Profil Zaufany, mObywatel, eZUS (PUE ZUS), e-Urząd Skarbowy: як увійти іноземцю в Польщі

Щоб користуватися польськими державними порталами, здебільшого потрібен один ключ: profil zaufany (довірений профіль) — безкоштовний державний логін і електронний підпис. Для нього потрібен PESEL, польський персональний номер. Якщо у вас немає польського банку, ви підтверджуєте профіль особисто в установі з паспортом або картою побуту, і відтоді можете вирішувати справи з податковою, CEIDG, ZUS і KSeF онлайн.

Більшість порталів ведуть на ту саму сторінку входу, login.gov.pl, тож один Profil Zaufany покриває майже всі.

Який логін відкриває який сервіс

Коли ви ведете бізнес у Польщі, важливі п’ять порталів:

• biznes.gov.pl: портал для бізнесу, де ви працюєте з CEIDG — публічним реєстром підприємців-фізичних осіб.
• e-Urząd Skarbowy: онлайн-податкова.
• eZUS: портал ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych — польський соцстрах).
• KSeF: національна система електронних рахунків-фактур.
• e-Doręczenia: офіційна електронна пошта.

Вони частково перетинаються, але не повністю.

З безкоштовним державним провайдером ваша скринька e-Doręczenia знаходиться у вашому акаунті biznes.gov.pl.

Деталі, які варто знати

e-Urząd Skarbowy також пускає за «даними авторизації». Це ваш PESEL або NIP (податковий номер), дата народження, загальна сума доходу з попередньої польської декларації, сума з інформаційної довідки одного платника (наприклад, PIT-11) і переплата або податок до сплати з тієї декларації. Так ви бачите лише власні дані і сервіс Twój e-PIT, а не весь портал. Це працює лише після того, як ви вже подавали декларацію в Польщі.

eZUS вимагає пароль щонайменше з 12 символів і код через SMS або e-mail. Логін — ваш e-mail або мобільний номер, зареєстрований у Польщі. Новий акаунт eZUS можна підтвердити через login.gov.pl, відеодзвінком із працівником ZUS (e-wizyta) або у відділенні ZUS, тож Profil Zaufany для цього не потрібен. Щоб підписувати документи в ePłatnik, інструменті для подання всередині eZUS, потрібні Profil Zaufany, кваліфікований підпис або особистий підпис польського e-dowód.

KSeF використовує login.gov.pl з 14 лютого 2026 р. Сам лише PESEL ніколи не дає доступу. Підприємець-фізична особа, який входить через login.gov.pl, автоматично має права власника, тож заздалегідь нічого подавати не треба.

mObywatel, урядовий застосунок, з 21 квітня 2026 р. може подавати заяви до CEIDG, але не в кожному випадку. Якщо ви застраховані за кордоном або маєте іноземну адресу для кореспонденції, користуйтеся biznes.gov.pl.

Для іноземців: іноземці з PESEL і робочим Profil Zaufany повідомляють, що можуть користуватися mObywatel, але офіційної сторінки, яка б це підтверджувала, ми не знайшли. Які документи застосунок може показати іноземцю — незрозуміло, тож не розраховуйте на нього як на посвідчення особи.

Що потрібно для Profil Zaufany

Створити його може кожен від 13 років із PESEL і дієздатністю. Це безкоштовно. Ви реєструєтеся на pz.gov.pl з e-mail і номером телефону для SMS-кодів, а потім підтверджуєте, що профіль справді ваш.

Він діє 3 роки від дня підтвердження. Щоб продовжити ще на 3 роки, увійдіть і оберіть Przedłuż ważność (продовжити строк дії).

Ще немає PESEL? Спершу отримайте його. Це безкоштовно в будь-якій гміні, а громадяни ЄС зазвичай отримують його автоматично під час реєстрації адреси. Як це зробити — у нашому посібнику NIP, REGON і PESEL.

Як отримати Profil Zaufany без польського банку

Підтвердити профіль можна кількома способами. Не всі вони працюють для іноземця.

Для більшості іноземців найпростіше — особисто:

1. Заповніть форму на pz.gov.pl і оберіть підтвердження в пункті.
2. Знайдіть пункт підтвердження через пошук на pz.gov.pl. Профілі підтверджують податкові, воєводські управління і деякі поштові відділення, є пункти й за кордоном.
3. Прийдіть туди з паспортом або картою побуту.
4. Увійдіть один раз, щоб перевірити, що все працює, і запишіть дату закінчення.

Порада: можна зареєструватися з іноземним номером телефону. Потім зателефонуйте до служби підтримки за номером +48 42 253 54 50 (у робочі дні, з 7:00 до 18:00 за польським часом), щоб його перевірили. У FAQ на gov.pl є посилання на список іноземних операторів, які можуть отримувати коди.

