Чи потрібен бухгалтер для JDG (ФОП) у Польщі?

Ні. Польське право не вимагає, щоб одноосібний підприємець (JDG, jednoosobowa działalność gospodarcza — одноосібна підприємницька діяльність, близька до ФОП) наймав бухгалтера: ви можете самі вести книги й подавати декларації. Чи варто — залежить від форми оподаткування, того, чи ви нараховуєте VAT, і скільки у вас документів.

З компанією з обмеженою відповідальністю (sp. z o.o.) інакше. Вона теж може вести облік сама, але це повна подвійна бухгалтерія, і на практиці майже кожна компанія комусь за це платить.

Що вимагає закон

JDG веде один із двох податкових обліків, залежно від форми оподаткування:

Будь-який із них можна вести самостійно. Книга зберігається за місцем ведення бізнесу або в бухгалтерському бюро (biuro rachunkowe), якщо ви ним користуєтеся. Правила допускають бюро, але не вимагають його.

Повна бухгалтерія (księgi rachunkowe) стає обов’язковою для одноосібного підприємця лише тоді, коли його чисті продажі сягають 2 500 000 EUR на рік. Для 2026 року це 10 646 500 зл продажів за 2025 рік, тож фрилансера це не стосується.

Sp. z o.o. завжди мусить вести повну бухгалтерію, незалежно від розміру. Закон про бухгалтерський облік каже, що компанія веде свої книги і “може” доручити їх бюро. Вести їх самостійно законно, але тоді компанія сама має:

• написати облікову політику польською мовою;
• щомісяця закривати оборотно-сальдову відомість;
• готувати річну фінансову звітність, яку подають до KRS (судового реєстру компаній).

Мало яка мала компанія впорається з цим без професіонала.

Для іноземців: sp. z o.o. може доручити свої книги лише бухгалтеру, що працює за польським правом підприємницької діяльності, або бухгалтеру з іншої країни ЄС чи ЄЕЗ-ЄАВТ (Ісландія, Ліхтенштейн, Норвегія). Фірма, що працює лише в Україні, Великій Британії чи США, не підходить.

Для JDG ми не знайшли правила, хто може вести книгу. Але книга має бути польською мовою і в злотих і проходити через польські системи, тож бухгалтер, зареєстрований у Польщі, — безпечний вибір.

Хто може працювати бухгалтером

Ця професія не ліцензується. Для повної бухгалтерії закон про бухгалтерський облік вимагає лише, щоб люди, які виконують роботу:

• мали повну дієздатність;
• не були засуджені за злочини проти документів, майна, господарського обороту, грошового обігу й цінних паперів або за фіскальні злочини.

Бюро, що ведуть повну бухгалтерію, мусять мати страхування відповідальності (OC). За звичайним прочитанням закону бюро, які ведуть лише KPiR чи реєстр ryczałt, не зобов’язані, тож попросіть показати поліс.

Що бухгалтер робить щомісяця

Бухгалтер або програма перетворює ваші документи на записи, декларації й суми до сплати. Строки однакові, хто б не виконував роботу.

Коли строк припадає на суботу, неділю чи державне свято, він переноситься на наступний робочий день.

Для цієї роботи бухгалтер зазвичай просить три дозволи:

• UPL-1, щоб підписувати ваші податкові декларації (з 16 червня 2026 р. вона охоплює й річні файли книг);
• PEL, довіреність у ZUS;
• доступ до ваших рахунків у KSeF, національній системі е-фактур.

Коли облік самому реальний

Облік самому найкраще працює, коли до вас застосовується мало правил і документи прості. Він реальний, якщо більшість із цього правда:

• Ви на ryczałt, тож витрати не змінюють податку (дивіться, як обрати форму оподаткування).
• Ви звільнені від VAT, з продажами до 240 000 зл на рік (ліміт з 1 січня 2026 р.), і ваша діяльність може користуватися звільненням. Наприклад, юридичні та більшість консультаційних послуг не можуть (дивіться ліміт звільнення від VAT).
• Ви виставляєте кілька рахунків на місяць клієнтам у Польщі.
• У вас немає працівників і авто в бізнесі.
• Ви не купуєте послуг з-за кордону або знаєте, що з ними робити.

Клієнти в інших країнах ЄС додають роботи. Фрилансер, звільнений від VAT, який продає послуги тамтешнім бізнесам, мусить зареєструватися як VAT-UE (платник VAT для операцій у ЄС) і щомісяця подавати зведену інформацію VAT-UE до 25 числа.

Безкоштовні інструменти Міністерства фінансів покривають частину роботи:

• Twój e-PIT в e-Urząd Skarbowy (онлайн-податковій) — для річної декларації;
• KSeF Taxpayer App (Aplikacja Podatnika KSeF) — для рахунків;
• e-mikrofirma — для рахунків, обліку VAT і декларації VAT;
• безкоштовна форма, що готує річний файл JPK_PKPIR або JPK_EWP (JPK — XML-формат файлів податкової).

