Пакет за місяць: як надіслати бухгалтеру весь місяць однією папкою

Пакет за місяць — це одна папка і один ZIP з неї, де є все, що бухгалтеру потрібно від вас за місяць: кожен рахунок і чек під зрозумілою назвою, банківські виписки і короткий підсумок. У Komplet, нашому безкоштовному застосунку для Mac, ви створюєте його однією кнопкою Prepare for my accountant для будь-якого місяця. Бухгалтерський сервіс не потрібен, і нам нічого не надсилається: пакет збирається на вашому Mac, а як він потрапить до бухгалтера, вирішуєте ви.

Що є в пакеті

Пакет — це копія. Ваші власні папки залишаються точно такими, як були.

Корисно знати:

• Назви беруться зі змісту, а не зі старої назви файлу. Завантаження з назвою invoice (3).pdf отримує дату, продавця і номер рахунку. Якщо з файлу нічого не вдалося прочитати, він зберігає свою початкову назву, а не отримує хибну.
• Два документи, які отримали б однакову назву, отримують додатковий номер ( 2, 3), тож нічого не перезаписується.
• Папери з бічних папок, як-от договори чи листи, до пакета не потрапляють. Надсилайте їх окремо, якщо вони важливі для цього місяця.
• Мова залежить від застосунку. Якщо застосунок польською, файли називаються Zestawienie.csv і Zestawienie.pdf, виписки йдуть у Wyciągi, заголовки стовпців польські, а суми в CSV мають десяткову кому. Якщо застосунок англійською, CSV використовує десяткову крапку, яку Excel з польськими налаштуваннями може не розпізнати як число. Для польського бюро перемкніть застосунок на польську, перш ніж готувати пакет.

Що бухгалтер бачить у підсумку

Обидва файли підсумку містять ті самі документи, від найстаршого.

CSV також містить назву файлу кожного рядка і те, чи це документ, чи виписка, тож бухгалтер може знайти PDF за будь-яким рядком. Він використовує крапку з комою і починається з мітки порядку байтів, тому Excel з польськими налаштуваннями правильно ділить стовпці й коректно показує літери на кшталт ł і ż.

PDF — це таблиця формату A4. Унизу вона показує підсумок для кожної валюти, приблизний підсумок у злотих і назви включених виписок. Якщо для якогось документа бракує курсу, підсумок у злотих показує прочерк, а не цифру, яка виглядає повною, але такою не є.

Увага: стовпець ≈ PLN — це орієнтир, а не бухгалтерський запис. Згідно із законом про податок на доходи фізичних осіб (PIT), витрату в іноземній валюті перераховують за середнім курсом NBP з останнього робочого дня перед днем виникнення витрати. У KPiR (podatkowa księga przychodów i rozchodów — податкова книга доходів і витрат, яку ведуть підприємці на шкалі оподаткування або лінійному податку) результат записують на документі або в додатку до нього. Застосунок бере останній робочий день перед датою документа, а це не завжди той день, що важить для податку. Дату визначає бухгалтер і він же проводить офіційну суму. Докладніше — у статті про курси валют на рахунках.

Як створити і надіслати

1. Відкрийте Documents і виберіть місяць на смузі року.
2. Перевірте місяць. На панелі над списком є по одній позначці на кожен банківський рахунок. Сіра позначка з “+” означає, що виписки цього рахунку ще немає: натисніть її і виберіть PDF. Позначки з’являються лише для рахунків, які ви додали в Settings. Перегляньте платежі, для яких досі немає документа (див. зіставлення платежів із рахунками).
3. Натисніть Prepare for my accountant поруч із підсумками місяця.
4. Виберіть, де його створити. Застосунок питає щоразу. Першого разу він відкриває iCloud Drive, далі — папку, яку ви використали востаннє. У Settings ця папка показана під “Month packages go to”, а кнопка Ask again змушує застосунок її забути.
5. Дочекайтеся зеленого рядка. Він показує, скільки документів і виписок увійшло.
6. Натисніть Send to my accountant… Відкриється меню «Поділитися» macOS із ZIP:
   • Mail: додайте його до листа. Для великих файлів Mail може запропонувати надіслати посилання на завантаження з iCloud замість вкладення.
   • Copy Link: доступно, коли пакет лежить в iCloud Drive. Вставте посилання в лист або чат.
   • Messages або AirDrop, якщо ваш бухгалтер користується Mac або iPhone.
7. Або натисніть Show in Finder і завантажте ZIP туди, куди просить ваше бюро: у його клієнтський портал, спільну папку чи поштою.

