Як почати співпрацю B2B у Польщі: перші кроки, що підписати і скільки коштує перший рік

Співпраця B2B у Польщі починається з того, що ви погоджуєте ставку нетто, відкриваєте JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza — одноосібна підприємницька діяльність, близька до ФОП) і реєструєтеся в ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych — польський соцстрах), а наприкінці першого місяця надсилаєте рахунок. Більшість формальностей можна зробити за один вечір онлайн, а перші строки припадають на 15 і 20 число місяця після старту.

Перш ніж сказати «так»: три перевірки

З’ясуйте це, перш ніж погоджуватися на дату старту.

1. Чи ставка нетто? Запишіть у договорі, що ставка — «нетто плюс VAT», якщо ви нараховуватимете VAT. Порівнюючи її із зарплатою, пам’ятайте: робота за наймом коштує роботодавцю приблизно в 1,2 раза більше за зарплату брутто, а на B2B вихідний зазвичай не оплачується. Приклад із цифрами — у статті B2B чи трудовий договір.
2. Чи клієнт — ваш роботодавець, зараз або торік? Тоді ryczałt (паушальний податок) втрачається, якщо ви виконували цю роботу як його працівник цього або минулого року, лінійний податок 19% втрачається на весь рік, якщо ви виконували її як працівник цього року, а пільги ZUS для нових бізнесів не діють. Спершу перерахуйте все заново.
3. Чи можете ви вести бізнес у Польщі? Громадяни ЄС, ЄЕЗ, Швейцарії та США відкривають JDG, як поляки. Іншим іноземцям потрібен статус зі списку в законі; дозволу на роботу недостатньо. Див., як іноземцю відкрити JDG.

Прочитайте проєкт договору до реєстрації. Стаття про те, що має містити договір B2B, перелічує пункти для перевірки, а текст про правила 2026 року пояснює, чому фіксовані години і начальник у договорі — це ризик.

Перший тиждень: реєструєте бізнес

1. Підготуйте спосіб входу. Онлайн-заява подається через login.gov.pl, національний шлюз входу, з profil zaufany (довірений профіль, безкоштовний), e-dowód (польська e-ID картка) або кваліфікованим електронним підписом. Для довіреного профілю потрібен PESEL.

2. Вирішіть заздалегідь. Майте напоготові:

• Код PKD — код діяльності зі списку PKD 2025. Більшість програмістів обирає 62.10.B.
• Форму оподаткування: діє податкова шкала (12% і 32%), якщо ви не оберете лінійний податок 19% або ryczałt (12% від доходу за розробку програмного забезпечення). Обрати можна в заяві або до 20 числа місяця після місяця першого доходу. Порівняння — у статті про вибір форми оподаткування.
• ZUS: ulga na start (6 місяців без соціальних внесків), пільговий ZUS або «Jestem ubezpieczony za granicą» (я застрахований за кордоном).
• Електронну пошту для e-Doręczenia — офіційної електронної скриньки.

3. Подайте заяву в CEIDG (державний реєстр підприємців) на biznes.gov.pl. Це безкоштовно, а одна заява дає вам також NIP (податковий номер) і REGON (статистичний номер) і передає ваші дані в ZUS. З 1 листопада 2026 р. нову реєстрацію можна подати лише електронно: паперову заяву, подану після 31 жовтня 2026 р., не розглядають. Датою початку може бути день подання заяви, не раніше, а запис зазвичай з’являється не пізніше наступного робочого дня.

4. У тій самій заяві налаштуйте e-Doręczenia. З 1 жовтня 2026 р. кожен бізнес у CEIDG мусить мати адресу e-Doręczenia. Вкажіть пошту й прийміть умови в розділі 22.1, і державний провайдер налаштує скриньку безкоштовно.

5. Протягом 7 днів зареєструйтеся в ZUS. Додайте форму до заяви CEIDG або надішліть її протягом 7 днів від дати початку: ZUS ZZA для ulga na start (лише медичне страхування), ZUS ZUA для пільгового ZUS. Після цього ZUS надішле номер вашого особистого рахунку для внесків (NRS). Якщо вас страхує інша країна ЄС, замість цього подайте до ZUS довідку A1.

Для іноземців: з 1 листопада 2026 р. для реєстрації потрібен PESEL або ідентифікатор із системи електронної ідентифікації країни ЄС. biznes.gov.pl попереджає, що перевірка статусу іноземця може тривати до 30 днів, зазвичай близько 7. Врахуйте це в даті старту.

Другий і третій тиждень: готуєтеся отримувати оплату

6. Вирішіть щодо VAT. У 2026 р. можна залишатися звільненим від VAT, поки продажі нетто не перевищують 240 000 зл на рік; якщо ви починаєте посеред року, ліміт зменшується пропорційно до днів, що лишилися. Юридичні й консультаційні послуги ніколи не звільняються. Якщо обираєте VAT, подайте VAT-R (безкоштовно) до першого оподатковуваного продажу; його можна додати до заяви CEIDG. Якщо котрийсь клієнт — компанія з іншої країни ЄС, до першого рахунку потрібна ще й реєстрація VAT-UE, навіть якщо ви звільнені.

