Współpraca B2B: jak zacząć, co podpisać i ile kosztuje pierwszy rok

Współpracę B2B zaczynasz od uzgodnienia stawki netto, założenia JDG (jednoosobowej działalności gospodarczej) i zgłoszenia do ZUS, a kończysz pierwszy miesiąc wystawieniem faktury. Większość formalności załatwisz w jeden wieczór przez internet, a pierwsze terminy przypadają na 15. i 20. dzień miesiąca po starcie.

Zanim powiesz „tak”: trzy sprawdzenia

Ustal to, zanim zgodzisz się na datę startu kontraktu B2B.

1. Czy stawka jest netto? Zapisz w umowie, że stawka jest „netto plus VAT”, jeśli będziesz doliczać VAT. Porównując ją z pensją, pamiętaj, że etat kosztuje pracodawcę mniej więcej 1,2 raza tyle, co wynagrodzenie brutto, a na B2B dzień wolny jest zwykle niepłatny. Przykład z liczbami znajdziesz w artykule B2B czy umowa o pracę.
2. Czy klient jest Twoim pracodawcą, teraz albo w zeszłym roku? Wtedy tracisz ryczałt, jeśli wykonywałeś tę pracę jako jego pracownik w tym lub poprzednim roku, tracisz podatek liniowy 19% za cały rok, jeśli wykonywałeś ją jako pracownik w tym roku, a ulgi na start w ZUS nie przysługują. Najpierw przelicz wszystko od nowa.
3. Czy możesz prowadzić firmę w Polsce? Obywatele UE, EOG, Szwajcarii i USA zakładają JDG tak jak Polacy. Pozostali cudzoziemcy potrzebują statusu z listy w ustawie; zezwolenie na pracę nie wystarczy. Zobacz, jak cudzoziemiec zakłada JDG.

Projekt umowy przeczytaj przed rejestracją. Artykuł o tym, co powinna zawierać umowa B2B, wymienia zapisy do sprawdzenia, a tekst o przepisach z 2026 roku wyjaśnia, dlaczego stałe godziny i przełożony w umowie to ryzyko.

Pierwszy tydzień: rejestrujesz firmę

1. Przygotuj sposób logowania. Wniosek online składasz przez login.gov.pl, krajowy węzeł logowania, z profilem zaufanym (bezpłatnym), e-dowodem albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Do profilu zaufanego potrzebny jest PESEL.

2. Zdecyduj, zanim otworzysz formularz. Miej pod ręką:

• Kod PKD, czyli kod działalności z listy PKD 2025. Większość programistów wybiera 62.10.B.
• Formę opodatkowania: obowiązuje skala podatkowa (12% i 32%), chyba że wybierzesz podatek liniowy 19% albo ryczałt (12% przychodu za tworzenie oprogramowania). Wybierasz we wniosku albo do 20. dnia miesiąca po miesiącu pierwszego przychodu. Porównanie znajdziesz w artykule o wyborze formy opodatkowania.
• ZUS: ulga na start (6 miesięcy bez składek społecznych), preferencyjny ZUS albo „Jestem ubezpieczony za granicą”.
• Adres e-mail do e-Doręczeń, czyli urzędowej skrzynki elektronicznej.

3. Złóż wniosek do CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej) na biznes.gov.pl. Jest bezpłatny, a jeden wniosek daje Ci też NIP i REGON i przekazuje Twoje dane do ZUS. Od 1 listopada 2026 nową firmę rejestruje się tylko elektronicznie: wniosek papierowy złożony po 31 października 2026 pozostaje bez rozpoznania. Datą rozpoczęcia może być dzień złożenia wniosku, nie wcześniejszy, a wpis zwykle pojawia się najpóźniej następnego dnia roboczego.

4. W tym samym wniosku załóż e-Doręczenia. Od 1 października 2026 każda firma w CEIDG musi mieć adres do e-Doręczeń. Podaj e-mail i zaakceptuj regulamin w części 22.1, a operator publiczny założy skrzynkę bezpłatnie.