Коли надходить запізнілий рахунок

Покладіть його в потрібний місяць і підготуйте пакет знову. Файли з тією самою назвою замінюються, а новий ZIP створюється з усього, що є в папці. Файл з першої версії, який уже не має там бути (наприклад, той, що тепер отримав іншу назву), залишається в папці й у новому ZIP. Тому, якщо вам потрібна чиста копія, спершу видаліть стару папку пакета. Повідомте бухгалтеру, що це друга версія.

Коли надсилати

Закон не встановлює дня. Його встановлює ваш договір, і зазвичай це 5–10 число наступного місяця. Так бюро має час до власних термінів:

Якщо один із цих днів припадає на суботу, неділю чи державне свято, термін переноситься на наступний робочий день.

Деякі бюро беруть доплату за документи, що надійшли із запізненням. Одне велике онлайн-бюро додає 49–185 зл нетто для JDG і 160–600 зл нетто для компанії, залежно від того, наскільки пізно (його прайс-лист, вересень 2026 р.). У чеклисті на кінець місяця є все, що треба зробити до натискання кнопки.

З inFakt або без бухгалтерського сервісу

Пакет за місяць — частина безкоштовного застосунку, і провайдер для нього не потрібен. Ви можете використовувати застосунок лише для того, щоб збирати, розкладати і пакувати документи для бухгалтера, який працює у власній програмі.

Якщо ви підключите inFakt, онлайн-сервіс бухгалтерії (платний план Connect, 29 зл на місяць), для пакета нічого не зміниться. Надсилання документа витрат до inFakt — окрема дія в Inbox, а пакет і далі збирається з документів у ваших власних папках.

Це має два наслідки:

• Рахунки, які є лише в KSeF або в inFakt і ніколи не потрапили у ваші папки, у пакет не входять. KSeF — це національна система електронних рахунків. Ваш бухгалтер бачить рахунки, виставлені на ваш NIP у KSeF, щойно ви надасте йому дозвіл у застосунку платника KSeF (Aplikacja Podatnika KSeF). Іноземні продавці, як-от Google, Adobe чи AWS, не зобов’язані користуватися KSeF, а до 31 грудня 2026 р. малий польський продавець ще може виставляти рахунки поза ним. Такі рахунки потрапляють до бухгалтера лише через вас.
• Якщо ваш бухгалтер працює безпосередньо в inFakt, запитайте, що йому потрібно: пакет, документи в inFakt чи і те, і те. Підсумок усе одно працює як контрольний список, коли документи вже є в його системі.

Що надсилається

Нам — нічого. Komplet не має власного сервера. Пакет створюється на вашому Mac шляхом копіювання файлів з ваших власних папок і залишається там, де ви вирішили його створити.

Коли ви його надсилаєте, він подорожує як будь-який інший файл. Якщо ви створите його в iCloud Drive або надішлете через Mail, він проходить через ваш власний обліковий запис Apple. Якщо ви копіюєте посилання, перевірте, хто може його відкрити, перш ніж вставляти в чат.

Порада: зберігайте папки пакетів. Це охайний запис того, що і коли ви надіслали, і він допоможе, якщо ви зміните бухгалтера.

Чого пакет не замінює

Ваших власних записів. Податкові документи зберігаються до закінчення строку давності податкового зобов’язання: п’ять років від кінця року, у якому минув строк сплати податку. Для документів за 2026 рік це означає щонайменше до 31 грудня 2032 р. або довше, якщо перебіг строку давності призупинено чи перервано. Див. скільки зберігати документи.

Роботи бухгалтера. Застосунок не веде KPiR, не розраховує податок чи ZUS і нічого не подає до податкової. Він передає місяць, який є повним і легким для перевірки.

Що робити далі

1. Розкладіть рахунки й чеки цього місяця, включно з іноземними, які ви завантажуєте з облікового запису кожного постачальника.
2. Додайте виписку для кожного банківського рахунку, яким користується бізнес.
3. Розберіться з платежами, для яких досі немає документа.
4. Натисніть Prepare for my accountant, потім Send to my accountant…, до дня, зазначеного в договорі.
5. Якщо ви не впевнені, чого очікує бухгалтер, прочитайте, що надсилати бухгалтеру щомісяця, і домовтеся про один канал та один день.