Облік самостійно на ryczałt: що потрібно робити щомісяця JDG (ФОП) у Польщі

Так, на ryczałt облік можна вести самостійно, і це найпростіший польський податок для бізнесу, з яким можна впоратися самому. Щомісяця ви записуєте продажі, рахуєте податок, надсилаєте одну декларацію до ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych — польський соцстрах) і робите два платежі, усе до 20 числа. Раз на рік ви подаєте декларацію PIT-28 і розраховуєте медичний внесок.

Ryczałt (ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, податок на зареєстровану виручку за фіксованою ставкою) оподатковує те, що ви виставляєте в рахунках, а не прибуток. Тож книги витрат вести не треба, і паперової роботи менше, ніж на шкалі чи лінійному податку 19%. Цей посібник — для JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza — одноосібна підприємницька діяльність, близька до ФОП) на ryczałt. Якщо ви ще вирішуєте, чи впораєтеся самі, спершу прочитайте, чи потрібен вам бухгалтер.

Які записи треба вести

На ryczałt ви ведете три речі:

• Реєстр виручки (ewidencja przychodów): один рядок на продаж.
• Список основних засобів і нематеріальних активів (wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych): обладнання і права, якими ви користуєтеся в бізнесі.
• Документи про покупки. Витрати не зменшують податку, але зберігати їх усе одно треба.

Кожен рядок реєстру містить:

Ведіть окремий стовпчик для кожної ставки. Якщо ви заробляєте за двома ставками, наприклад 12% за програмування і 8,5% за навчання, тримайте їх окремо. Якщо реєстр їх не розділяє, до всього застосовується найвища ставка. Посібник зі ставок ryczałt показує, яка робота під яку ставку підпадає.

Записи з рахунків вносять до 20 числа наступного місяця. Продаж без рахунку вносять на підставі внутрішнього документа, який ви складаєте наприкінці кожного дня. Зберігайте реєстр і документи за місцем ведення бізнесу.

Увага: паперові реєстри відходять у минуле. Якщо ви подаєте щомісячні декларації VAT (JPK_V7M), реєстр треба вести в програмі з 1 січня 2026 р. Усі інші, зокрема фрилансери, звільнені від VAT, — з 1 січня 2027 р.

Ваш місяць крок за кроком

Це порядок дій за місяць, що щойно закінчився.

1. Зберіть документи: рахунки на продаж (з KSeF чи вашої програми для рахунків), рахунки на витрати, чеки і банківську виписку з кожного рахунку, яким користуєтеся для бізнесу. Чекліст кінця місяця описує це детально.
2. Внесіть кожен продаж у реєстр до 20 числа, у стовпчик потрібної ставки. Продаж в іноземній валюті перерахуйте в злоті за середнім курсом NBP (Національного банку Польщі) останнього робочого дня перед датою виручки.
3. Порахуйте ryczałt. Візьміть виручку за місяць. Відніміть сплачені соціальні внески ZUS (якщо ви не відрахували їх деінде) і 50% сплаченого медичного внеску. Помножте результат на вашу ставку.
4. Надішліть ZUS DRA, щомісячну декларацію ZUS, в eZUS (онлайн-порталі ZUS). Сплатіть внески одним переказом на свій рахунок ZUS.
5. Сплатіть ryczałt на свій особистий податковий мікрорахунок (mikrorachunek podatkowy). Скористайтеся e-Urząd Skarbowy (онлайн-сервісом податкової) або шаблоном податкового переказу у своєму банку.

Обидва платежі треба зробити до 20 числа наступного місяця. Коли 20 число припадає на суботу, неділю чи державне свято, строк переноситься на наступний робочий день.

Приклад: у перші місяці у вас пільга на старт (ulga na start), тож ви сплачуєте лише медичний внесок: 498,35 зл на місяць у 2026 році, поки ваша виручка за рік не перевищує 60 000 зл. Ви виставили рахунки на 10 000 зл за програмування за ставкою 12%. Відніміть половину медичного внеску (близько 249 зл), і ryczałt становитиме близько 1 170 зл.

Ваш медичний внесок

На ryczałt медичний внесок — фіксована сума. Вона залежить від виручки з 1 січня за вирахуванням соціальних внесків, які ви не відрахували деінде. На 2026 рік:

Ви переходите до вищого діапазону в місяці, коли перетинаєте поріг. Посібник із медичного внеску пояснює деталі.

