Чек-лист кінця місяця для JDG (ФОП у Польщі): 30 хвилин на місяць

Кінець місяця для підприємця-фізичної особи — це п’ять справ. У перші дні зберіть документи місяця, перевірте, що кожен банківський платіж має свій документ, і надішліть їх бухгалтеру до узгодженого дня. Потім сплатіть ZUS і податок на доходи до 20-го і ПДВ до 25-го і відкладіть місяць в архів. Якщо робити це щомісяця, виходить близько пів години; якщо відкласти на три місяці — може забрати вихідні.

Цей чек-лист — для JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza — одноосібна підприємницька діяльність, аналог ФОП). Більша частина підходить і для невеликої sp. z o.o. (товариства з обмеженою відповідальністю), а відмінності позначено.

Місяць з одного погляду

Кожна дата нижче стосується документів місяця, що щойно закінчився.

ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych) — польський соцстрах. Ваші щомісячні внески до нього покривають, зокрема, пенсію і медичне страхування. Податок на доходи — це або аванс PIT (податку на доходи фізичних осіб), або ryczałt, податок із виручки за фіксованою ставкою.

Для sp. z o.o.: компанія платить ZUS за працівників до 15-го, а не до 20-го. Єдиний учасник, який платить власні внески, все одно платить до 20-го.

Для квартальних платників: якщо ви платите податок на доходи чи ПДВ щокварталу, ви платите після кварталу. Квартальний платник ПДВ все одно щомісяця надсилає частину JPK_V7K із записами.

1. Зберіть документи (1–5 число, 10 хвилин)

Створіть одну папку на місяць і покладіть у неї:

• Рахунки на продаж, які ви виставили. Якщо якийсь забули, виставте його зараз. У більшості випадків рахунок треба виставити до 15-го числа місяця після продажу (для передоплати — до 15-го числа місяця після надходження грошей).
• Польські рахунки на витрати. З 1 лютого 2026 р. кожен бізнес отримує рахунки через KSeF (Krajowy System e-Faktur — національна система електронних рахунків). KSeF не надсилає сповіщень, тож перевіряти мусите ви, ваша програма або бухгалтер. До кінця 2026 р. продавець, чиї рахунки становлять не більше 10 000 зл на місяць (брутто), ще може надіслати вам PDF e-mail.
• Іноземні рахунки. Google, Meta, AWS, Adobe, Apple і Stripe не в KSeF. Завантажуйте кожен зі свого акаунта на їхньому сайті. Де їх шукати — у нашому посібнику рахунки, яких KSeF не збере.
• Чеки. До 31 грудня 2026 р. касовий чек із вашим NIP (податковим номером) до 450 зл (або 100 EUR) брутто вважається спрощеним рахунком. Сфотографуйте його і збережіть папір. З 1 січня 2027 р. він більше не вважається рахунком: магазин виставляє рахунок на ваш NIP у KSeF.
• Банківські виписки з кожного рахунку, який використовує бізнес: рахунки в злотих і валютні, Revolut чи Wise, PayPal, Stripe.

Порада: завантажуйте 1-го чи 2-го числа, навіть якщо перевірятимете пізніше. Портали змінюються, картки закінчуються, а закритий акаунт постачальника може забрати з собою й рахунки.

2. Перевірте, що кожен банківський рядок має документ (10 хвилин)

Пройдіть виписку рядок за рядком і дайте кожному відповідь:

Потім пройдіть у зворотному напрямку: кожен документ витрат має мати платіж або позначку, що його ще треба сплатити. Документ без того й іншого — саме той, про який ви забудете, поки не прийде нагадування від постачальника.

Платежі карткою за кордоном — звична прогалина. Банківський рядок показує назву продавця і суму в злотих. Рахунок — у євро чи доларах, і іноді датований на кілька днів раніше. Зіставляйте їх за продавцем і первинною сумою.

У книгах потрібна сума в злотих за середнім курсом NBP (Національного банку Польщі) останнього робочого дня перед днем обліку витрати. Якщо ваші книги веде бухгалтер, він перераховує її сам. Якщо ведете самі, ви записуєте курс і суму в злотих на документі або додаєте їх до нього.

Складні випадки — розділені платежі, повернення, один переказ за два рахунки — розібрано в посібнику як зіставити платежі з рахунками.

3. Надішліть місяць бухгалтеру (5 хвилин)

Жоден закон не встановлює дня, коли ваші документи мають потрапити до бухгалтерського бюро. Його встановлює ваш договір: зазвичай 5–10 число наступного місяця, що дає бюро час до 20-го і 25-го. Надсилайте місяць за один раз:

• рахунки на продаж і на витрати, зокрема іноземні;
• чеки;
• виписки з кожного бізнес-рахунку;
• по рядку для кожного незвичного банківського платежу («повернення від постачальника», «приватне, не та картка»);
• усе, що змінилося: новий банківський рахунок, новий іноземний клієнт, авто, закінчення пільгового ZUS.

