Рахунки витрат у KSeF: як їх завантажити і що бухгалтер досі чекає від вас

З 1 лютого 2026 р. рахунки від ваших польських постачальників надходять через KSeF (Krajowy System e-Faktur — систему електронних рахунків Міністерства фінансів). Вони там, навіть якщо ви не заглядаєте, і KSeF не повідомить, що прийшов новий. Отримати їх можна одним із трьох способів: завантажити самим, доручити це програмі або дати доступ бухгалтеру. Іноземних рахунків, чеків і квитків у KSeF немає зовсім, тож їх ви й далі збираєте самі.

Чи справді ваші рахунки витрат є в KSeF?

Більшість польських — так. Отримувати рахунки через KSeF обов’язково для кожного бізнесу з 1 лютого 2026 р., зокрема звільненого від ПДВ і того, кому ще дозволено виставляти власні рахунки поза KSeF. Якщо хочете пригадати, як працює система, почніть зі статті що таке KSeF.

Що ви там знайдете, визначають три правила:

• Рахунок отримано, коли KSeF присвоює йому номер. Ви його не приймаєте, і дата, коли ви його завантажили, ролі не грає.
• KSeF не надсилає сповіщень. Ні e-mail, ні повідомлення. Хтось мусить перевіряти.
• Рахунок доходить до вас, лише якщо на ньому ваш NIP. З 1 лютого 2026 р. бізнес-покупець мусить давати продавцю свій NIP (податковий номер), коли рахунок виставляється на нього (Закон про ПДВ ст. 106ba). Без нього рахунок потрапляє туди, де ви його не бачите.

До 31 грудня 2026 р. є ще польські рахунки, які законно залишаються поза KSeF: від продавців, чиї рахунки KSeF за місяць не перевищують 10 000 зл брутто, і рахунки, надруковані з касового апарата магазину. Такі й далі приходять як PDF або на папері.

Увага: порожній місяць у KSeF не означає порожнього місяця. Це лише означає, що жоден польський постачальник не виставив через KSeF рахунку на ваш NIP.

Три способи отримати рахунки з KSeF

Їх можна поєднувати. Багато хто дає доступ бухгалтеру і зберігає власну копію, щоб перевірити місяць, нікого не питаючи.

Завантажувати самим

Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 (застосунок платника від Міністерства) безкоштовна і працює в браузері на ap.ksef.mf.gov.pl. Ви входите через login.gov.pl (застосунок mObywatel, онлайн-банкінг, e-ID картку або Profil Zaufany — безкоштовний державний e-ID) або кваліфікованим підписом; власник JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza — одноосібна підприємницька діяльність, аналог ФОП) автоматично має права власника. Усередині можна шукати рахунки, виставлені на вас, і завантажувати кожен як XML (сам рахунок) або як PDF (зручна для читання копія з QR-кодом). Є також мобільний застосунок KSeF і e-mikrofirma в e-Urząd Skarbowy (онлайн-податковій), яка одразу переносить отримані рахунки у ваші записи ПДВ.

Доручити завантаження програмі

В Aplikacja Podatnika можна створити токен: ключ, який дозволяє програмі діяти за вас у межах дозволів, які ви позначите (наприклад “Przeglądanie faktur” — перегляд рахунків). Тоді програма сама перевіряє KSeF і забирає нові рахунки. Пам’ятайте, що чинна постанова досі обмежує вхід за токеном 31 грудня 2026 р., хоча Міністерство заявило, що планує зберегти токени й після цієї дати; ваша програма має підказати, що робити, коли це зміниться.

Дати доступ бухгалтеру

Увійдіть, відкрийте керування дозволами, оберіть бухгалтера або його бюро (за NIP) і обсяг, зазвичай перегляд рахунків. Бюро може передати дозвіл своїм працівникам. Не віддавайте свій сертифікат KSeF: він ідентифікує особисто вас, і Міністерство прямо каже, що ним не можна ділитися.

XML чи PDF: що з них рахунок?

Рахунок — це файл XML. KSeF зберігає його 10 років під номером KSeF. PDF — лише зображення цього файлу, зручне, щоб прочитати, переслати або показати тому, хто не має доступу до KSeF.

Для власних записів зберігайте те, що потрібно бухгалтеру чи програмі, і давайте кожному завантаженому файлу таку назву, щоб потім його знайти: дати, постачальника і номера досить. Папка на кожен місяць усе спрощує.

Чого в KSeF не знайти

KSeF — для рахунків, виставлених за польськими правилами. У 2026 р. поза ним залишаються:

• рахунки від іноземних постачальників (Google, Meta, Adobe, AWS, Apple, Stripe тощо);
• чеки з вашим NIP до 450 зл брутто і рахунки з касових апаратів;
• квитки на одну поїздку, що вважаються рахунками;
• PDF від дрібних польських продавців, які ще користуються пільгою 10 000 зл на місяць;
• документи pro forma, які взагалі не є рахунками.

Усе це однаково бізнес-витрати, які потрібні бухгалтеру. Подробиці, зокрема де завантажувати рахунки кожного іноземного постачальника, — у статті KSeF не збере ваші іноземні рахунки.

Як переконатися, що бухгалтер має всі витрати

Доступ до KSeF закриває половину місяця. Друга половина — документи, яких KSeF ніколи не бачить, і єдиний надійний спосіб їх виловити — ваша банківська виписка: за кожним бізнес-платежем має стояти документ. Оплата карткою Adobe без рахунку від Adobe — саме та прогалина, яку ви шукаєте. Стаття як зіставити банківські платежі з рахунками показує, як зробити цю перевірку за кілька хвилин.

Komplet, наш безкоштовний застосунок для Mac, робить це зіставлення за вас: читає виписку, поєднує кожен платіж із його рахунком і бурштиновим кольором показує, чого ще бракує. З Connect він також забирає рахунки ваших постачальників із KSeF і розкладає кожен у його місяць, поруч із тими, які ви додали самі; див. KSeF у Komplet.

Що робити зараз

1. Вирішіть, як ваші рахунки витрат потраплятимуть із KSeF до вас: самі, через програму чи за дозволом для бухгалтера. Налаштуйте це один раз.
2. Називайте свій NIP кожному польському постачальнику і на кожній касі, коли купуєте для бізнесу.
3. Оберіть один день на місяць, щоб завантажувати іноземні рахунки і збирати чеки та квитки.
4. Порівняйте банківську виписку за місяць зі своїми документами: кожному платежу потрібен документ.
5. Надішліть бухгалтеру те, чого немає в KSeF, до дня, вказаного в договорі. Повний список — у статті що щомісяця надсилати бухгалтеру.