Загубили рахунок-фактуру чи чек у Польщі? Як отримати дублікат

Якщо ви загубили рахунок-фактуру від польського постачальника, попросіть у продавця дублікат (duplikat faktury). Закон про ПДВ каже, що продавець виставляє його знову на ваше прохання, і копія має ту саму силу, що й оригінал. Якщо рахунок прийшов через KSeF, польську національну систему електронних рахунків, навіть просити не треба: завантажте його ще раз самі.

Спершу перевірте, чи він справді загублений

Більшість «загублених» рахунків досі десь існують. Перш ніж комусь писати, перегляньте місця, де для вас зберігається копія.

З 1 лютого 2026 р. кожен бізнес мусить уміти отримувати рахунки в KSeF. З 1 квітня 2026 р. майже кожен польський бізнес також мусить виставляти там рахунки, і KSeF зберігає їх 10 років.

Тож рахунок, який польський бізнес виставив на ваш NIP (податковий ідентифікаційний номер) після 1 квітня 2026 р., є в KSeF, якщо продавець не скористався одним із винятків нижче. Його можна будь-коли завантажити як XML або PDF. Як увійти — у статті KSeF простими словами.

Увага: до 31 грудня 2026 р. продавець, чиї рахунки бізнесам за місяць не перевищують 10 000 зл (з ПДВ), ще може надсилати паперові або PDF-рахунки. Рахунки, надруковані з касового апарата, теж залишаються поза KSeF. Ні тих, ні інших у KSeF ви не знайдете.

Як отримати дублікат від польського постачальника

Напишіть продавцю (e-mail підходить і залишає слід) з номером рахунку, датою, сумою і вашим NIP та попросіть виставити рахунок знову. Що буде далі, залежить від виду рахунку. Правила — у статті 106l Закону про ПДВ (ust. у таблиці означає пункт).

Повторно виставлений рахунок має власну дату виставлення і може містити слово “DUPLIKAT”. У нього той самий номер, суми і сторони, що й в оригіналу.

Якщо ви активний платник ПДВ, Закон про ПДВ дозволяє відняти вхідний ПДВ лише з отриманого рахунку. Відняти його можна не раніше розрахункового періоду (місяця чи кварталу), у якому ви його отримали (ст. 86 ust. 10b). Отримайте дублікат до того, як бухгалтер закриє місяць, і нехай він вирішить, до якого місяця той належить.

Для іноземців: рахунків від Google, Meta, AWS, Adobe та інших іноземних постачальників у KSeF немає, і найшвидший шлях — їхня власна сторінка оплат. Увійдіть у свій акаунт у них і завантажте рахунок ще раз або зверніться в підтримку. Чому вони залишаються поза KSeF, пояснено у статті рахунки з-за кордону і KSeF.

Чи може його замінити банківська виписка або ваша власна нотатка?

Зазвичай ні, і правила для підприємця-фізичної особи та компанії різняться.

Підприємець-фізична особа (JDG) на загальній шкалі чи лінійному податку

Ви ведете KPiR (podatkowa księga przychodów i rozchodów — податкова книга доходів і витрат) як власник JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza — одноосібна підприємницька діяльність, аналог ФОП). Постанова про KPiR перелічує, що може підтверджувати запис у ній:

• рахунки-фактури, рахунки (rachunki) і митні документи
• коригувальні ноти
• підтвердження поштових і банківських платежів та комісій
• інші документи, де вказано сторони, дату, що куплено і вартість
• внутрішні документи (dowody wewnętrzne), але лише в перелічених випадках

До цих випадків належать бізнес-частка оренди, електрики, телефону, води, газу й опалення, добові у відрядженнях, судові й нотаріальні збори і квитки за паркування. Загубленого рахунку в списку немає.

Банківська виписка — дійсне підтвердження банківських комісій. Для покупки вона доводить, що ви заплатили і кому. Але зазвичай не каже, що ви купили, а постанова вимагає, щоб кожен такий документ це показував.

