Як читати польську фактуру: кожне поле по черзі, з перекладом англійською
Польська фактура (faktura) показує продавця й покупця з NIP, дати, ціну netto кожної позиції, ставку й суму VAT і суму brutto до оплати (do zapłaty); перед оплатою перевірте свій NIP, суми й рахунок.
Коротко
- Netto — ціна без VAT, brutto — ціна з VAT, а do zapłaty — сума, яку ви фактично платите.
- У колонці VAT стоїть ставка (23, 8, 5, 0) або позначка: zw (звільнення), np I / np II (не оподатковується в Польщі), oo (внутрішнє зворотне нарахування).
- Перед оплатою перевірте свою назву й NIP, чи сходяться суми і чи є рахунок у білому списку для платежів понад 15 000 зл.
- Фактура понад 15 000 зл brutto на товари й послуги зі списку має напис mechanizm podzielonej płatności: її треба оплатити розділеним платежем.
- Proforma не є фактурою. Paragon (касовий чек) є нею лише з вашим NIP, до 450 зл і тільки до кінця 2026 р.
Корисні посилання
Перейдіть прямо на офіційний сайт, щоб це зробити.
Польська фактура (faktura) завжди має однаковий порядок: хто продає, хто купує, що продано і за якою ціною netto, скільки VAT і яка сума до оплати. Досить знати близько тридцяти польських слів, щоб прочитати будь-яку з них. Нижче — усі поля згори донизу, з англійським відповідником і тим, що варто перевірити, а наприкінці — чотири перевірки перед оплатою.
Зміст фактури визначає закон про VAT (art. 106e), тож польська фактура має ті самі поля, хоч би в якій програмі її створили. З 2026 р. більшість польських фактур між фірмами виставляють у KSeF (Krajowy System e-Faktur — національна система електронних фактур) як файл XML. PDF, який ви отримуєте, — це wizualizacja, читабельна копія цього файлу, і читається він так само.
Верх фактури: номер, дати й сторони
| Польською | Англійською | Що означає, що перевірити |
|---|---|---|
| Faktura / Faktura VAT nr | Invoice no. | Порядковий номер, який дає продавець, наприклад FV/12/10/2026. Обидві назви означають те саме. |
| Data wystawienia | Issue date | Дата виставлення. Фактура в KSeF вважається виставленою в день надсилання до KSeF. |
| Data sprzedaży / data dostawy / data wykonania usługi | Date of sale / supply / service | Дата продажу, поставки чи послуги, якщо відрізняється від дати виставлення. Визначає, до якого місяця належить продаж. |
| Miejsce wystawienia | Place of issue | Місто. Необов’язково, за звичкою. |
| Sprzedawca | Seller | Продавець: назва, адреса й NIP. |
| Nabywca | Buyer | Покупець, тобто ви: ім’я або назва фірми, адреса й NIP. |
| Odbiorca | Recipient | Одержувач; іноді додають, коли товар іде не покупцеві. |
| NIP | Tax number | Десятизначний польський податковий номер. Номер покупця з ЄС має префікс країни, наприклад DE123456789. Див. NIP, REGON і PESEL. |
Позиції: що продано
| Польською | Англійською | Що означає |
|---|---|---|
| Lp. | No. | Номер позиції. |
| Nazwa towaru lub usługi | Description of goods or service | Що ви купили. |
| Ilość | Quantity | Кількість. |
| J.m. (jednostka miary) | Unit | Одиниця: szt. (штуки), godz. (години), usł. (послуга), kg, m-c (місяць). |
| Cena jednostkowa netto | Unit price, net | Ціна однієї одиниці без VAT. |
| Rabat / opust | Discount | Знижка, лише якщо її ще немає в ціні. |
| Wartość netto | Net amount | Кількість × ціна netto. |
| Stawka VAT | VAT rate | Див. наступний розділ. |
| Kwota VAT | VAT amount | Wartość netto × ставка. |
| Wartość brutto | Gross amount | Netto + VAT. |
Колонка ставки VAT
У колонці ставки — відсоток або коротка позначка. Це значення з формату фактури KSeF, FA(3):
| На фактурі | Значення |
|---|---|
| 23 / 8 / 5 | Основна ставка і дві знижені. Більшість послуг, які ви купуєте, — 23%. |
| 0 KR / 0 WDT / 0 EX | 0% у Польщі / внутрішньоєвропейська поставка товарів / експорт товарів. |
| zw | Звільнення від VAT (zwolniony). Фактура має вказувати правову підставу, часто art. 113 ust. 1 у малого продавця, звільненого від VAT. |
| np I | Не оподатковується в Польщі: продаж оподатковується за кордоном (наприклад, послуга клієнтові поза ЄС). |
| np II | Не оподатковується в Польщі: послуга фірмі з іншої країни ЄС, VAT розраховує клієнт. |
| oo | Odwrotne obciążenie, внутрішнє зворотне нарахування: VAT розраховує польський покупець. У малих фірм трапляється рідко. |
Унизу підсумкова таблиця повторює netto, VAT і brutto для кожної ставки, а потім загальні суми.
