NIP, REGON, PESEL і KRS: який польський номер для чого? Пояснення для ФОП у Польщі

PESEL — це ваш особистий номер, NIP — податковий номер, яким ви користуєтеся, коли ведете бізнес, REGON — номер вашого бізнесу в статистичному реєстрі, а KRS — номер у судовому реєстрі, який мають лише компанії. Підприємець з JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza — одноосібна підприємницька діяльність, аналог ФОП) зазвичай має три з них: PESEL, NIP і REGON. Товариство з обмеженою відповідальністю (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, або sp. z o.o.) має NIP, REGON і KRS, а кожна людина, яка ним керує, може мати власний PESEL.

Чотири номери коротко

Корисні деталі для заповнення форм:

• NIP нічого не означає. Закон вимагає, щоб він нічого не розкривав про власника, тож регіон чи дату з нього не прочитати.
• REGON для самого бізнесу має дев’ять цифр: вісім послідовних і контрольну. Місцевий підрозділ бізнесу, як-от філія, отримує 14-значний REGON, що починається з основних дев’яти.
• PESEL призначений для людей, а не для бізнесу. Іноземці отримують його, коли реєструють адресу (meldunek), або за заявою в будь-якій гміні. Це безкоштовно.
• KRS надається лише організаціям у судовому реєстрі: компаніям на кшталт sp. z o.o., а також асоціаціям і фондам, але ніколи підприємцям з JDG.

Коли ви отримуєте кожен номер

Спершу PESEL, бо він стосується вас, а не вашого бізнесу. Іноземець, який реєструє адресу в Польщі, отримує його автоматично. Без адреси можна подати заяву в гміні й указати правову підставу, чому він вам потрібен. З 1 січня 2026 р. громадяни країн поза ЄС, ЄЕЗ (Норвегія, Ісландія, Ліхтенштейн) і Швейцарією мають подавати заяву особисто. Громадяни Великої Британії, на яких поширюється Угода про вихід (Brexit), мають такий самий статус, як громадяни ЄС.

Підприємець з JDG отримує NIP і REGON через CEIDG — безкоштовний публічний реєстр підприємців. Одна заява реєструє вас у податковій, у GUS і в ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych — польський соцстрах). Якщо у вас ще немає NIP чи REGON, заява запитує їх за вас. Вони з’являються у вашому записі в CEIDG, який стає публічним до наступного робочого дня. Докладніше — у статті що таке CEIDG.

Компанія спершу отримує номер KRS, коли суд вносить її до реєстру. Потім суд передає дані далі, і NIP та REGON додаються до KRS автоматично й безкоштовно. За даними biznes.gov.pl, зазвичай це займає кілька днів. Паперового листа не буде: номери з’являються в реєстрі. Компанія, заснована через S24 — державну онлайн-систему для створення компаній, — також бачить там повідомлення.

Увага: нова sp. z o.o. все одно має подати форму NIP-8 до своєї податкової протягом 21 дня після внесення до KRS. Форма додає те, чого суд не знає, як-от банківські рахунки і хто веде бухгалтерію. Якщо компанія сплачуватиме внески до ZUS, наприклад за працівників, biznes.gov.pl указує коротший строк: 7 днів від дня виникнення цього обов’язку. Якщо останній день припадає на суботу, неділю чи державне свято, строк переноситься на наступний робочий день.

Який номер де потрібен

Що це означає на практиці:

• Рахунки. REGON не входить до переліку того, що має бути на рахунку, тож його можна не вказувати. З 1 лютого 2026 р. покупець-бізнес має надати свій NIP під час виставлення рахунку. Саме за цим NIP рахунок потрапляє в обліковий запис покупця в KSeF — національній системі електронних рахунків.
• Чеки. До 31 грудня 2026 р. касовий чек із вашим NIP вважається спрощеним рахунком на суму до 450 зл брутто. Якщо на чеку немає NIP, магазин не може згодом виставити вам рахунок для бізнесу, тож назвіть свій NIP до того, як чек надрукують.
• Клієнти й постачальники з ЄС. Після реєстрації VAT-UE (реєстрація VAT для торгівлі з іншими країнами ЄС) ви вказуєте свій NIP з префіксом PL. Іноземні постачальники, як-от Google чи Adobe, тоді виставляють вам рахунки без VAT. Див. VAT-UE для Google, Adobe і AWS.

Komplet, наш безкоштовний застосунок для Mac, читає NIP продавця з кожного доданого рахунку і за ним групує ваші документи за постачальниками.

NIP чи PESEL: що є вашим податковим номером?

Правило встановлює закон про NIP.

