KSeF не збере ваші рахунки від Google, Adobe і AWS. Що все одно лягає на вас

KSeF, польська національна система електронних рахунків, збирає рахунки, які польські бізнеси виставляють на ваш NIP (податковий номер). Компанії за кордоном не зобов’язані нею користуватися, тож ваші рахунки від Google Ads, Meta, Adobe, AWS, Apple, Stripe і Upwork зазвичай там ніколи не з’являються. Ці рахунки, а також чеки, квитки і деякі PDF від дрібних польських продавців вам усе одно треба завантажити, визначити їхню вартість у злотих і щомісяця передати бухгалтеру.

Які рахунки ніколи не потрапляють у ваш KSeF?

Міністерство фінансів прямо каже про це у своєму FAQ щодо KSeF: KSeF не використовують для звітування про покупки в іноземних постачальників. Іноземний бізнес без місцезнаходження чи постійного представництва в Польщі (або чиє польське представництво не бере участі в продажу) не зобов’язаний виставляти там рахунки, навіть якщо зареєстрований як платник польського ПДВ. Про саму систему — у статті що таке KSeF.

Ось що залишається поза KSeF у 2026 р.:

Є ще одна прогалина — з вашого боку. З 1 лютого 2026 р. бізнес-покупець мусить давати продавцю свій NIP, коли рахунок виставляється на нього (Закон про ПДВ ст. 106ba). Польський рахунок, виставлений без вашого NIP, потрапляє туди, де ви його не бачите.

Увага: KSeF не надсилає сповіщень і показує лише те, що в ньому є. Порожній місяць у KSeF не означає порожнього місяця для вашого бухгалтера.

Amazon, Allegro та інші маркетплейси: перевірте продавця

Те саме правило діє для Amazon і Allegro, найбільшого онлайн-маркетплейсу Польщі: важить хто продавець у рахунку, а не сайт, на якому ви купили.

• Якщо продавець — польський бізнес і ви дали свій NIP, рахунок зазвичай виставляється в KSeF (якщо цей продавець у 2026 р. ще не користується пільгою 10 000 зл).
• Якщо продавець — компанія за кордоном без польського представництва, залученого до продажу, рахунок зазвичай прийде як PDF з акаунта маркетплейсу або e-mail, навіть якщо сайт польською.

Тож відкрийте рахунок і прочитайте назву й адресу продавця, перш ніж чекати його в KSeF.

Де завантажувати іноземні рахунки?

Кожен постачальник зберігає рахунки у своєму розділі оплат, і меню часто змінюються. Шукайте Billing, Payments, Documents, Invoices або Transaction history в акаунті, з якого ви платите.

Три звички запобігають більшості проблем:

1. Один раз заповніть платіжні дані: назву бізнесу, адресу і, якщо ви зареєстровані у VAT-UE (реєстрація ПДВ для торгівлі з іншими країнами ЄС), свій NIP із префіксом PL. Тоді кожен рахунок виставляється на ваш бізнес, а не на вас як приватну особу.
2. Надсилайте листи про оплати на одну адресу, яку ви справді читаєте, а не на стару особисту скриньку.
3. Завантажуйте в один і той самий день щомісяця, наприклад 1-го, за місяць, що щойно закінчився.

Чи потрібна іноземним рахункам вартість у злотих і хто її перераховує?

Так. Ваші книги ведуться в злотих. Для податку на доходи витрату в іноземній валюті перераховують за середнім курсом NBP (Національного банку Польщі) останнього робочого дня перед днем витрати (Закон про PIT ст. 11a). Якщо ви ведете KPiR (податкову книгу доходів і витрат), перерахунок треба записати на документі або в додатку до нього (постанова про KPiR § 6 ust. 4).

Приклад: рахунок Adobe на 100 EUR із датою витрати в п’ятницю, 25 вересня 2026 р. Останній робочий день перед нею — четвер, 24 вересня, коли курс NBP становив 4,3900 зл за євро. Витрата в книгах — 439,00 зл.

Хто рахує, залежить від того, хто веде ваші книги:

• Їх веде бухгалтер: перерахунок — його робота. Ваша — передати рахунок із читабельними датою, валютою і сумою.
• Ви ведете їх самі: ви знаходите курс і записуєте його.

