Zmiana księgowej w trakcie roku: jakie dokumenty odebrać i co zgłosić do US, ZUS i CEIDG

Księgową możesz zmienić w dowolnym momencie roku. Zrób to na koniec miesiąca, weź od starego biura pisemną listę wszystkiego, co Ci oddaje, przenieś uprawnienia online na nowe biuro i w ciągu 7 dni zaktualizuj swoje dane. Najłatwiej jest na koniec roku, ale zmiana w trakcie roku też się uda, jeśli przekazanie będzie kompletne.

Kiedy najlepiej zmienić księgową?

Okres wypowiedzenia wynika z umowy, więc to ona decyduje, jak szybko możesz odejść. Popularny wzór umowy przewiduje 3 miesiące wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego i udostępnienie dokumentów w ciągu 14 dni od ostatniej czynności biura. Pozwala też każdej ze stron rozwiązać umowę od razu, jeśli druga ją narusza. Przeczytaj swoją umowę, zanim podpiszesz nową.

Potem wybierz moment przekazania:

Deklaracje za ostatni miesiąc starego biura mają termin już po tym, jak przestało dla Ciebie pracować. Jeśli to październik 2026, deklaracje za październik do ZUS (Zakładu Ubezpieczeń Społecznych) i urzędu skarbowego trzeba złożyć w tych terminach:

Termin, który wypada w weekend albo święto, przesuwa się na następny dzień roboczy. Ustalcie na piśmie, które biuro wysyła te deklaracje. Zobacz terminy podatkowe 2026.

Przykład: trzymiesięczne wypowiedzenie złożone na koniec września 2026 według wzoru umowy kończy się 31 grudnia 2026. Stare biuro księguje wtedy cały 2026, a nowe zaczyna od stycznia 2027. Sprawdź, jak liczy wypowiedzenie Twoja umowa.

Uwaga: przy zmianie na koniec roku ustalcie, kto przygotuje zeznanie roczne za 2026: w JDG do 30 kwietnia 2027, w spółce CIT-8 (podatek dochodowy od osób prawnych) do 31 marca 2027. Przedsiębiorca, który składa miesięczne deklaracje VAT (JPK_V7M), wysyła też do 30 kwietnia 2027 pierwszą elektroniczną kopię księgi, JPK_PKPIR albo JPK_EWP. Spółka będąca podatnikiem VAT może być winna pierwszy plik ksiąg, JPK_KR_PD, pod koniec lipca 2027; zapytaj nowe biuro, czy dotyczy to Twojej. Ustalcie, kto wysyła także te pliki; część biur liczy za nie osobno.

Co musi oddać stare biuro?

Poproś o protokół przekazania dokumentów i podpisz go ze starym biurem. Zapisuje, co i kiedy dostałeś z powrotem, a to ważne, jeśli później okaże się, że czegoś brakuje.

W JDG na skali podatkowej albo podatku liniowym 19% księgą podatkową jest KPiR (podatkowa księga przychodów i rozchodów). Na ryczałcie (od przychodów ewidencjonowanych) jest to ewidencja przychodów.

Spółka ma do przekazania więcej: pełne księgi rachunkowe, pisemną politykę rachunkowości i dawne sprawozdania finansowe.

Od 2026 podatnicy rozliczający VAT miesięcznie muszą prowadzić księgę przy użyciu programu, a wszyscy pozostali od 1 stycznia 2027. Poproś o eksport, który odczyta program nowego biura, a nie tylko o wydruki w PDF.

Wskazówka: część biur pobiera opłatę za przejęcie księgi w trakcie roku. Jedno duże biuro internetowe podaje 0 zł za przejęcie KPiR albo rejestru VAT, ale 10 zł za każdą pozycję w ewidencji środków trwałych i 50 zł za każdego pracownika (netto, cennik, wrzesień 2026). Zapytaj o cenę, zanim podpiszesz umowę. Zobacz ile kosztuje księgowa.

Jakie uprawnienia odebrać, a jakie nadać?

Stare biuro prawdopodobnie podpisuje Twoje deklaracje, wysyła dokumenty do ZUS i czyta Twoje faktury w KSeF, Krajowym Systemie e-Faktur. Każda z tych rzeczy to osobne uprawnienie. Każde odbierz sam: uprawnienie nowego biura go nie zastępuje.

Do podpisywania deklaracji możesz upoważnić więcej niż jedną osobę, więc nowe UPL-1 samo nie zastępuje starego. Od 16 czerwca 2026 UPL-1 obejmuje też podpisywanie rocznych plików ksiąg, więc odwołanie go jest tym ważniejsze.