Чи прийме податкова виписку разом з іншими доказами, наприклад листом про замовлення, договором чи отриманою річчю? Жодні офіційні роз’яснення, які ми знайшли, цього не вирішують. У податковому провадженні Податковий кодекс дозволяє установі приймати як доказ «усе, що може сприяти з’ясуванню справи» (ст. 180), але це не гарантія. Вважайте виписку запасним варіантом, поки добиваєтеся дубліката, а не заміною.

Ryczałt

На ryczałt (податку з виручки) витрати не зменшують податку. Загублений рахунок на витрату важить передусім для ПДВ, якщо ви платник ПДВ. Документи про покупки все одно слід зберігати.

Sp. z o.o. (товариство з обмеженою відповідальністю)

Закон про бухоблік дозволяє керівнику компанії допустити документ-замінник (dowód zastępczy), складений особою, яка здійснила покупку, коли є обґрунтована причина, чому документ продавця не можна отримати (ст. 20 ust. 4). Його не можна використовувати для покупок, оподатковуваних ПДВ, а це більшість бізнес-покупок у польських постачальників. Для них потрібен дублікат.

Чеки: пальне, обладнання і дрібні покупки

Чеки працюють інакше, і загублений замінити важче. Повні правила — у статті чек чи рахунок?; тут те, що важить, коли чек зник.

З 1 січня 2027 р. чек із вашим NIP перестає бути рахунком: магазин, який продає вашому бізнесу, натомість виставить рахунок KSeF, а його завжди можна завантажити знову.

Порада: для всього, що більше за каву, просіть рахунок на свій NIP на касі, до того як надрукують чек. Рахунок можна виставити повторно; звичайний чек — ні.

Якщо постачальник не допомагає

• Попросіть ще раз письмово і згадайте статтю 106l Закону про ПДВ, яка каже, що продавець повторно виставляє загублений чи знищений рахунок на прохання покупця.
• Пошукайте інші копії: KSeF, лист про замовлення, портал постачальника, файли бухгалтера.
• Якщо бізнес закрився або не відповідає, скажіть бухгалтеру до закриття місяця. Не віднімайте ПДВ без рахунку.
• Ніколи не робіть власної «копії», схожої на рахунок продавця. Виставити його може лише продавець.
• Коли не впевнені, як обліковувати витрату, запитайте на гарячій лінії KIS податкової (Krajowa Informacja Skarbowa): 801 055 055 зі стаціонарного, 22 330 03 30 з мобільного або +48 22 330 03 30 з-за кордону, з понеділка по п’ятницю, з 8:00 до 18:00.

Коли ваш клієнт загубив ваш рахунок

Та сама стаття працює і навпаки. Якщо польський клієнт просить копію паперового чи PDF-рахунку, який ви виставили, ви виставляєте його знову з новою датою виставлення і можете позначити “DUPLIKAT”. Якщо ви виставили його в KSeF, клієнт завантажує його з KSeF. Іноземний клієнт чи приватна особа не можуть увійти в KSeF, тож ви надсилаєте рахунок знову з QR-кодом.

Як не допустити цього знову

1. Розкладайте кожен документ у день надходження в одну папку на місяць під назвою, яку потім зможете прочитати. У статті як упорядкувати рахунки і чеки є система, що забирає близько десяти хвилин на тиждень.
2. Щомісяця завантажуйте рахунки з KSeF, щоб папка місяця була повною і в одному місці для вас і вашого бухгалтера.
3. Наприкінці місяця зіставляйте кожен бізнес-платіж у банківській виписці з документом. Платіж без документа — це загублений рахунок, який ще можна повернути, поки продавець вас пам’ятає. Komplet, наш безкоштовний застосунок для Mac, читає PDF-виписки будь-якого банку, поєднує кожен платіж із його рахунком і показує, чого бракує.
4. Називайте свій NIP на касі щоразу.
5. Зберігайте все достатньо довго. Документи за 2026 р. зберігаються до 31 грудня 2032 р., як пояснено у статті скільки зберігати документи.