ПДВ на ці покупки має власну дату (момент виникнення податкового зобов’язання, коли ПДВ стає до сплати) і може використовувати курс NBP або ЄЦБ (Європейського центрального банку) (Закон про ПДВ ст. 31a), тож дві суми в злотих можуть різнитися. Обидва пояснено у статті курси валют у рахунках.

ПДВ на іноземні послуги — теж ваша справа

У більшості цих рахунків ПДВ немає. Це не означає, що його немає зовсім: коли польський бізнес купує більшість видів послуг у компанії за кордоном (реклама, ПЗ, хмара, комісії платформ), польський ПДВ винен покупець. Це називається імпортом послуг.

• Бізнес, звільнений від ПДВ, мусить зареєструватися у VAT-UE до першої такої покупки. За кожен місяць із нею він подає VAT-9M і сплачує ПДВ (зазвичай 23%) до 25-го числа наступного місяця.
• Активний платник ПДВ звітує покупку в JPK_V7M, щомісячному файлі ПДВ, де вона зазвичай взаємно погашається.

Повна картина — у статті VAT-UE для Google, Adobe і AWS. Зв’язок із цією статтею: іноземний рахунок, який ви не завантажили, — це й ПДВ, який ви не задекларували.

А що з чеком із вашим NIP тепер, коли є KSeF?

У 2026 р. він ще працює, а 1 січня 2027 р. це змінюється.

Тож в обидва роки: називайте свій NIP на касі, до того як надрукують чек. Звичайний чек без вашого NIP називає магазин, але не ваш бізнес, і чи досить його самого для підтвердження витрати, не вирішено. Не покладайтеся на нього. Детальніше про чеки — у статті чек чи рахунок?.

Як зробити, щоб бухгалтер отримував їх щомісяця?

Коли ви дасте бухгалтеру доступ до KSeF, він бачитиме польські рахунки, виставлені на ваш NIP. Усе інше залежить від звички:

1. На початку кожного місяця завантажуйте рахунки за минулий місяць з кожного іноземного акаунта зі свого списку.
2. Зберіть чеки, квитки і будь-які PDF від польських продавців.
3. Складіть усе за місяць в одну папку з назвами, що містять дату, постачальника і суму, наприклад 2026-09-12 Adobe 24.60 EUR.pdf.
4. Порівняйте папку з банківськими і картковими виписками: кожен бізнес-платіж має мати свій документ.
5. Надішліть папку до дня, який назвав бухгалтер.

Komplet, наш безкоштовний застосунок для Mac, читає ці PDF і фото, розкладає кожен у правильний місяць ваших власних папок, поєднує його з платежем у банківській виписці, а кнопкою “Prepare for my accountant” створює папку і ZIP місяця з підсумком.

Скільки їх зберігати?

Документи треба зберігати, поки не спливе податкове зобов’язання: 5 років від кінця календарного року, у якому минув строк сплати податку. Податок на доходи за 2026 р. сплачується у 2027 р., тож рахунок 2026 р. зберігають щонайменше до 31 грудня 2032 р. (Податковий кодекс ст. 70 і 86). KSeF зберігає власні рахунки 10 років, але ваших іноземних у ньому немає. Подробиці — у статті скільки зберігати документи.

Що робити далі

1. Складіть список усіх іноземних сервісів, за які ви платите: реклама, ПЗ, хмара, магазини застосунків, платформи.
2. У кожному акаунті вкажіть назву бізнесу, адресу і NIP (PL + NIP, якщо ви зареєстровані у VAT-UE).
3. Оберіть один день на місяць для завантаження рахунків і запишіть його в календар.
4. Називайте свій NIP на касі при кожній бізнес-покупці і зберігайте квитки.
5. Якщо ви купуєте іноземні послуги і не зареєстровані у VAT-UE, прочитайте посібник про VAT-UE за посиланням вище вже зараз.
6. Домовтеся з бухгалтером, як ви передаєте документи, яких немає в KSeF; список — у статті що надсилати бухгалтеру.