Як зіставити банківську виписку з рахунками і знайти відсутні документи

Покладіть банківську виписку поруч зі своїми документами і дайте кожному рядку пояснення: цей платіж — той рахунок, цей — ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych — польський соцстрах), а цей — комісія банку. Те, що залишилося, — або відсутній документ, або приватний платіж. Якщо робити це щомісяця, ви вловите те, що інакше повернулося б через кілька місяців запитанням від бухгалтера чи податкової.

Польське слово, яке ви побачите, — wyciąg bankowy (банківська виписка). Саму перевірку іноді називають uzgadnianie (звірка).

Навіщо бухгалтеру ваші банківські виписки

Ви можете надіслати кожен рахунок, про який пам’ятаєте. Виписка показує те, що ви забули. Дві прогалини, за якими бухгалтери часто ганяються:

• Іноземні рахунки (Google, Adobe, AWS), які рідко приходять самі.
• Банківські платежі без документа, особливо платежі карткою за кордоном.

Виписка також відповідає на запитання, на які рахунки не можуть:

• Чи клієнт заплатив повністю? Кожен платіж від клієнта має відповідати записаному продажу, зазвичай одному з ваших рахунків на продаж.
• Чи великий платіж зроблено правильно? Операцію між бізнесами на суму понад 15 000 зл треба оплачувати через платіжний рахунок, а не готівкою, хоч на скільки частин її поділено.
• Чи заплачено на правильний рахунок? Це правило «білого списку», пояснене нижче.

Правило «білого списку» для великих платежів

«Білий список» (biała lista) — державний публічний список платників ПДВ та їхніх бізнес-рахунків у банку.

У 2026 р., якщо ви платите за операцію на суму понад 15 000 зл на рахунок активного платника ПДВ, якого немає в «білому списку» в день замовлення переказу:

• цей платіж не може бути витратою для цілей оподаткування, і
• ви можете солідарно відповідати за несплачений продавцем ПДВ із цього продажу.

Обох наслідків можна уникнути, подавши ZAW-NR (повідомлення про платіж на рахунок поза списком) до своєї податкової протягом 7 днів після замовлення першого переказу на цей рахунок, або заплативши розділеним платежем (див. нижче).

Увага: законопроєкт, що скасовує частину цього правила щодо податку на доходи для рахунків, виставлених з 1 січня 2027 р., у вересні 2026 р. пройшов Сейм і Сенат, але станом на 24 вересня 2026 р. ще чекав підпису Президента. Поки його не опубліковано, вважайте правило вище чинним. Солідарна відповідальність за ПДВ до цього законопроєкту не входить.

Тож надсилайте виписку з кожного рахунку, який використовуєте для бізнесу: основного рахунку в злотих, будь-якого валютного рахунку, а також гаманців і платіжних сервісів, як-от Revolut, Wise, PayPal і Stripe. Повний щомісячний список — у статті що надсилати бухгалтеру.

Що має стояти за кожним рядком

Ідіть по виписці рядок за рядком. Кожен рядок належить до однієї з цих груп.

ZUS DRA — щомісячна декларація ваших внесків до ZUS.

Кілька зауважень щодо груп:

• Банківські комісії. У KPiR (podatkowa księga przychodów i rozchodów — податкова книга підприємця-фізичної особи) банківська виписка є дійсним доказом для банківських комісій. Окремий рахунок від банку не потрібен.
• Рядок банку — не рахунок. Для покупки виписка доводить, що ви заплатили. Зазвичай вона не каже, що ви купили, а доказ для запису в KPiR має це показувати. Чи може сама виписка колись замінити рахунок постачальника, не вирішено, тож запитайте бухгалтера, а не покладайтеся на це.
• Податки і ZUS. Податок на доходи і ПДВ ідуть на ваш власний податковий мікрорахунок, ZUS — на ваш власний 26-значний рахунок ZUS (NRS). Їх легко впізнати за отримувачем і призначенням, і рахунок їм не потрібен.
• Змішані рахунки. Жоден закон не вимагає від підприємця-фізичної особи окремого бізнес-рахунку. Але якщо ви використовуєте один рахунок для всього, кожен приватний рядок треба позначати як приватний. Лише бізнес-рахунок з’являється в «білому списку» і має рахунок ПДВ для розділеного платежу, що важить, коли ви активний платник ПДВ.

Платежі карткою в інших валютах

Саме тут ховається багато «відсутніх» документів, і саме тут суми рідко збігаються точно.

Для податкових книг витрату в іноземній валюті перераховують за середнім курсом NBP (Національного банку Польщі) останнього робочого дня перед днем витрати. Ваш банк використовує власний курс у день розрахунку за карткою. Тож дві суми в злотих різнитимуться.

Приклад: рахунок Adobe на 24,60 EUR. Якщо витрату облікують на дату рахунку, понеділок, 14 вересня 2026 р., курс — курс NBP п’ятниці, 11 вересня 2026 р.: 4,3228. Витрата в злотих — 24,60 × 4,3228 = 106,34 зл. Ваш банк може показати трохи іншу суму списання, проведену на день-два пізніше.