5. Zgłoś się do ZUS w ciągu 7 dni. Dołącz formularz do wniosku CEIDG albo wyślij go w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia: ZUS ZZA przy uldze na start (tylko ubezpieczenie zdrowotne), ZUS ZUA przy preferencyjnym ZUS. ZUS przyśle Ci wtedy numer Twojego rachunku składkowego (NRS). Jeśli ubezpiecza Cię inny kraj UE, zamiast tego zanieś do ZUS zaświadczenie A1.

Dla cudzoziemców: od 1 listopada 2026 do rejestracji potrzebujesz numeru PESEL albo identyfikatora z systemu e-identyfikacji państwa UE. biznes.gov.pl uprzedza, że sprawdzenie statusu cudzoziemca może potrwać do 30 dni, zwykle około 7. Uwzględnij to w dacie startu.

Drugi i trzeci tydzień: przygotuj się na pierwszą wypłatę

6. Zdecyduj o VAT. W 2026 roku możesz korzystać ze zwolnienia z VAT, dopóki sprzedaż netto mieści się w 240 000 zł rocznie; gdy zaczynasz w trakcie roku, limit liczy się proporcjonalnie do dni. Usługi prawnicze i doradcze nigdy nie są zwolnione. Jeśli wybierasz VAT, złóż VAT-R (bezpłatnie) przed pierwszą sprzedażą opodatkowaną; możesz go dołączyć do wniosku CEIDG. Jeśli któryś klient to firma z innego kraju UE, przed pierwszą fakturą potrzebujesz też rejestracji do VAT-UE, nawet przy zwolnieniu.

7. Załóż konto dla firmy. Prawo nie wymaga osobnego konta firmowego. Ale pojedyncza transakcja między firmami powyżej 15 000 zł musi przejść przez rachunek płatniczy, a biała lista podatników VAT pokazuje tylko rachunki firmowe. Jeśli doliczasz VAT, a polscy klienci płacą Ci jednorazowo ponad 15 000 zł, w praktyce potrzebujesz polskiego konta firmowego widocznego na tej liście.

8. Przygotuj KSeF, Krajowy System e-Faktur. Zaloguj się do bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF pod adresem ap.ksef.mf.gov.pl przez login.gov.pl (mObywatel, bank albo profil zaufany). Jako właściciel JDG masz pełne uprawnienia automatycznie. Do 31 grudnia 2026 możesz jeszcze wysyłać faktury w PDF, dopóki Twoje faktury objęte obowiązkiem KSeF nie przekraczają 10 000 zł brutto w miesiącu. Wiele miesięcznych faktur B2B jest wyższych, więc zakładaj, że pierwsza faktura pójdzie przez KSeF. Od 1 stycznia 2027 wyjątku już nie ma.

Koniec pierwszego miesiąca

9. Wystaw fakturę do 15. dnia następnego miesiąca. Umowa może wymagać jej wcześniej. Przed wysłaniem sprawdź pełną nazwę i NIP klienta: KSeF doręcza fakturę według NIP.

10. Zapłać ZUS do 20. Złóż ZUS DRA i zrób jeden przelew na swój NRS. Przy uldze na start nadal płacisz składkę zdrowotną, w pełnej wysokości za każdy miesiąc prowadzenia firmy, także za pierwszy.

11. Zapłać podatek do 20. na swój mikrorachunek podatkowy (generowany z NIP) albo po każdym kwartale: nowa firma może płacić kwartalnie. Na skali podatkowej nic nie płacisz, dopóki dochód od 1 stycznia nie przekroczy 30 000 zł. Czynny podatnik VAT składa też JPK_V7M i płaci VAT do 25.

Gdy 20. lub 25. wypada w weekend lub święto, termin przesuwa się na następny dzień roboczy.

