Faktury zagraniczne a KSeF: Google, Adobe i AWS nie trafią do KSeF. Co nadal musisz zebrać sam

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, zbiera faktury, które polskie firmy wystawiają na Twój NIP. Firmy zagraniczne nie muszą z niego korzystać, więc faktury od Google Ads, Meta, Adobe, AWS, Apple, Stripe i Upwork zwykle się tam nie pojawiają. Nadal musisz je pobrać, razem z paragonami, biletami i częścią plików PDF od małych polskich sprzedawców, przeliczyć na złote i co miesiąc przekazać księgowej.

Które faktury nigdy nie trafią do Twojego KSeF?

Ministerstwo Finansów pisze to wprost w pytaniach i odpowiedziach o KSeF: KSeF nie służy do raportowania zakupów od zagranicznych dostawców. Zagraniczna firma bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce (albo której polski oddział nie bierze udziału w sprzedaży) nie musi tam wystawiać faktur, nawet jeśli jest zarejestrowana do polskiego VAT. Jeśli chcesz sobie przypomnieć, jak działa sam system, przeczytaj czym jest KSeF.

Oto co w 2026 zostaje poza KSeF:

Jest jeszcze jedna luka, po Twojej stronie. Od 1 lutego 2026 firma, która kupuje, musi podać sprzedawcy swój NIP, gdy faktura jest wystawiana na nią (art. 106ba ustawy o VAT). Polska faktura wystawiona bez Twojego NIP nie trafi nigdzie, gdzie mógłbyś ją zobaczyć.

Uwaga: KSeF nie wysyła powiadomień i pokazuje tylko to, co ma. Pusty miesiąc w KSeF nie oznacza pustego miesiąca dla księgowej.

Amazon, Allegro i inne platformy: sprawdź sprzedawcę

Ta sama zasada dotyczy Amazona i Allegro: liczy się to, kto jest sprzedawcą na fakturze, a nie strona, na której kupiłeś.

• Jeśli sprzedawcą jest polska firma, a Ty podałeś NIP, faktura zwykle zostaje wystawiona w KSeF (chyba że ten sprzedawca w 2026 wciąż korzysta z ulgi 10 000 zł).
• Jeśli sprzedawcą jest spółka z siedzibą za granicą, której polski oddział nie bierze udziału w sprzedaży, faktura zwykle przyjdzie jako PDF z konta na platformie albo e-mailem, nawet jeśli strona jest po polsku.

Zanim więc zaczniesz szukać faktury w KSeF, otwórz ją i przeczytaj nazwę i adres sprzedawcy.

Skąd pobrać faktury zagraniczne?

Każdy dostawca trzyma faktury we własnej części rozliczeniowej, a menu często się zmieniają. Szukaj pozycji Billing, Payments, Documents, Invoices albo Transaction history na koncie, z którego płacisz.

Trzy nawyki zapobiegają większości kłopotów:

1. Uzupełnij dane do faktur raz: nazwę firmy, adres i, jeśli masz rejestrację do VAT-UE (rejestrację VAT do transakcji z innymi krajami UE), NIP z prefiksem PL. Wtedy każda faktura jest wystawiana na firmę, a nie na Ciebie prywatnie.
2. Kieruj e-maile z fakturami na jeden adres, który naprawdę czytasz, a nie na starą prywatną skrzynkę.
3. Pobieraj faktury tego samego dnia każdego miesiąca, na przykład 1., za miesiąc, który właśnie minął.

Czy faktura zagraniczna potrzebuje kwoty w złotych i kto ją przelicza?

Tak. Księgi prowadzi się w złotych. W podatku dochodowym koszt w walucie obcej przelicza się po średnim kursie NBP (Narodowego Banku Polskiego) z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (art. 11a ustawy o PIT). Jeśli prowadzisz KPiR (podatkową księgę przychodów i rozchodów), przeliczenie trzeba zapisać na dokumencie albo w załączniku do niego (§ 6 ust. 4 rozporządzenia w sprawie KPiR).

Przykład: faktura z Adobe na 100 EUR z datą kosztu w piątek 25 września 2026. Ostatni dzień roboczy przed nią to czwartek 24 września, kiedy kurs NBP wynosił 4,3900 zł za euro. W księgach koszt to 439,00 zł.

Kto liczy, zależy od tego, kto prowadzi Twoje księgi:

• Księgowa: przeliczenie to jej zadanie. Twoje to dostarczyć fakturę z czytelną datą, walutą i kwotą.
• Ty sam: sprawdzasz kurs i go zapisujesz.

