Які документи щомісяця надсилати бухгалтеру в Польщі: ФОП (JDG) і sp. z o.o.

Надсилайте бухгалтеру всі документи за місяць: виставлені вами рахунки-фактури, рахунки й чеки за покупки (зокрема іноземні) і банківську виписку з кожного рахунку, яким користується фірма. Додайте коротку примітку про все незвичне. Більшість договорів вимагає цього до 5–10 числа наступного місяця. Так у бухгалтера лишається час до законних строків: 15-го — внески ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych — польський соцстрах) компанії, 20-го — податок на дохід і ZUS одноосібного підприємця, 25-го — VAT.

Що надсилати щомісяця

Чи у вас JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza — одноосібна підприємницька діяльність, аналог ФОП), чи sp. z o.o. (товариство з обмеженою відповідальністю), основа однакова.

Потім додайте коротку примітку про все, що змінилося за місяць:

• Автомобіль, витрати на який ви відраховуєте повністю: журнал пробігу (ewidencja przebiegu pojazdu).
• Люди: нові договори, години, лікарняні, хто прийшов або пішов.
• ZUS: закінчення пільгових внесків, лікарняний, нова робота деінде.
• Сама фірма: нова адреса, банківський рахунок, коди діяльності PKD, статус VAT, призупинення, перший іноземний клієнт чи постачальник.
• Незрозумілі рядки у виписці: по одному реченню («повернення від Allegro», «приватне, не та картка»).

До якого числа надсилати

Жоден закон не каже, коли документи мають надійти до бюро. Це визначає ваш договір. Зазвичай — між 5 і 10 числом наступного місяця. Тоді в бухгалтера лишається близько десяти днів, щоб усе провести до встановлених законом дат.

Документи одноосібного підприємця вносять до KPiR (podatkowa księga przychodów i rozchodów — податкова книга доходів і витрат) або до реєстру доходів, якщо ви сплачуєте ryczałt (податок за фіксованою ставкою від доходу).

Якщо рахунок на продаж надійшов після 20-го, для книги він уже запізнився, навіть якщо VAT ви сплачуєте щокварталу.

Коли 20-те чи 25-те припадає на суботу, неділю чи державне свято, строк переноситься на наступний робочий день. До кінця 2026 року це дає:

Повний календар — у нашій статті строки податків і ZUS на 2026 рік.

Що бухгалтер уже бачить у KSeF

KSeF (Krajowy System e-Faktur) змінив чималу частину цього списку. З 1 лютого 2026 р. кожна фірма отримує через нього рахунки, а з 1 квітня 2026 р. майже кожна фірма мусить виставляти там рахунки іншим фірмам.

Надайте бухгалтеру дозвіл у KSeF, і він бачитиме польські рахунки, виставлені на ваш NIP, і ті, що виставили ви, без жодного пересилання. Можна вказати все бюро за його NIP або одну особу й обрати обсяг, наприклад перегляд рахунків. Як це зробити, пояснює наш посібник з KSeF.

Три речі варто знати:

• KSeF не надсилає сповіщень. Хтось має туди заглядати. Запитайте бухгалтера, чи він сам завантажує ваші рахунки і чи це коштує додатково. Одне велике онлайн-бюро бере з одноосібного підприємця 50 зл нетто (з компанії 150 зл), коли завантажує їх за вас.
• На рахунку має бути ваш NIP. З 1 лютого 2026 р. фірма, яка купує на свій NIP, має повідомити його продавцю, коли рахунок виставляють на неї (ст. 106ba закону про ПДВ). Рахунок без нього не потрапить до вашого облікового запису в KSeF.
• KSeF знає, що рахунок існує, але не знає, для чого він. Він не відрізнить бізнесову покупку від приватної і не покаже, чи ви заплатили.

