Faktura dla klienta z zagranicy: odwrotne obciążenie dla kontrahenta z UE, „np” i waluty

Gdy sprzedajesz usługę firmie z zagranicy, zwykle nie doliczasz polskiego VAT: usługa jest opodatkowana w kraju klienta. Zmieniają się za to formalności. Klient firmowy z UE oznacza adnotację o odwrotnym obciążeniu, rejestrację do VAT-UE i comiesięczną informację podsumowującą; klient spoza UE oznacza fakturę z oznaczeniem „nie podlega opodatkowaniu w Polsce”.

W obu przypadkach faktura idzie przez KSeF, Krajowy System e-Faktur, i możesz ją wystawić w euro albo w dolarach. Ten poradnik dotyczy usług sprzedawanych firmom (B2B), czyli tego, co sprzedaje większość freelancerów: oprogramowania, projektowania, marketingu, tłumaczeń, doradztwa. Towary i sprzedaż osobom prywatnym mają inne zasady.

Dlaczego na fakturze nie ma polskiego VAT

Przy usłudze dla firmy miejscem świadczenia (czyli miejscem, w którym sprzedaż jest opodatkowana) jest kraj, w którym klient ma siedzibę (art. 28b ustawy o VAT). Niemiecka firma, która kupuje Twoje programowanie, rozlicza podatek w Niemczech, a amerykańska w USA. Polska tej sprzedaży nie opodatkowuje, więc nie doliczasz polskiego VAT.

Kilka usług ma własne zasady ustalania miejsca świadczenia, na przykład usługi związane z nieruchomościami, przewóz osób, wstęp na wydarzenia, usługi restauracyjne czy krótkoterminowy wynajem samochodów. Jeśli Twoja praca należy do nich, przed wystawieniem faktury zapytaj księgową.

Dwa pojęcia, których nie warto mylić:

• Odwrotne obciążenie: klient rozlicza VAT u siebie, w swoim kraju. To przypadek B2B w UE.
• „np” (nie podlega opodatkowaniu w Polsce): oznaczenie, którego wiele programów do faktur, a także KSeF, używa dla sprzedaży opodatkowanej poza Polską.

Żadne z nich nie jest stawką 0%. Stawka 0% dotyczy eksportu towarów, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów i transportu międzynarodowego.

Klient z UE: odwrotne obciążenie i VAT-UE

Gdy Twój klient jest zarejestrowaną do VAT firmą z innego kraju UE, potrzebujesz trzech rzeczy.

1. Rejestracja do VAT-UE przed pierwszą taką usługą. To osobny, unijny status VAT, który dodaje prefiks PL przed Twoim NIP. Jest obowiązkowy nawet przy zwolnieniu z VAT (art. 97 ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT). Rejestrujesz się na formularzu VAT-R (zgłoszenie rejestracyjne VAT), w części C.3, i nic za to nie płacisz. Nie stajesz się przez to czynnym podatnikiem VAT i nie tracisz zwolnienia. Jeśli kupujesz też reklamy albo oprogramowanie z zagranicy, ta sama rejestracja obejmuje i to; zobacz tekst o VAT-UE przy fakturach od Google, Adobe i AWS.

2. Właściwa faktura. Oprócz zwykłych danych musi zawierać:

• wyrazy „odwrotne obciążenie”, wymagane przez art. 106e ust. 1 pkt 18;
• Twój NIP z prefiksem PL;
• unijny numer VAT klienta z kodem kraju (na przykład DE);
• tylko kwotę netto: stawkę i kwotę VAT można pominąć (art. 106e ust. 5).

3. Informacja podsumowująca VAT-UE (formularz VAT-UE). Składasz ją elektronicznie za każdy miesiąc, w którym wykonałeś takie usługi, do 25. dnia następnego miesiąca (art. 100). Nic nie płacisz; wykazujesz numery VAT klientów z UE i kwoty. Usług zwolnionych albo opodatkowanych stawką 0% w kraju klienta się w niej nie wykazuje, więc jeśli Twoja może do nich należeć, zapytaj księgową.

Wskazówka: sprawdź numer VAT klienta w VIES, bezpłatnej unijnej wyszukiwarce numerów VAT, i zapisz wynik razem z fakturą. Jeśli numer się nie potwierdza, zapytaj klienta, zanim wystawisz fakturę.

Klient spoza UE: faktura z „np”

Przy kliencie firmowym z Wielkiej Brytanii, USA, Szwajcarii, Ukrainy czy z innego kraju spoza UE usługa też jest opodatkowana poza Polską. Nie ma tu rejestracji do VAT-UE ani informacji podsumowującej.

Faktura może nie zawierać numeru podatkowego klienta ani stawki i kwoty VAT (art. 106e ust. 5 pkt 2). W strukturze faktury KSeF, FA(3), stawka dla takiej sprzedaży to „np I”: niepodlegające opodatkowaniu, dostawy poza terytorium kraju. Usługi B2B w UE mają zamiast tego „np II”, razem z oznaczeniem odwrotnego obciążenia.

Sformułowanie na fakturze dla klienta spoza UE jest mniej ustalone. Wiele firm pisze „nie podlega opodatkowaniu w Polsce” albo „np”. Jeśli w kraju klienta to klient rozlicza swój VAT od Twojej usługi, może obowiązywać także adnotacja o odwrotnym obciążeniu z art. 106e ust. 1 pkt 18. Jeśli chcesz mieć pewność, zapytaj księgową albo KIS (Krajową Informację Skarbową).

Klienci z UE i spoza UE obok siebie

Jeśli jesteś zwolniony z VAT

To, że jesteś poniżej limitu 240 000 zł, zmienia mniej, niż się wydaje.