Декларації ZUS подають через eZUS, онлайн-портал ZUS.

Увага: жоден безкоштовний інструмент не веде KPiR чи реєстр виручки протягом року. Власна інструкція Міністерства фінансів каже, що e-mikrofirma “не є бухгалтерською програмою”. Ті, хто подає VAT щомісяця, мусять вести книгу в програмі з 1 січня 2026 р.; квартальні платники і фрилансери, звільнені від VAT, — з 1 січня 2027 р. Чи вважається таблиця програмою, не визначено, тож безпечний вибір — недорога програма самообслуговування.

Коли облік самому ризикований

Кожен із цих пунктів додає правила, які легко пропустити і дорого виправляти:

• Активний платник VAT. Щомісячна чи квартальна декларація VAT і корекції. З 1 січня 2027 р. кожен переказ, яким ви оплачуєте рахунок KSeF іншого платника VAT, має містити номер KSeF цього рахунку.
• Іноземні покупки. Google Ads, Adobe і схожі послуги з рахунками з іншої країни змушують вас самих нараховувати польський VAT. Навіть фрилансер, звільнений від VAT, мусить зареєструватися як VAT-UE до першої покупки. Потім треба подавати VAT-9M до 25 числа наступного місяця за кожен місяць із такою покупкою, навіть поки бізнес призупинено. Дивіться VAT-UE для Google, Adobe і AWS.
• Працівники. Зарплата, договори і ZUS за кожну людину.
• Авто. За змішаного використання відраховується лише 50% VAT. Повне відрахування вимагає виключно бізнесового використання, журналу пробігу і повідомлення VAT-26.
• IP Box (податок 5% на кваліфікований дохід від створеної вами інтелектуальної власності, як-от програмного забезпечення). Він вимагає окремого обліку для кожного права IP.
• Читання польською. Книги, форми і листи податкової — польською мовою.

Онлайн-програма чи бухгалтерське бюро?

Є три рівні, і ціна залежить від того, скільки роботи бере на себе хтось інший. Ціни нетто на місяць для підприємця — зі сторінок цін постачальників і ринкових оглядів за вересень 2026 р.:

У програмі самообслуговування ви самі вирішуєте, як проводити кожен документ. З бухгалтером є кого спитати.

Англійська не завжди входить у ціну: прайс ifirma додає 95 зл нетто за контакт із бухгалтером англійською. Для невеликої sp. z o.o. розраховуйте приблизно на 800–1 400 зл на місяць у бюро або приблизно від 620–650 зл із бухгалтером у програмі. Більше деталей — у статті скільки коштує бухгалтер.

Що залишається на вас, хоч би що ви обрали

Бухгалтер бере на себе роботу, а не відповідальність.

• Ви відповідаєте за свої податки. За Податковим кодексом (Ordynacja podatkowa) платник відповідає всім своїм майном. Якщо бюро помилиться, податкова однаково стягне з вас, а збитки ви вимагатимете з бюро за договором.
• Збирання документів. KSeF доставляє більшість польських рахунків, але не всі. Іноземні продавці не зобов’язані ним користуватися, малі польські продавці можуть виставляти рахунки поза ним до 31 грудня 2026 р., а чеків і банківських виписок там ніколи немає. Хтось має їх завантажити, назвати й зберегти, і цей хтось — ви.
• Дотримання строку бюро. Договори зазвичай вимагають документи до 5–10 числа наступного місяця. Запізнілі документи коштують додатково: ifirma бере з підприємця 49–185 зл залежно від запізнення. Дивіться, що надсилати бухгалтеру.
• Перевірка цифр, які бюро вам надсилає, перш ніж платити.
• Зберігання документів. Документи 2026 року треба зберігати щонайменше до 31 грудня 2032 р.
• Повідомлення податкової, хто веде ваші книги. Коли ви починаєте з бухгалтером чи змінюєте його, оновіть запис у CEIDG (публічному реєстрі одноосібних підприємців) протягом 7 днів. Компанія використовує форму NIP-8.

Komplet, наша безкоштовна програма для Mac, розкладає кожен рахунок у правильний місяць під зрозумілою назвою, поєднує його з платежем у банківській виписці і готує для бухгалтера папку з усіма документами й виписками. Книг вона не веде і декларацій не подає.

Що робити далі

1. Запишіть свою форму оподаткування, статус VAT і приблизну кількість документів на місяць.
2. Перегляньте список ризиків вище. Якщо підходять два чи більше пунктів, візьміть бухгалтера або програму з бухгалтером.
3. Якщо ведете облік самі, оберіть програму самообслуговування: тим, хто подає VAT щомісяця, вона потрібна вже, усім іншим — з 1 січня 2027 р.
4. Якщо наймаєте бюро, попросіть письмово ціну за кількість документів, строк передачі документів, хто яку декларацію надсилає, і його страховку.
5. У будь-якому разі вже зараз заведіть окрему папку на кожен місяць, щоб кожен документ мав своє місце, коли його попросить податкова чи бухгалтер.