Чек чи фактура в Польщі? Paragon z NIP, правило 450 зл і KSeF

У 2026 р. касовий чек, на якому надруковано ваш NIP (податковий номер), вважається фактурою для покупок до 450 зл брутто. Для більших покупок просіть у магазині фактуру і називайте NIP до того, як надрукують чек. З 1 січня 2027 р. цей спрощений шлях зникає: чек із вашим NIP більше не буде фактурою, а магазин, який продає бізнесу, виставлятиме фактуру в KSeF — національній системі електронних фактур.

Коли достатньо чека з вашим NIP

Paragon fiskalny — це чек, який друкує касовий апарат. Paragon z NIP — той самий чек із надрукованим NIP покупця, бо ви назвали номер на касі. До 450 зл брутто (або 100 євро, якщо сума в євро) закон про VAT вважає його faktura uproszczona — спрощеною фактурою.

Тож для покупки для бізнесу чек виконує роль фактури. У ньому вказано продавця, ваш NIP, і бухгалтер може його провести.

NIP має бути на самому чеку, тож назвіть (або покажіть) його до того, як касир завершить продаж. Допомагає нотатка в телефоні. Якщо плутаєте номери, див. NIP, REGON і PESEL простими словами.

Порада: з 1 лютого 2026 р. покупець-бізнес мусить назвати продавцеві свій NIP, коли на нього виставляють фактуру. Саме так фактура потрапляє і до вашого акаунта в KSeF, тож вкажіть NIP і в кожному акаунті в інтернет-магазинах.

Понад 450 зл: просіть фактуру

Понад 450 зл брутто чек із вашим NIP усе ще корисний, але фактурою не є. Попросіть у магазині фактуру. До 31 грудня 2026 р. магазин може виставити її з касового апарата (поза KSeF) або в KSeF.

На практиці:

1. Назвіть свій NIP на касі.
2. Скажіть, що вам потрібна фактура (faktura), і перевірте, чи правильно вказано назву вашого бізнесу та NIP.
3. Покладіть фактуру в папку цього місяця разом із чеком, якщо вам його повернуть. Магазин може залишити паперовий чек у себе разом зі своєю копією фактури або лише записати його номер.

Забули назвати NIP? Магазин не зможе це виправити

На цьому правилі спотикається більшість. Якщо продаж пройшов через касовий апарат, а на чеку немає вашого NIP, продавець не може згодом виставити фактуру на ваш бізнес. Продавцеві, який це зробить, загрожує додатковий податок у розмірі 100% VAT з цієї фактури, тож обачний магазин відмовить. Єдиний виняток у законі — таксі (але не оренда авто з водієм).

Тож схема «чек зараз, фактура потім» працює, лише якщо ваш NIP уже є на чеку. Щойно ви пішли зі звичайним чеком — запізно. Якщо документа немає взагалі, див. що робити з втраченою фактурою.

Чи зараховується чек до витрат?

Це залежить від того, як ви сплачуєте податок на доходи. Якщо ви ще не обрали, див. як обрати форму оподаткування.

Податкова шкала і лінійний податок (liniowy). Витрати записують у KPiR (podatkowa księga przychodów i rozchodów — податкова книга доходів і витрат). Постанова про KPiR приймає фактури й короткий перелік інших документів. Документ, що не є фактурою, має достовірно визначати видавця або сторони, а також показувати дату, що куплено і вартість. Звичайний чек називає магазин, але не ваш бізнес, і він не підписаний, тож його широко вважають недостатнім самим по собі. Ми не знайшли офіційних роз’яснень про те, наскільки суворо податкові це застосовують, тож не покладайтеся на звичайний чек: називайте NIP.

Ryczałt (єдиний податок із доходу) оподатковує дохід, а не прибуток, тож жодна витрата його не зменшує — ні з чеком, ні з фактурою. Документи про покупки однаково зберігайте: закон про ryczałt вимагає зберігати докази придбаних товарів, а якщо ви активний платник VAT, VAT на них усе ще має значення.

Порада: пальне чи мастило, куплене за кордоном, — один із вузьких винятків у правилах KPiR. Іноземний касовий чек приймається, якщо на ньому є дата, продавець, кількість, ціна за одиницю і вартість, а ви на звороті напишете своє ім’я (або назву бізнесу), адресу і що було куплено.

Що зміниться 1 січня 2027 р.

З 1 лютого 2026 р. кожен бізнес мусить отримувати фактури через KSeF. З 1 квітня 2026 р. він також мусить виставляти там фактури іншим бізнесам (найбільші компанії — з 1 лютого). До 31 грудня 2026 р. дещо ще може залишатися поза системою: фактури від дрібних продавців, які виставляють не більше 10 000 зл брутто на місяць, фактури з касового апарата і чеки з NIP.

З 2027 р. чек із вашим NIP лишається просто чеком. Фактура, потрібна для бізнесу, надходить у KSeF, звідки її можете завантажити ви, ваша програма або бухгалтер. Дві звички однакові для обох років: називайте NIP на касі і перевіряйте, чи надійшла фактура. KSeF не надсилає сповіщень. Ширша картина — у статтях що таке KSeF і чого KSeF не збере.

Обережно: фактури споживачам у KSeF залишаються добровільними, а фактура підприємцю-фізособі за приватну покупку вважається саме такою. Якщо покупка для бізнесу, скажіть про це й назвіть NIP.

Термочеки, що вицвітають

Більшість чеків друкують на термопапері, і багато з них стають нечитабельними за кілька місяців. Податкові документи зберігають, доки податок ще можна стягнути: 5 років від кінця року, в якому настав строк сплати податку. Для підприємця-фізособи документи за 2026 р. належать до річної декларації зі строком 30 квітня 2027 р., тож їх зберігають до 31 грудня 2032 р. Закон про VAT також вимагає, щоб отримані фактури весь цей час залишалися читабельними й автентичними.

Простий порядок дій:

1. Сфотографуйте або відскануйте чек того ж дня — рівно й при доброму світлі, щоб NIP, дату і суму було видно.
2. Назвіть файл так, щоб його можна було знайти: 2026-09-14 Orlen 212.40 PLN.jpg.
3. Зберігайте папір у конверті цього місяця, подалі від тепла й сонця.

Закон прямо не каже, що фото може замінити паперовий оригінал. Зберігайте обидва, доки бухгалтер або KIS (Krajowa Informacja Skarbowa — державна податкова довідкова лінія) не скаже інакше. Детальніше — у статті скільки зберігати документи.

Komplet, наш безкоштовний застосунок для Mac, читає сфотографований або відсканований чек прямо на вашому Mac за допомогою OCR на пристрої, знаходить продавця, NIP, дату й суму і кладе файл у потрібний місяць під зрозумілою назвою.

Що робити далі

1. Збережіть свій NIP у телефоні, щоб показати його на будь-якій касі.
2. До 450 зл: назвіть NIP, збережіть чек. Понад 450 зл: назвіть NIP і попросіть фактуру.
3. Фотографуйте кожен чек того ж дня і зберігайте папір у конверті місяця.
4. На ryczałt однаково зберігайте чеки, особливо якщо ви активний платник VAT.
5. До 1 січня 2027 р. переконайтеся, що ви, ваша програма або бухгалтер бачите фактури, надіслані на ваш NIP у KSeF.