Do kiedy dokumenty do księgowej? Lista kontrolna na koniec miesiąca dla JDG w 30 minut

Koniec miesiąca w JDG to pięć zadań. W pierwszych dniach zbierasz dokumenty z miesiąca, sprawdzasz, czy każda płatność z banku ma swój dokument, i wysyłasz wszystko księgowej w umówionym terminie. Potem płacisz ZUS i podatek dochodowy do 20., VAT do 25., i odkładasz miesiąc do archiwum. Robione co miesiąc zajmuje to około pół godziny, odkładane na trzy miesiące potrafi zająć cały weekend.

Ta lista jest dla JDG (jednoosobowej działalności gospodarczej). Większość z niej sprawdza się też w małej sp. z o.o. (spółce z ograniczoną odpowiedzialnością), a różnice są opisane niżej.

Miesiąc w skrócie

Każdy termin poniżej dotyczy dokumentów z miesiąca, który właśnie się skończył.

ZUS to Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Comiesięczne składki na ZUS pokrywają między innymi Twoją emeryturę i ubezpieczenie zdrowotne. Podatek dochodowy to zaliczka na PIT (podatek dochodowy od osób fizycznych) albo ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

W sp. z o.o.: spółka płaci ZUS za swoich pracowników do 15., a nie do 20. Jedyny wspólnik, który opłaca własne składki, nadal płaci do 20.

Przy rozliczeniu kwartalnym: jeśli płacisz podatek dochodowy albo VAT kwartalnie, płacisz po zakończeniu kwartału. Kwartalny podatnik VAT nadal co miesiąc wysyła część ewidencyjną pliku JPK_V7K.

1. Zbierz dokumenty (dni 1–5, 10 minut)

Załóż jeden folder na miesiąc i włóż do niego:

• Wystawione faktury sprzedaży. Jeśli jakiejś brakuje, wystaw ją teraz. Zwykle fakturę trzeba wystawić do 15. dnia miesiąca po sprzedaży (przy zaliczce do 15. dnia miesiąca po jej otrzymaniu).
• Polskie faktury kosztowe. Od 1 lutego 2026 każda firma odbiera faktury przez KSeF (Krajowy System e-Faktur). KSeF nie wysyła powiadomień, więc sprawdzać musisz Ty, Twój program albo Twoja księgowa. Do końca 2026 roku sprzedawca, którego faktury nie przekraczają 10 000 zł brutto miesięcznie, może jeszcze przesłać Ci PDF mailem.
• Faktury zagraniczne. Google, Meta, AWS, Adobe, Apple i Stripe nie są w KSeF. Pobierz każdą fakturę ze swojego konta na ich stronie. Tekst o fakturach, których KSeF nie zbierze, podpowiada, gdzie ich szukać.
• Paragony. Do 31 grudnia 2026 paragon z Twoim NIP-em (numerem podatkowym) na kwotę do 450 zł (albo 100 euro) brutto jest fakturą uproszczoną. Zrób mu zdjęcie i zachowaj papier. Od 1 stycznia 2027 przestaje być fakturą: sklep wystawia fakturę na Twój NIP w KSeF.
• Wyciągi bankowe z każdego konta, którego używa firma: złotówkowego i walutowego, Revoluta albo Wise’a, PayPala, Stripe’a.

Wskazówka: pobierz wszystko 1. albo 2. dnia miesiąca, nawet jeśli sprawdzasz później. Portale się zmieniają, karty wygasają, a zamknięte konto u dostawcy może zabrać ze sobą faktury.

2. Sprawdź, czy każda pozycja z banku ma dokument (10 minut)

Przejdź wyciąg pozycja po pozycji i każdej przypisz odpowiedź:

Potem sprawdź w drugą stronę: każdy dokument kosztowy powinien mieć płatność albo notatkę, że czeka na zapłatę. Dokument bez jednego i drugiego to ten, o którym zapomnisz, dopóki nie przyjdzie ponaglenie od dostawcy.

Typowa luka to płatności kartą za granicą. Na wyciągu widać nazwę sprzedawcy i kwotę w złotych. Faktura jest w euro albo dolarach, a czasem ma datę o kilka dni wcześniejszą. Łącz je po sprzedawcy i kwocie w oryginalnej walucie.

Do ewidencji potrzebna jest kwota w złotych, po średnim kursie NBP (Narodowego Banku Polskiego) z ostatniego dnia roboczego przed dniem ujęcia kosztu. Jeśli księgi prowadzi księgowa, przeliczy to ona. Jeśli prowadzisz je samodzielnie, zapisujesz kurs i kwotę w złotych na dokumencie albo dołączasz je do niego.

Tekst o uzgadnianiu płatności z fakturami omawia trudniejsze przypadki: podzieloną płatność, zwroty i jeden przelew za dwie faktury.

3. Wyślij miesiąc księgowej (5 minut)

Żaden przepis nie określa, do kiedy dokumenty mają trafić do biura rachunkowego. Określa to Twoja umowa: zwykle 5.–10. dzień następnego miesiąca, żeby biuro miało czas przed 20. i 25. Wyślij cały miesiąc za jednym razem:

• faktury sprzedaży i kosztowe, także zagraniczne;
• paragony;
• wyciągi z każdego konta firmowego;
• jedno zdanie do każdej nietypowej płatności („zwrot od dostawcy”, „prywatne, nie ta karta”);
• wszystko, co się zmieniło: nowe konto w banku, nowy klient z zagranicy, samochód, koniec preferencyjnego ZUS.