PESEL є вашим податковим ідентифікатором, якщо ви приватна особа, яка не веде зареєстрованого бізнесу і не зареєстрована як платник VAT. Це стосується найманих працівників, пенсіонерів і орендодавців із PESEL. З 13 липня 2025 р. це також стосується людей, які ведуть незареєстровану діяльність (działalność nierejestrowana), якщо вони не зареєстровані як платники VAT і не користуються касовим апаратом. Див. незареєстрована діяльність.

NIP є вашим податковим ідентифікатором, щойно ви реєструєте бізнес або реєструєтеся як платник VAT. Компанії завжди використовують NIP.

Два правила дивують людей:

1. Один NIP на все життя. Вас ідентифікують один раз, скільки б бізнесів ви не відкривали, а в другому NIP відмовлять. Закрийте JDG і відкрийте нову через роки — NIP залишиться той самий.
2. Немає «приватного NIP», якщо у вас є PESEL. Якщо ваш PESEL є податковим ідентифікатором, податкова відмовляє у видачі NIP. Ви отримаєте його лише тоді, коли зареєструєте бізнес або VAT.

Чи може іноземець отримати NIP без PESEL?

Це залежить від того, навіщо він вам потрібен, і від дати.

NIP-7 — ідентифікаційна форма для приватних осіб. Закон вимагає подати її не пізніше строку подання першої податкової декларації або першої сплати податку. Податкова підтверджує NIP протягом 3 днів після отримання повної форми.

Для більшості людей простіше отримати PESEL. Він також потрібен для довіреного профілю (profil zaufany — безкоштовний державний вхід) і більшості онлайн-послуг. Див. державні способи входу.

Для іноземців: на практиці громадянину країни поза ЄС для відкриття JDG з 1 листопада 2026 р. знадобиться PESEL, бо альтернативний ідентифікатор видає схема eID країни ЄС. Поки не підтверджено, що гміни визнають це правило правовою підставою для видачі PESEL. Якщо вам відмовлять, запитайте в установі, який документ їй потрібен. Увесь шлях описано в статті як іноземцю відкрити JDG.

Як знайти номери компанії

Усі ці реєстри публічні й безкоштовні:

• CEIDG, через пошук на biznes.gov.pl: підприємці з NIP, REGON, адресою і кодами діяльності.
• KRS, на wyszukiwarka-krs.ms.gov.pl: компанії. Ви можете самі завантажити актуальний або повний витяг (odpis), і він має таку саму юридичну силу, як виданий інформаційним відділом суду.
• Пошук REGON від GUS, на wyszukiwarkaregon.stat.gov.pl: кожен бізнес, як у CEIDG, так і в KRS.
• «Білий список» платників VAT (biała lista) на podatki.gov.pl, а з 27 листопада 2025 р. також через CEIDG на biznes.gov.pl. Шукати можна за NIP, REGON, номером банківського рахунку або назвою. Він показує, чи бізнес є активним платником VAT і які рахунки для бізнесу він повідомив. Ви вибираєте день, на який діє результат, і можете роздрукувати підтвердження.

Перевірка банківського рахунку в «білому списку»

Для угоди між бізнесами на суму понад 15 000 зл ви маєте платити банківським переказом. Якщо продавець — активний платник VAT, перевірте, що його рахунок є в «білому списку» в день, коли ви доручаєте переказ.

Якщо рахунку в списку немає:

• ви несете солідарну відповідальність за VAT продавця з цього платежу, і
• у 2026 році цей платіж також не може бути податковою витратою,

якщо тільки ви не подасте форму ZAW-NR до податкової продавця протягом 7 днів. ZAW-NR — це повідомлення про те, що ви заплатили на рахунок, якого немає в списку.

Законопроєкт, ухвалений Сеймом (нижньою палатою парламенту) і прийнятий Сенатом у вересні 2026 р., скасував би частину щодо податку на дохід для рахунків, виставлених з 1 січня 2027 р. Станом на 24 вересня 2026 р. він ще чекав підпису Президента, тож поки не вважайте його чинним законом.

Банківські рахунки публікуються лише для бізнесів, зареєстрованих як платники VAT. Бізнес, який ніколи не реєструвався або був виключений з реєстру, може бути в списку без жодного рахунку.

Що робити далі

1. Запишіть свої PESEL, NIP і REGON в одному місці, а якщо у вас компанія, додайте номер KRS. Ваш запис у CEIDG або KRS показує їх усі.
2. Перевірте, що ваш NIP є в шаблоні рахунку, а також NIP клієнта, якщо клієнт — бізнес.
3. Якщо ви іноземець і плануєте JDG, отримайте PESEL до 1 листопада 2026 р., якщо можете.
4. Перш ніж заплатити новому постачальнику понад 15 000 зл, перевірте його рахунок у «білому списку» і збережіть роздруківку разом із рахунком-фактурою.