Ile kosztuje pierwszy rok w 2026

Rejestracja, e-Doręczenia, VAT-R i ministerialne narzędzia KSeF są bezpłatne. Co miesiąc płacisz, według stawek z 2026 roku, przed podatkiem dochodowym:

Dwa przykładowe podsumowania pierwszego roku według stawek z 2026, przed podatkiem i księgową:

• Liniowy lub skala: co najmniej 7 715,64 zł (6 × 420,86 zł składek społecznych, 12 × 432,54 zł zdrowotnej). Więcej, gdy 9% lub 4,9% dochodu przekracza minimum.
• Ryczałt, przychód powyżej 60 000 zł: pełny rok zdrowotnej po 830,58 zł i sześć miesięcy preferencyjnego ZUS to 12 492,12 zł. Do miesiąca, w którym przychód przekroczy 60 000 zł, płacisz 498,35 zł.

Kwoty zmienią się 1 stycznia 2027, bo płaca minimalna rośnie do 4 950 zł; ZUS co roku publikuje nowe wysokości. Po 30 miesiącach przychodzi pełny ZUS, w 2026 roku 1 788,29 zł miesięcznie, albo Mały ZUS Plus, jeśli przychód w poprzednim roku nie przekroczył 120 000 zł. Warunki opisujemy w artykule o uldze na start i preferencyjnym ZUS, także to, że przy uldze na start nie dołączysz do ubezpieczenia chorobowego.

Co podpisać i co zachować

Podpisz:

• Umowę B2B, na piśmie, z nazwą firmy i NIP, gdy wpis w CEIDG już jest. Sprawdź stawkę, termin płatności, wypowiedzenie, odpowiedzialność i kary.
• NDA, czyli umowę o zachowaniu poufności, jeśli klient jej chce. Sprawdź, co jest informacją poufną, jak długo obowiązek trwa po zakończeniu współpracy i czy grożą za to kary umowne, których klient może żądać bez względu na rzeczywistą szkodę.
• Przeniesienie praw autorskich do kodu, projektów czy tekstów. Wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności i obejmuje tylko wymienione pola eksploatacji. Może być w umowie albo w osobnym dokumencie, najlepiej z przejściem praw z chwilą zapłaty.

Uważaj na dodatkowe dokumenty przepisane z regulaminu pracy, na przykład akceptację urlopu czy stałe godziny: to właśnie inspektor pracy odczyta jako etat.

Zachowaj: potwierdzenie z CEIDG, które dostaniesz e-mailem, pismo z ZUS z numerem NRS, podpisaną umowę z każdym aneksem oraz każdą fakturę i wyciąg bankowy, ułożone według miesięcy. Dokumenty podatkowe trzeba przechowywać 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Komplet, nasza darmowa aplikacja na Maca, odkłada każdą fakturę do właściwego miesiąca i łączy ją z płatnością z wyciągu bankowego.

Pierwsze dwa miesiące w skrócie

Przykład: składasz wniosek do CEIDG w poniedziałek 2 listopada 2026, z ulgą na start i ryczałtem, i co miesiąc wystawiasz fakturę jednemu polskiemu klientowi.

Ponieważ zaczynasz po 1. dniu miesiąca, listopad nie wlicza się do sześciu miesięcy ulgi na start: trwają od grudnia 2026 do maja 2027, a preferencyjny ZUS zaczyna się w czerwcu 2027.

Co zrobić teraz

1. Poproś o projekt umowy i uzgodnij stawkę netto oraz datę startu w dniu rejestracji lub później.
2. Załóż profil zaufany. Jeśli jesteś cudzoziemcem bez numeru PESEL, najpierw go załatw: od 1 listopada 2026 jest wymagany.
3. Złóż wniosek do CEIDG z ZUS, e-Doręczeniami i, jeśli trzeba, VAT-R za jednym razem.
4. Przed pierwszą fakturą zaloguj się do KSeF i załóż konto.
5. Wpisz sobie do kalendarza na każdy miesiąc 15. (faktura) i 20. (ZUS i podatek).