Якщо ви ведете книги самі, фіксована дата — 20-те. До цього дня рахунки на продаж мають бути в KPiR (podatkowa księga przychodów i rozchodów — податкова книга доходів і витрат) або, на ryczałt, у реєстрі виручки.

Повний список, способи надсилання і плата за запізнілі документи — у статті що надсилати бухгалтеру.

4. Сплатіть до 20-го і 25-го

Три платежі йдуть на два рахунки:

ZUS DRA — щомісячна декларація ZUS, а NRS — номер вашого власного рахунку внесків у ZUS. JPK_V7M — щомісячний файл ПДВ: декларація плюс список рахунків. Податковий мікрорахунок — номер банківського рахунку, утворений із вашого NIP або PESEL (персонального ідентифікаційного номера), що використовується лише для ваших податків.

Строк, що припадає на суботу, неділю чи свято, переноситься на наступний робочий день. До кінця 2026 р. це дає:

Усі дати року, зокрема для квартальних платників, — у статті податкові строки і строки ZUS на 2026 рік.

Податковий переказ вимагає символу форми, періоду і суми. Використовуйте шаблон податкового переказу у своєму банку (przelew podatkowy), де є поле для кожного, і надсилайте на свій мікрорахунок. Якщо не впевнені, який символ відповідає вашій формі оподаткування, запитайте бухгалтера або KIS (Krajowa Informacja Skarbowa — гаряча лінія податкової) до першого платежу.

5. Переконайтеся, що платежі пройшли

• ZUS: eZUS, онлайн-портал ZUS, будь-коли показує стан ваших розрахунків із ZUS. Перевірте його через кілька днів після оплати.
• Файл ПДВ: після надсилання правильного JPK_V7M можна завантажити UPO (urzędowe poświadczenie odbioru — офіційне підтвердження отримання). Збережіть його в папці місяця. Якщо файл надсилає бухгалтер, попросіть його в нього.
• Платежі: збережіть підтвердження банку. Наприкінці наступного місяця знайдіть перекази у виписці: там мають бути ваш рахунок ZUS і ваш мікрорахунок.

Увага: наявність бухгалтера не знімає з вас відповідальності. За свої податки відповідає платник. Попросіть бюро щомісяця надсилати вам суми і квитанції і читайте їх.

6. Відкладіть місяць в архів (5 хвилин)

Коли місяць надіслано і сплачено, закрийте його папку. Структура, що підходить більшості: одна папка на рік, усередині по одній на місяць і зрозуміла назва кожного файлу, наприклад 2026-09-12 Adobe 24.60 EUR.pdf: дата, продавець, сума, валюта. Виписки, UPO і підтвердження платежів кладіть у той самий місяць. Повна структура — у посібнику папки і назви файлів.

Податкові документи зберігають 5 років від кінця року, коли настав строк сплати податку. Усе за 2026 р. входить у річну декларацію, яку подають до 30 квітня 2027 р., тож зберігається до 31 грудня 2032 р. Паперові чеки теж зберігайте, навіть якщо ви їх сфотографували. Документи на обладнання, яке ви ще амортизуєте, або на збитки, які ще віднімаєте, важать і в наступні роки, тож перш ніж їх викидати, запитайте бухгалтера.

Komplet, наш безкоштовний застосунок для Mac, розкладає кожен рахунок у правильний місяць під зрозумілою назвою, поєднує його з платежем у вашій PDF-виписці і показує, чого ще бракує. Потім “Prepare for my accountant” складає весь місяць в одну папку і ZIP-файл.

Чек-лист на 30 хвилин

1. 1–2 число: завантажте виписку з кожного бізнес-рахунку і кожен іноземний рахунок із його порталу.
2. Того ж дня: перевірте KSeF (або попросіть того, хто це робить) і покладіть польські рахунки і чеки місяця в папку.
3. До 5-го: пройдіть виписку і дайте кожному рядку документ або позначку. Потім перевірте, що кожен документ витрат має платіж або позначку «до сплати».
4. До дня з вашого договору (зазвичай 5–10 число): надішліть місяць за один раз, із рядком для кожного незвичного платежу.
5. До 20-го: сплатіть ZUS і аванс податку на доходи або ryczałt. До 25-го: надішліть JPK_V7M і сплатіть ПДВ або подайте VAT-9M, якщо ви звільнені від ПДВ і купували іноземні послуги.
6. Через кілька днів: перевірте eZUS, збережіть UPO і закрийте папку місяця.