Чого в KSeF немає, тож це ви надсилаєте й далі:

• Рахунки від іноземних постачальників. FAQ Міністерства фінансів каже прямо: KSeF не призначений для звітування про закупівлі з-за кордону. Див. рахунки, яких KSeF не збере.
• Касові чеки. До 31 грудня 2026 р. це також чеки з вашим NIP до 450 зл і рахунки, які магазин друкує з касового апарата.
• Рахунки від малих продавців. Продавці, чиї рахунки фірмам разом не перевищують 10 000 зл на місяць з VAT, можуть виставляти їх поза KSeF до 31 грудня 2026 р.
• Рахунки, які ви виставляєте споживачам — їх не обов’язково проводити через KSeF.
• Банківські виписки та ваші примітки.

З 1 січня 2027 р. пільга 10 000 зл закінчується, а чек з вашим NIP перестає вважатися рахунком. Тоді більше ваших польських витрат надходитиме через KSeF. Іноземні рахунки й банківські виписки — ні.

Як надсилати

Оберіть один канал, письмово погодьте його з бюро й користуйтеся ним щомісяця.

Хай що ви оберете, давайте файлам зрозумілі назви, наприклад 2026-09-12 Adobe 24.60 EUR.pdf, і надсилайте місяць одним разом, а не частинами. Якщо бюро працює з фото чеків, паперовий оригінал усе одно зберігайте в папці цього місяця.

Komplet, наш безкоштовний застосунок для Mac, має кнопку “Prepare for my accountant”, яка збирає за місяць одну папку й ZIP: усі документи, банківські виписки, а також Summary.pdf і Summary.csv, зручні для бухгалтера. Як це працює, показує посібник про пакет за місяць.

Перед першим місяцем бухгалтеру можуть знадобитися й дозволи:

• KSeF: дозвіл, наданий у KSeF Taxpayer App (застосунку платника).
• UPL-1: дозволяє підписувати й надсилати ваші податкові декларації електронно. Безкоштовно, подається в e-Urząd Skarbowy (онлайн-сервісі податкової) або на папері, відкликається формою OPL-1.
• ZUS PEL: довіреність у ZUS, якщо бухгалтер надсилає ваш ZUS DRA.

Через що бувають доплати й запізнення

Бюро беруть доплату за запізнілі чи відсутні документи. Прайс ifirma, великого онлайн-бюро, показує типову картину (нетто, одноосібний підприємець, перевірено у вересні 2026 р.):

Для компанії доплати за запізнення в тому самому бюро — 160, 330 і 600 зл. У вашого бюро прайс інший, тож прочитайте його.

Документи, за якими доводиться бігати найчастіше:

• Не надіслані іноземні рахунки. Самі вони не приходять. Якщо ви звільнені від VAT, послуги, куплені за кордоном, можуть також означати декларацію VAT-9M і польський VAT до сплати до 25-го: див. чому Google, Adobe чи AWS можуть вимагати реєстрації VAT-UE.
• Банківські платежі без документа, особливо оплати карткою за кордоном.
• Приватні й бізнесові витрати на одному рахунку, коли нічим їх не розрізнити.
• Чеки без вашого NIP. Магазин не може пізніше виставити бізнес-рахунок за продаж, чек на який не містив вашого NIP.

Увага: найняти бухгалтера не означає передати відповідальність. За Податковим кодексом платник відповідає за свої податки всім своїм майном. Якщо декларація неправильна через відсутній документ, податкова прийде до вас.

Одна перевірка перед надсиланням ловить більшість прогалин: кожен бізнесовий рядок у виписці має мати документ, а кожен документ — свою оплату. Наша стаття про зіставлення платежів із рахунками проведе вас крок за кроком.

Що зробити далі

1. Запитайте бухгалтера про точний день і канал у вашому договорі та внесіть їх у календар.
2. Надайте йому дозвіл у KSeF і запитайте, чи він сам завантажує ваші рахунки, чи чекає їх від вас.
3. Складіть список усіх іноземних постачальників, яким ви платите, і де завантажуються рахунки кожного.
4. Першого числа кожного місяця завантажуйте виписки з усіх бізнес-рахунків.
5. Звірте кожен рядок виписки з документом, додайте примітку до незвичних і надішліть місяць одним разом.