Що робити:

1. Зіставляйте у валюті рахунку, а не в злотих. Багато виписок показують первинну суму поруч з іноземним платежем карткою («24.60 EUR»). Порівняйте її з рахунком.
2. Дивіться на кілька днів в обидва боки. Платіж карткою часто проводять через день-два після оплати, а підписку, виставлену наприкінці місяця, часто списують у наступному. Перш ніж вирішити, що документа бракує, перевірте наступну виписку.
3. Залиште перерахунок бухгалтеру або програмі. Для KPiR перерахунок треба записати на документі або в додатку. Як працює курс — у статті рахунки в іноземній валюті.

Розділений платіж і номер KSeF

Якщо ви активний платник ПДВ, деякі платежі надходять чи йдуть розділеним платежем (mechanizm podzielonej płatności, MPP). Сума нетто йде на бізнес-рахунок, а ПДВ — на окремий рахунок ПДВ, який банк відкриває поруч. У виписках це може виглядати як два рядки для одного рахунку. Вони належать разом: це один рахунок, а не дві витрати.

Перекази розділеним платежем найлегше зіставляти. Призначення переказу містить суму ПДВ, суму брутто, номер рахунку і NIP (податковий номер) постачальника.

З 1 січня 2027 р. активний платник ПДВ, який оплачує переказом рахунок KSeF іншого активного платника ПДВ, мусить указати в переказі номер KSeF рахунку або збірний номер, який KSeF дає для кількох рахунків. KSeF — національна система електронних рахунків. Це полегшить зіставлення і багатьох внутрішніх платежів.

Як Komplet поєднує платежі з документами

Komplet, наш безкоштовний застосунок для Mac, читає PDF-виписки будь-якого банку і робить цю перевірку за вас:

• Спершу він сортує кожен рядок. Перекази між власними рахунками, рядки ПДВ розділеного платежу, банківські комісії, повернення на картку і перекази податків та ZUS розпізнаються і відкладаються як такі, що не потребують документа. Платежі податків і ZUS групуються за податком і періодом на окремому екрані Taxes.
• Потім він шукає документ у такому порядку: номер рахунку разом із сумою, NIP разом із сумою, потім назва продавця. Він розглядає лише документи з датою до 35 днів перед платежем або до 10 днів після нього.
• Іноземні платежі карткою порівнюються у валюті рахунку, за первинною сумою, надрукованою у виписці.
• Він ніколи не вгадує. Коли платежу однаково добре відповідають два документи, рядок позначається для вашої перевірки. Платіж можна зв’язати з документом вручну, і ваш зв’язок завжди має перевагу.
• Відсутнє залишається на виду. Сторінка місяця показує кожен платіж із документом поруч, а фільтр — лише рядки, яким ще бракує документа. Документ, оплачений у виписці іншого місяця, у своєму місяці все одно показано як оплачений.
• Ваші рішення зберігаються. Можна ігнорувати окремий рядок або вказати, що від продавця документ ніколи не потрібен, і цей вибір зберігається, коли виписку читають знову.

Він не підключається до вашого банку, нічого не облікує і нічого не надсилає до податкової. Він читає файли виписок, які ви додаєте.

Рядки, яким документ не потрібен

Деякі рядки ніколи не матимуть рахунку, і це нормально. Розберіться з ними, щоб вони більше не виглядали як прогалини:

• Ваші власні перекази: гроші на заощадження, на валютний рахунок чи на Revolut. Переконайтеся, що виписка з іншого рахунку теж іде до бухгалтера.
• Платежі податків і ZUS: зберігайте підтвердження; їх пояснює декларація або ZUS DRA.
• Банківські комісії: доказом є виписка.
• Приватні витрати: позначте як приватні і скажіть бухгалтеру.
• Платежі без належного рахунку: у KPiR внутрішній документ (dowód wewnętrzny) дозволено лише у випадках, які перелічує постанова, наприклад квиток за паркування без даних продавця. Домовтеся з бухгалтером один раз, як обліковувати такі платежі.

Що робити далі

1. Завантажте виписку за цей місяць з кожного бізнес-рахунку в PDF.
2. Пройдіть кожну виписку і дайте кожному рядку одне з пояснень із таблиці вище.
3. Шукайте відсутнє: завантажуйте рахунки із сайтів продавців, пишіть до бухгалтерії постачальників і позначайте приватні рядки.
4. Перевірте великі платежі: будь-яку операцію на суму понад 15 000 зл треба оплачувати переказом на рахунок, який був у «білому списку» в день замовлення переказу.
5. Надсилайте виписки разом із документами бухгалтеру до дня, визначеного в договорі. Чек-лист кінця місяця вписує цю перевірку в решту справ місяця, а пакет місяця складає документи і виписки в одну папку.