Przedsiębiorca z JDG ma w KSeF automatycznie uprawnienia właścicielskie i może nadawać uprawnienia bez dodatkowego formularza. Więcej o tym, jak działa KSeF, przeczytasz w artykule KSeF: co to jest.

Wskazówka: zmień też hasła do kont, które udostępniałeś staremu biuru: portalu, folderu w chmurze, skrzynki e-mail na faktury.

Kto zgłasza zmianę do CEIDG i urzędu skarbowego?

Ty. Twoje dane w zgłoszeniu identyfikacyjnym obejmują nazwę i NIP podmiotu, który prowadzi Twoje księgi, oraz adres, pod którym są przechowywane, a zmiany trzeba zgłosić w ciągu 7 dni.

Wniosek do CEIDG składasz online i bezpłatnie. Złóż go w dniu, w którym zaczyna obowiązywać nowa umowa, a nie będziesz musiał liczyć dni.

Jak sprawdzić, czy stare biuro wszystko złożyło?

Zanim stare biuro zamknie Twoją teczkę, przejdź przez rok miesiąc po miesiącu. Zobacz też listę kontrolną na koniec miesiąca.

1. VAT (jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT): za każdy miesiąc masz wysłany plik JPK_V7 i jego UPO. Kwartalni podatnicy też wysyłają plik co miesiąc.
2. ZUS: za każdy miesiąc masz ZUS DRA i wpłatę na wyciągu do 20. (w spółce do 15.) albo do następnego dnia roboczego.
3. Podatek dochodowy: każda zaliczka albo ryczałt trafiły na mikrorachunek podatkowy do 20. (po kwartale, jeśli płacisz kwartalnie). Przelewy są na wyciągu; zobacz mikrorachunek podatkowy.
4. Księga: faktury sprzedażowe są wpisane do ostatniego miesiąca, którym zajmowało się stare biuro.
5. Sprawy otwarte: wszystko, na co stare biuro jeszcze czekało, na przykład brakująca faktura albo pytanie o płatność, jest zapisane w protokole przekazania.

Jeśli brakuje deklaracji albo płatności, zgłoś to staremu biuru na piśmie, póki umowa jeszcze trwa. Urząd skarbowy ściąga podatek od Ciebie, nie od księgowej: zgodnie z Ordynacją podatkową podatnik odpowiada za swoje podatki całym majątkiem. Stratę możesz potem dochodzić od biura, na podstawie umowy i jego ubezpieczenia OC. Ubezpieczenie muszą mieć tylko biura prowadzące pełne księgi rachunkowe, więc zapytaj biuro prowadzące KPiR, czy ma polisę.

Komplet, nasza darmowa aplikacja na Maca, czyta wyciągi PDF z dowolnego banku i grupuje Twoje przelewy podatkowe i do ZUS według podatku i okresu, dzięki czemu łatwo zauważyć lukę.

Dlaczego warto mieć własną kopię wszystkiego?

Przekazanie dokumentów może się ciągnąć, a biuro, które traci klienta, nie ma powodu się spieszyć. Jeśli Twoje dokumenty są tylko w portalu starego biura, bez niego nie ruszysz dalej.

Trzymaj własną kopię:

• każdej faktury sprzedażowej i kosztowej, ułożonej według miesięcy;
• każdego wyciągu bankowego;
• każdej deklaracji i jej UPO;
• umów z klientami i dostawcami.

Dokumenty podatkowe musisz przechowywać przez 5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności podatku. Za 2026 oznacza to do 31 grudnia 2032, długo po zakończeniu starej umowy. Przycisk „Przygotuj dla księgowej” w Komplecie tworzy dla każdego miesiąca jeden folder i ZIP ze wszystkimi dokumentami, wyciągami i podsumowaniem, czyli gotową paczkę także dla nowego biura. Miesięczną listę znajdziesz w poradniku jakie dokumenty dać księgowej.

Co zrobić teraz

1. Przeczytaj umowę: okres wypowiedzenia oraz jak i kiedy oddawane są dokumenty.
2. Ustal z nowym biurem datę startu, najlepiej 1. dzień miesiąca albo 1 stycznia.
3. Złóż wypowiedzenie na piśmie i ustal, kto rozlicza ostatni miesiąc starego biura.
4. Podpisz protokół przekazania, z elektronicznymi eksportami księgi i ewidencji.
5. Złóż OPL-1 i PEL-O, usuń stare biuro w KSeF, a potem nadaj nowemu UPL-1, PEL i uprawnienia w KSeF.
6. Zaktualizuj CEIDG (albo złóż NIP-8) w ciągu 7 dni.
7. Sprawdź deklaracje i płatności za każdy miesiąc i trzymaj własną kopię wszystkiego.