VAT od tych zakupów ma własną datę (moment powstania obowiązku podatkowego) i może być liczony po kursie NBP albo EBC (Europejskiego Banku Centralnego) (art. 31a ustawy o VAT), więc obie kwoty w złotych mogą się różnić. Oba przypadki wyjaśnia artykuł kurs waluty na fakturze.

VAT od usług z zagranicy też jest po Twojej stronie

Na większości takich faktur nie ma VAT. To nie znaczy, że go nie ma: gdy polska firma kupuje od zagranicznej spółki większość rodzajów usług (reklamy, programy, chmurę, opłaty za platformy), polski VAT jest winien nabywca. Nazywa się to importem usług.

• Firma zwolniona z VAT musi zarejestrować się do VAT-UE przed pierwszym takim zakupem. Za każdy miesiąc z zakupem składa VAT-9M i płaci VAT (zwykle 23%) do 25. dnia następnego miesiąca.
• Czynny podatnik VAT wykazuje zakup w JPK_V7M, miesięcznym pliku VAT, gdzie zwykle się on znosi.

Pełny obraz znajdziesz w artykule import usług i VAT-UE: Google, Adobe, AWS. Związek z tym tekstem jest prosty: zagraniczna faktura, której nie pobrałeś, to także VAT, którego nie wykazałeś.

A paragon z Twoim NIP, skoro jest już KSeF?

W 2026 nadal działa, a 1 stycznia 2027 to się zmienia.

W obu latach obowiązuje więc jedno: podaj NIP przy kasie, zanim paragon zostanie wydrukowany. Zwykły paragon bez NIP wskazuje sklep, ale nie Twoją firmę, a to, czy sam wystarczy jako dowód kosztu, nie jest przesądzone. Nie polegaj na nim. Więcej o paragonach w artykule paragon z NIP czy faktura?.

Jak dopilnować, żeby księgowa dostawała je co miesiąc?

Gdy dasz księgowej dostęp do KSeF, zobaczy polskie faktury wystawione na Twój NIP. Cała reszta zależy od rutyny:

1. Na początku każdego miesiąca pobierz faktury za poprzedni miesiąc z każdego zagranicznego konta na Twojej liście.
2. Zbierz paragony, bilety i ewentualne pliki PDF od polskich sprzedawców.
3. Wszystko z danego miesiąca włóż do jednego folderu, z nazwami, które podają datę, dostawcę i kwotę, na przykład 2026-09-12 Adobe 24.60 EUR.pdf.
4. Porównaj folder z wyciągami z banku i karty: każda płatność firmowa powinna mieć swój dokument.
5. Wyślij folder do dnia, o który prosi księgowa.

Komplet, nasza darmowa aplikacja na Maca, odczytuje te pliki PDF i zdjęcia, odkłada każdy do właściwego miesiąca w Twoich folderach, łączy go z płatnością na wyciągu (czyta wyciągi PDF z dowolnego banku), a przyciskiem „Przygotuj dla księgowej” tworzy folder i ZIP z całym miesiącem i podsumowaniem.

Jak długo je przechowywać?

Dokumenty trzeba przechowywać do przedawnienia zobowiązania podatkowego: 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. Podatek dochodowy za 2026 płaci się w 2027, więc fakturę z 2026 przechowujesz co najmniej do 31 grudnia 2032 (art. 70 i 86 Ordynacji podatkowej). KSeF przechowuje swoje faktury przez 10 lat, ale nie ma w nim żadnej z Twoich zagranicznych. Szczegóły znajdziesz w artykule ile lat przechowywać faktury.

Co zrobić teraz

1. Spisz każdą usługę z zagranicy, za którą płacisz: reklamy, programy, chmurę, sklepy z aplikacjami, platformy.
2. Na każdym koncie wpisz nazwę firmy, adres i NIP (PL + NIP, jeśli masz rejestrację do VAT-UE).
3. Wybierz jeden dzień w miesiącu na pobieranie faktur i wpisz go do kalendarza.
4. Przy każdym zakupie dla firmy podawaj NIP przy kasie i zachowuj bilety.
5. Jeśli kupujesz usługi z zagranicy i nie masz rejestracji do VAT-UE, przeczytaj teraz wspomniany wyżej artykuł o VAT-UE.
6. Ustal z księgową, jak przekazujesz dokumenty, których nie ma w KSeF; lista kontrolna jest w poradniku jakie dokumenty dać księgowej.