає податкова, набагато краще, ніж чекати.

1. Зареєструйтеся як VAT-UE зараз на формі VAT-R. Реєстрація діє з дня подання, а не заднім числом.
2. Додайте номер з PL в усі акаунти іноземних постачальників.
3. Подайте VAT-9M за кожен минулий місяць із покупкою, перерахувавши VAT за курсом для кожного податкового моменту.
4. Сплатіть VAT з пенею (odsetki za zwłokę). Пеня нараховується з дня після кожного первісного строку (Податковий кодекс, art. 53); розраховуєте її самі.
5. Подумайте про czynny żal (добровільне повідомлення про порушення). Запізнення з декларацією чи відсутність реєстрації можуть вважатися фіскальним правопорушенням. Вас не покарають, якщо ви повідомите податкову до того, як вона матиме задокументовані докази або почне перевірку, і сплатите борг у встановлений нею строк (Фіскальний кримінальний кодекс, art. 16). Надіслати його можна через e-Urząd Skarbowy.

Якщо місяців багато або суми великі, доручіть розрахунки і лист бухгалтерові.

Зберігайте кожен іноземний рахунок, навіть ті, з якими ви нічого не робили. Вони приходять електронною поштою або лежать на сторінці оплати кожного постачальника, а не в KSeF (національна система електронних рахунків), тому їх так легко пропустити. Komplet, наш безкоштовний застосунок для Mac, читає ці PDF, розкладає кожен у потрібний місяць і показує приблизну суму в злотих поруч із сумою в євро чи доларах.

Увага: призупинення бізнесу цього не зупиняє. Закордонна підписка, яка й далі списує гроші, поки ваша JDG призупинена, усе одно є імпортом послуг і її треба декларувати.

Коли можна вийти з VAT-UE

Якщо ви перестали купувати послуги з-за кордону і не продаєте послуг бізнесам в ЄС, оновіть VAT-R протягом 15 днів, щоб вийти з VAT-UE (art. 97 ust. 13). Якщо ж ви продаєте послуги бізнесам в інших країнах ЄС, VAT-UE потрібен і для цього, а ще ви подаєте зведену декларацію VAT-UE; див. рахунок для іноземного клієнта.

Що робити далі

1. Випишіть усіх іноземних постачальників, яким платите: реклама, програми, хмара, платформи. Позначте, на яких рахунках немає VAT і хто продавець.
2. Якщо ви звільнені від VAT і ще не зареєстровані як VAT-UE, подайте VAT-R з позначеною частиною C.3 до наступної покупки.
3. Додайте PL + свій NIP у кожен акаунт постачальника.
4. За кожен місяць із покупкою подавайте VAT-9M і платіть до 25-го числа наступного місяця.
5. Якщо попередні місяці пропущено, подайте їх зараз, сплатіть із пенею і подумайте про czynny żal.
6. Збирайте рахунки щомісяця і передавайте їх разом з рештою документів; у нашому посібнику що надсилати бухгалтерові є чекліст.