Jeśli prowadzisz księgi samodzielnie, stały termin to 20. Do tego dnia faktury sprzedaży muszą być wpisane do KPiR (podatkowej księgi przychodów i rozchodów) albo, na ryczałcie, do ewidencji przychodów.

Pełną listę, sposoby wysyłki i opłaty za spóźnione dokumenty znajdziesz w tekście o tym, jakie dokumenty wysłać księgowej.

4. Zapłać do 20. i do 25.

Trzy płatności idą na dwa rachunki:

ZUS DRA to miesięczna deklaracja rozliczeniowa do ZUS, a NRS to numer Twojego rachunku składkowego w ZUS. JPK_V7M to miesięczny plik VAT: deklaracja plus lista faktur. Mikrorachunek podatkowy to numer rachunku utworzony z Twojego NIP-u albo numeru PESEL, służący tylko do płacenia Twoich podatków.

Termin przypadający w sobotę, niedzielę albo święto przesuwa się na następny dzień roboczy. Do końca 2026 roku daje to:

Wszystkie terminy na cały rok, także dla rozliczających się kwartalnie, są w tekście o terminach podatkowych i ZUS w 2026 roku.

Przelew podatkowy wymaga symbolu formularza, okresu i kwoty. Użyj w banku szablonu przelewu podatkowego, który ma na to osobne pola, i wyślij go na swój mikrorachunek. Jeśli nie wiesz, który symbol pasuje do Twojej formy opodatkowania, przed pierwszą płatnością zapytaj księgową albo KIS (Krajową Informację Skarbową, infolinię skarbówki).

5. Sprawdź, czy płatności doszły

• ZUS: eZUS, portal internetowy ZUS, w każdej chwili pokazuje stan Twoich rozliczeń z ZUS. Zajrzyj tam kilka dni po zapłacie.
• Plik VAT: po wysłaniu poprawnego JPK_V7M możesz pobrać UPO (urzędowe poświadczenie odbioru). Zachowaj je w folderze miesiąca. Jeśli plik wysyła księgowa, poproś ją o UPO.
• Płatności: zachowaj potwierdzenie z banku. Przy następnym końcu miesiąca znajdź te przelewy na wyciągu: powinny prowadzić na Twój rachunek w ZUS i na mikrorachunek.

Uwaga: księgowa nie przejmuje odpowiedzialności. Za swoje podatki odpowiada podatnik. Poproś biuro, żeby co miesiąc przesyłało Ci kwoty i potwierdzenia, i czytaj je.

6. Odłóż miesiąc do archiwum (5 minut)

Gdy miesiąc jest wysłany i zapłacony, zamknij jego folder. U większości osób sprawdza się układ: jeden folder na rok, w nim jeden na każdy miesiąc, i czytelna nazwa każdego pliku, na przykład 2026-09-12 Adobe 24.60 EUR.pdf: data, sprzedawca, kwota, waluta. Wyciągi, UPO i potwierdzenia płatności włóż do tego samego miesiąca. Pełny układ pokazuje tekst o nazwach plików i folderów.

Dokumenty podatkowe przechowuje się 5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności podatku. Wszystko za 2026 rok trafia do zeznania rocznego składanego do 30 kwietnia 2027, więc zostaje w archiwum do 31 grudnia 2032. Zachowaj też papierowe paragony, nawet jeśli masz ich zdjęcia. Dokumenty dotyczące sprzętu, który nadal amortyzujesz, albo straty, którą nadal odliczasz, mają znaczenie w kolejnych latach, więc zanim je wyrzucisz, zapytaj księgową.

Komplet, nasza darmowa aplikacja na Maca, zapisuje każdą fakturę w odpowiednim miesiącu pod czytelną nazwą, łączy ją z płatnością z wyciągów PDF z dowolnego banku i pokazuje, czego jeszcze brakuje. „Przygotuj dla księgowej” składa potem cały miesiąc w jeden folder i plik ZIP.

Lista kontrolna na 30 minut

1. 1.–2. dzień: pobierz wyciąg z każdego konta firmowego i każdą fakturę zagraniczną z jej portalu.
2. Tego samego dnia: sprawdź KSeF (albo poproś o to osobę, która to robi) i włóż do folderu polskie faktury i paragony z miesiąca.
3. Do 5.: przejdź wyciąg i każdej pozycji przypisz dokument albo notatkę. Potem sprawdź, czy każdy dokument kosztowy ma płatność albo notatkę „do zapłaty”.
4. Do dnia z umowy (zwykle 5.–10.): wyślij cały miesiąc za jednym razem, z jednym zdaniem do każdej nietypowej płatności.
5. Do 20.: zapłać ZUS i zaliczkę na podatek dochodowy albo ryczałt. Do 25.: wyślij JPK_V7M i zapłać VAT albo, jeśli masz zwolnienie z VAT i kupujesz usługi z zagranicy, złóż VAT-9M.
6. Kilka dni później: zajrzyj do eZUS, zapisz UPO i zamknij folder miesiąca.