• Musisz wystawić fakturę. Firma zwolniona z VAT zwykle wystawia fakturę tylko na żądanie, ale sprzedaż opodatkowaną w innym kraju UE (gdzie VAT rozlicza klient) albo poza UE trzeba zawsze udokumentować fakturą (art. 106a pkt 2, art. 106b ust. 1 pkt 1).
• Nie oznaczaj jej „zw”. To nie jest sprzedaż zwolniona, tylko sprzedaż poza Polską.
• Nadal składasz informację VAT-UE za klientów z UE. Nie składasz za tę sprzedaż JPK_V7, bo firmy zwolnione nie składają deklaracji VAT (art. 99 ust. 7).
• Limit: liczy się do niego sprzedaż na terytorium Polski (art. 2 pkt 22). Usługi B2B opodatkowane za granicą co do zasady więc się nie wliczają do 240 000 zł. Ta interpretacja pochodzi z polskich poradników podatkowych, a nie od ministerstwa, więc jeśli zbliżasz się do limitu, sprawdź to z księgową. Więcej w tekście o limicie zwolnienia z VAT.

Czynny podatnik VAT wykazuje tę samą sprzedaż w deklaracji VAT, JPK_V7M (albo JPK_V7K przy rozliczeniu kwartalnym): w polu K_11 wszystkie usługi świadczone poza Polską, a w K_12 usługi z odwrotnym obciążeniem w UE, które są też ujęte w K_11.

Czy faktura idzie przez KSeF?

Tak. Faktury dla zagranicznych firm to faktury B2B, więc wystawiasz je w KSeF jak każdą inną. Twój klient nie zaloguje się do KSeF, więc wysyłasz mu e-mailem wizualizację PDF z kodem QR. Według odpowiedzi Ministerstwa Finansów na pytania o KSeF PDF może być po angielsku albo dwujęzyczny, o ile zgadza się z plikiem XML. Dopiero zaczynasz z KSeF? Przeczytaj, czym jest KSeF.

Kary za pomijanie KSeF są uchwalone od 1 stycznia 2027. Projekt Ministerstwa Finansów opublikowany 23 września 2026 przesunąłby je na 1 stycznia 2028, ale to jeszcze nie jest prawo. Sam obowiązek się nie przesuwa.

Dla cudzoziemców: jedna faktura w euro dla dużego klienta może sama przekroczyć 10 000 zł brutto. Od tej faktury jesteś w KSeF do końca 2026 i dalej.

Waluty: euro na fakturze, złote w księgach

Fakturę możesz wystawić w EUR, USD albo innej walucie; KSeF ma na to pole. Gdyby faktura zawierała VAT, kwota VAT musiałaby być w złotych (art. 106e ust. 11), ale faktury z odwrotnym obciążeniem i z „np” VAT nie pokazują, więc na samej fakturze nie ma czego przeliczać.

Ewidencję prowadzisz jednak w złotych, i obowiązują dwa przeliczenia:

• VAT (informacja VAT-UE, JPK_V7M): średni kurs NBP (Narodowego Banku Polskiego) z ostatniego dnia roboczego przed powstaniem obowiązku podatkowego albo, jeśli wolisz, kurs Europejskiego Banku Centralnego (art. 31a). Jeśli wystawiasz fakturę przed wykonaniem usługi, bierzesz ostatni dzień roboczy przed datą faktury. Przy usłudze obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej wykonania; przy stałej miesięcznej umowie z upływem każdego okresu rozliczeniowego (art. 19a).
• Podatek dochodowy: średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem uzyskania przychodu (art. 11a ustawy o PIT), czyli dniem wykonania usługi, ale nie później niż dniem wystawienia faktury albo zapłaty (art. 14 ust. 1c).

Przykład: kończysz projekt w piątek 25 września 2026 i tego dnia wystawiasz fakturę na 2 000 EUR. Ostatni dzień roboczy wcześniej to czwartek 24 września, kiedy kurs NBP wynosił 4,3900 zł za euro. Sprzedaż trafia do ewidencji jako 8 780,00 zł.

Gdy klient zapłaci później, kurs z dnia zapłaty będzie inny, a to daje różnice kursowe w podatku dochodowym. O nich i o tym, czy potrzebujesz konta w euro, piszemy w tekście o kursie waluty na fakturze. Komplet, nasza darmowa aplikacja na Maca, odkłada każdą fakturę do jej miesiąca i pokazuje kwotę w walucie jako ≈ zł po kursie NBP, więc od razu widzisz jej wartość w złotych.

Terminy na najbliższe miesiące

Gdy 25. wypada w weekend albo święto, termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy.

Samą fakturę wystawiasz najpóźniej do 15. dnia miesiąca po wykonaniu usługi, a najwcześniej 60 dni przed nim (art. 106i). Za pracę zakończoną we wrześniu 2026 to czwartek 15 października 2026.

Co zrobić teraz

1. Sprawdź, czy Twój klient jest firmą i czy jest z UE, czy spoza niej.
2. Klient z UE: przed pierwszą taką usługą złóż VAT-R z częścią C.3, żeby zarejestrować się do VAT-UE, i sprawdź numer klienta w VIES.
3. Przygotuj szablon faktury: adnotacja o odwrotnym obciążeniu albo „np”, Twój NIP z PL, numer VAT klienta, waluta.
4. Wystaw fakturę w KSeF (albo jako PDF, dopóki do 31 grudnia 2026 mieścisz się w 10 000 zł miesięcznie) i wyślij klientowi e-mailem PDF z kodem QR.
5. Za każdy miesiąc z klientami z UE złóż informację VAT-UE do 25.
6. Przekaż księgowej każdą fakturę z walutą i datą, żeby mogła przeliczyć kwoty na złote. Pełną miesięczną listę znajdziesz w tekście o tym, jakie dokumenty oddać księgowej.