7. Відкрийте рахунок для бізнесу. Закон не вимагає окремого бізнес-рахунку. Але одна угода між бізнесами на суму понад 15 000 зл має оплачуватися через платіжний рахунок, а «білий список» платників VAT (biała lista) показує лише бізнес-рахунки. Якщо ви нараховуєте VAT, а польські клієнти платять вам понад 15 000 зл за раз, на практиці потрібен польський бізнес-рахунок, видимий у цьому списку.

8. Налаштуйте KSeF — національну систему е-рахунків. Увійдіть у безкоштовну Aplikacja Podatnika KSeF за адресою ap.ksef.mf.gov.pl через login.gov.pl (mObywatel, банк або довірений профіль). Як власник JDG ви маєте всі права автоматично. До 31 грудня 2026 р. ще можна надсилати рахунки в PDF, поки ваші рахунки, що підлягають KSeF, не перевищують 10 000 зл брутто на місяць. Багато щомісячних рахунків B2B більші, тож розраховуйте, що перший рахунок піде через KSeF. З 1 січня 2027 р. винятків немає.

Кінець першого місяця

9. Виставте рахунок до 15 числа наступного місяця. Договір може вимагати його раніше. Перед надсиланням перевірте повну назву і NIP клієнта: KSeF доставляє рахунок за NIP.

10. Сплатіть ZUS до 20 числа. Подайте ZUS DRA і зробіть один переказ на свій NRS. На ulga na start медичний внесок однаково платите, у повному розмірі за кожен місяць ведення бізнесу, включно з першим.

11. Сплатіть податок до 20 числа на свій mikrorachunek podatkowy (податковий мікрорахунок, що генерується з NIP) або після кожного кварталу: новий бізнес може платити поквартально. На податковій шкалі нічого не платите, поки дохід із 1 січня не перевищить 30 000 зл. Платник VAT також подає JPK_V7M і сплачує VAT до 25 числа.

Якщо 20 або 25 число припадає на вихідний чи свято, строк переноситься на наступний робочий день.

Скільки коштує перший рік у 2026 р.

Реєстрація, e-Doręczenia, VAT-R і міністерські інструменти KSeF безкоштовні. Щомісяця ви платите, за ставками 2026 р., до податку на доходи:

Два приклади підсумку першого року за ставками 2026 р., до податку і бухгалтера:

• Лінійний або шкала: щонайменше 7 715,64 зл (6 × 420,86 зл соціальних внесків, 12 × 432,54 зл медичного). Більше, коли 9% або 4,9% доходу перевищують мінімум.
• Ryczałt, дохід понад 60 000 зл: повний рік медичного по 830,58 зл і шість місяців пільгового ZUS — це 12 492,12 зл. До місяця, коли дохід перевищить 60 000 зл, ви платите 498,35 зл.

Суми зміняться 1 січня 2027 р., бо мінімальна зарплата зростає до 4 950 зл; ZUS щороку публікує нові розміри. Після 30 місяців настає повний ZUS — 1 788,29 зл на місяць у 2026 р., або Mały ZUS Plus, якщо торішній дохід не перевищив 120 000 зл. Умови — у статті ulga na start і пільговий ZUS, зокрема те, що під час ulga na start не можна додати лікарняне страхування.

Що підписати і що зберегти

Підпишіть:

• Договір B2B — письмово, з назвою бізнесу і NIP, коли запис у CEIDG уже є. Перевірте ставку, строк оплати, попередження, відповідальність і штрафи.
• NDA (угоду про конфіденційність), якщо клієнт її просить. Перевірте, що вважається конфіденційним, скільки триває обов’язок після завершення співпраці і чи передбачені kary umowne (договірні штрафи), яких клієнт може вимагати незалежно від реальних збитків.
• Передачу авторських прав на код, дизайн чи тексти. Вона має бути письмовою, інакше недійсна, і охоплює лише перелічені способи використання. Її можна внести в договір або оформити окремим документом, найкраще з переходом прав у момент оплати.

Остерігайтеся додаткових документів, переписаних із правил для працівників, як-от погодження відпустки чи фіксовані години: саме це інспектор праці прочитає як найм.

Зберігайте: підтвердження з CEIDG, яке надійде на пошту, лист ZUS із номером NRS, підписаний договір з усіма додатками, а також кожен рахунок і банківську виписку, розкладені за місяцями. Податкові документи треба зберігати 5 років від кінця року, в якому настав строк сплати податку. Komplet, наш безкоштовний застосунок для Mac, розкладає кожен рахунок у потрібний місяць і зіставляє його з платежем із банківської виписки.

Перші два місяці коротко

Приклад: ви подаєте заяву в CEIDG у понеділок 2 листопада 2026 р., з ulga na start і ryczałt, і щомісяця виставляєте рахунок одному польському клієнту.

Оскільки ви починаєте не з 1 числа, листопад не входить у шість місяців ulga na start: вони тривають із грудня 2026 р. до травня 2027 р., а пільговий ZUS починається в червні 2027 р.

Що робити далі

1. Попросіть проєкт договору й погодьте ставку нетто та дату старту в день реєстрації або пізніше.
2. Оформіть довірений профіль. Якщо ви іноземець без PESEL, спершу отримайте його: з 1 листопада 2026 р. він обов’язковий.
3. Подайте заяву в CEIDG разом із ZUS, e-Doręczenia і, якщо потрібно, VAT-R за один раз.
4. До першого рахунку увійдіть у KSeF і відкрийте рахунок у банку.
5. Позначте в календарі на кожен місяць 15 число (рахунок) і 20 число (ZUS і податок).