Немає PESEL: кваліфікований підпис або eID ЄС

Без PESEL немає Profil Zaufany. Звична альтернатива — кваліфікований електронний підпис: платний продукт від надавача довірчих послуг, який часто видають після перевірки особи через відео. Ним підписують заяви до CEIDG на biznes.gov.pl, і він може відкрити вам KSeF.

Якщо в сертифікаті немає ні вашого PESEL, ні польського NIP, що звично для виданого за кордоном, KSeF розпізнає його лише після того, як ви надішлете до своєї податкової форму ZAW-FA з відбитком сертифіката (кодом, обчисленим із сертифіката).

Правила реєстрації підприємця-фізичної особи (JDG, jednoosobowa działalność gospodarcza — одноосібна підприємницька діяльність, аналог ФОП) також посилюються 1 листопада 2026 р. З цього дня іноземець, який подає заяву до CEIDG, повинен мати PESEL або, якщо його не видали, транскордонний ідентифікатор, який країна ЄС видає за eIDAS (правилами ЄС щодо e-ID). Підприємці, які вже є в CEIDG без жодного з них, мають додати його до 1 червня 2030 р., інакше запис видалять.

Увага: те, що заява до CEIDG приймає номер eID ЄС, не означає, що ви зможете увійти з e-ID своєї країни всюди. Ми не змогли підтвердити, які портали приймають іноземний e-ID, тож запитайте довідковий центр biznes.gov.pl, перш ніж на це покладатися. Якщо ви ще плануєте бізнес, див. чи може іноземець відкрити JDG.

Як дати доступ бухгалтеру

Бухгалтер не повинен користуватися вашим логіном. Кожен портал має власне уповноваження, і кожне можна відкликати.

• UPL-1 безкоштовна і подається в e-Urząd Skarbowy або на папері. З 16 червня 2026 р. вона також охоплює підписання річних файлів JPK_PKPIR, JPK_EWP і JPK_ST (ваших книг і реєстру основних засобів в електронній формі).
• PEL: щоб бухгалтер міг надсилати вашу щомісячну декларацію ZUS DRA, бухгалтерські бюро зазвичай просять дозволити і ведення справ із ZUS, і дії через портал eZUS.
• KSeF: увійдіть, відкрийте керування дозволами, оберіть особу або бухгалтерське бюро (за його NIP) і обсяг: виставляти рахунки, переглядати рахунки, керувати дозволами або передавати їх. Бюро потім може передати доступ своїм працівникам. Більше — у статті KSeF простими словами.

Коли потрібна ZAW-FA

Підприємцю-фізичній особі, який входить через login.gov.pl, ZAW-FA не потрібна. Форма — для бізнесу, який не має іншого способу призначити першого користувача KSeF, наприклад компанії (sp. z o.o.) без кваліфікованої електронної печатки, і для підприємця, чий кваліфікований підпис не містить PESEL чи NIP (див. вище). З 1 січня 2026 р. її не можна надіслати через ePUAP, старішу державну е-скриньку. Подайте її на папері, в e-Urząd Skarbowy або через e-Doręczenia.

Якщо ви змінюєте бухгалтера, відкличте дозволи старого бюро в усіх трьох місцях і надайте новому. Про документи — у нашому списку що надсилати бухгалтеру.

Коли логін перестає працювати

Більшість проблем із входом мають кілька типових причин.

• Profil Zaufany закінчився. Він діє 3 роки. Продовжіть його зі свого акаунта, поки він ще працює, і запишіть дату в календар.
• Забули пароль до Profil Zaufany. На pz.gov.pl оберіть Nie pamiętam hasła (я не пам’ятаю пароля) і дотримуйтеся інструкцій з e-mail.
• Не приходить код eZUS. Код надходить на канал відновлення у вашому профілі eZUS (SMS або e-mail). Оновлюйте номер телефону й адресу, особливо після зміни SIM-картки чи країни.
• Токен KSeF відхилено. Токени зі старого KSeF 1.0 не працюють у KSeF 2.0, тож згенеруйте новий. Постанова дозволяє вхід за токеном лише до 31 грудня 2026 р. Міністерство фінансів заявило, що токени залишаться, але зміни ще не внесено, тож перевірте до кінця року.
• Сертифікат KSeF закінчився. Сертифікати діють щонайбільше 2 роки, і продовжити їх можна лише поки вони ще чинні.
• Офіційні листи, яких ви не бачили. Вони можуть бути у вашій скриньці e-Doręczenia, а не на порталі, який ви перевіряли. Див. посібник про e-Doręczenia.

Що робити далі

1. Отримайте PESEL, якщо його немає.
2. Створіть Profil Zaufany на pz.gov.pl і підтвердіть його в податковій або іншому пункті підтвердження.
3. Увійдіть один раз на biznes.gov.pl, e-Urząd Skarbowy, eZUS і KSeF, щоб знати, що кожен працює, ще до дедлайну.
4. Надайте бухгалтеру UPL-1, PEL і дозвіл у KSeF, якщо він подає документи за вас.
5. Запишіть у календар дати закінчення Profil Zaufany і будь-якого сертифіката KSeF.