Дати платежів до кінця 2026 року

Щоквартальна сплата ryczałt

Ryczałt можна натомість сплачувати щокварталу, якщо ваша виручка за 2025 рік не перевищила 851 720 зл (200 000 EUR) або якщо ви відкрили бізнес у 2026 році і не вели його у 2025. Тоді податок сплачують до 20 числа після кожного кварталу (четвертий квартал — до 20 січня). Заздалегідь заяву не подають: вибір зазначають у PIT-28. ZUS і DRA залишаються щомісячними.

Додаткова робота, якщо ви платите VAT

Багато фрилансерів на ryczałt залишаються звільненими від VAT. У 2026 році це можливо з продажами до 240 000 зл на рік для роботи, на яку дозволено звільнення.

Якщо ви активний платник VAT (czynny podatnik VAT) і подаєте щомісяця, додайте до кожного місяця:

• Облік VAT за кожним продажем і кожним рахунком на витрати, з номером KSeF кожного рахунку (або позначкою, яку ставлять, коли номера немає).
• Надсилання JPK_V7M, щомісячного файлу з вашим обліком VAT і декларацією, до 25 числа наступного місяця. Коли 25 число — вихідний чи свято, строк переноситься на наступний робочий день.
• Сплату VAT на той самий податковий мікрорахунок до 25 числа.
• Ведення реєстру в програмі вже у 2026 році і надсилання його як файлу JPK_EWP за 2026 рік до 30 квітня 2027 р.

Малий платник може натомість подавати декларацію VAT і сплачувати VAT щокварталу (JPK_V7K), але не в перші 12 місяців як активний платник VAT. Ті, хто подає щокварталу, ведуть реєстр у програмі з 1 січня 2027 р., як і фрилансери, звільнені від VAT.

Звільнення від VAT не завжди означає відсутність роботи з VAT. Якщо ви купуєте послуги в іноземного бізнесу, як-от Google Ads, Adobe чи AWS, зазвичай треба зареєструватися як VAT-UE (платник VAT для операцій у ЄС) і подавати VAT-9M до 25 числа за кожен місяць із такою покупкою. Дивіться VAT на Google, Adobe і AWS.

Раз на рік: PIT-28 і розрахунок медичного внеску

Після грудня рік закривають до трьох завдань:

PIT-28 містить річну виручку за ставками і ваші відрахування. Подати її можна в Twój e-PIT, безкоштовному державному онлайн-сервісі для декларацій, який охоплює і доходи від бізнесу.

Розрахунок медичного внеску (roczne rozliczenie składki zdrowotnej) роблять у ZUS, а не в PIT. Увесь рік рахується за діапазоном, що відповідає вашій річній виручці. Якщо протягом року ви перейшли в інший діапазон, ви доплачуєте різницю за попередні місяці разом із квітневими внесками. Якщо переплатили, ZUS готує в eZUS заяву про повернення, яку ви перевіряєте і надсилаєте.

Якщо ви звільнені від VAT або подаєте VAT щокварталу, ваш перший JPK_EWP — за 2027 рік. Його строк — строк річної декларації у 2028 році, який переноситься на 2 травня 2028 р., бо 30 квітня — неділя, а 1 травня — свято.

Безкоштовні інструменти і прогалина, яку вони залишають

Жоден безкоштовний інструмент не виконує всієї роботи:

Прогалина — сам реєстр. Власна інструкція Міністерства фінансів каже, що e-mikrofirma не є бухгалтерською програмою, а форма JPK_PD лише створює річний файл. Чи вважається таблиця “комп’ютерною програмою”, не визначено. На практиці багато хто з тих, хто веде облік сам, користується платною програмою самообслуговування, що у вересні 2026 р. коштує підприємцю приблизно 40–60 зл нетто на місяць.

Жодна програма не збирає документи за вас. Komplet, наша безкоштовна програма для Mac, читає ваші рахунки й чеки, розкладає їх у папки за роками й місяцями і поєднує з платежами в банківській виписці, тож ви бачите, чого бракує, ще до 20 числа.

Що робити далі

1. Перевірте свою ставку для кожного виду роботи і зробіть у реєстрі окремий стовпчик для кожної ставки.
2. Вирішіть, де вестимете реєстр. Якщо ви подаєте JPK_V7M, це вже має бути програма; усім іншим програма потрібна з 1 січня 2027 р.
3. Внесіть у календар 20 число (і 25, якщо платите VAT), з пізнішими датами, коли вони припадають на вихідні чи свята. Komplet показує ці строки з урахуванням польських свят.
4. Зберігайте документи кожного місяця в одному місці, щойно вони надходять, і наприкінці місяця звіряйте їх із банківською випискою.
5. У лютому зберіть річні підсумки для PIT-28 і пам’ятайте про розрахунок медичного внеску у квітневій DRA зі строком у травні.