Низ фактури: суми й оплата
| Польською | Англійською | Що означає, що перевірити |
|---|---|---|
| Razem | Total | Разом за ставками. |
| Do zapłaty / należność ogółem | Amount due / total due | Сума до оплати. Зазвичай дорівнює brutto мінус те, що вже сплачено. |
| Zapłacono | Paid | Уже сплачено, наприклад карткою на касі. |
| Słownie | In words | Сума прописом. Звичка, не вимога закону. |
| Termin płatności | Payment due date | Строк оплати. |
| Sposób / forma płatności | Payment method | przelew (переказ), gotówka (готівка), karta (картка). |
| Numer rachunku / nr konta | Bank account number | 26 цифр, іноді з PL на початку. Перевірте перед оплатою (див. нижче). |
| Waluta | Currency | Валюта, якщо фактура не в злотих. VAT також має бути вказаний у злотих. Див. фактури в євро чи доларах. |
Слова, які змінюють спосіб оплати чи обліку
- Mechanizm podzielonej płatności (MPP, розділений платіж): напис на фактурі понад 15 000 зл brutto за товари чи послуги з додатка 15 до закону про VAT (комп’ютери, телефони, пальне, сталь, будівельні послуги, автозапчастини тощо). Її треба оплатити розділеним платежем — спеціальним переказом у злотих із фірмового рахунку, який відправляє частину VAT на VAT-рахунок продавця. У формі переказу вашого банку є така опція.
- Odwrotne obciążenie (зворотне нарахування): VAT на фактурі немає, бо його розраховує покупець.
- Metoda kasowa (касовий метод): продавець винен VAT лише після оплати. Якщо ви активний платник VAT, відрахувати цей VAT можна тільки після оплати фактури.
- Samofakturowanie (самовиставлення): фактуру виставив покупець від імені продавця.
- Faktura korygująca або Korekta (коригувальна фактура): змінює попередню фактуру. Вказує фактуру, яку коригує (з її номером KSeF, якщо він є), і показує різницю. Обліковується разом з оригіналом, ніколи замість нього.
- Duplikat (дублікат): повторно виставлена паперова фактура, коли оригінал загубився. Фактурі з KSeF дублікат не потрібен: завантажте її з KSeF ще раз. Більше — у статті про загублену фактуру.
Документи, схожі на фактуру, але не фактури
- Proforma (faktura pro forma): пропозиція або вимога передоплати. Вона не є фактурою і ніколи не проходить через KSeF. Її можна оплатити, але потім має прийти справжня фактура, і витратою є тільки вона.
- Paragon fiskalny (касовий чек): не фактура. З надрукованим вашим NIP він вважається спрощеною фактурою до 450 зл brutto, але тільки до 31 грудня 2026 р. Див. чек чи фактура.
- Rachunek: стара назва рахунку. Продавець, звільнений від VAT, теж виставляє fakturę з позначкою
zw.
Номер KSeF і QR-код
На PDF фактури з KSeF є QR-код, а під ним numer KSeF. Номер має вигляд NIP-RRRRMMDD-XXXXXXXXXXXX-XX: NIP продавця, дата надсилання фактури до KSeF, технічна частина й контрольна сума. Відсканувавши код, ви побачите основні дані фактури і те, чи вона справді є в KSeF. Це швидкий спосіб перевірити PDF, який вам надіслали поштою.
Фактура, передана до того, як потрапила в KSeF (режим offline), має два коди з підписами OFFLINE і CERTYFIKAT, а номер KSeF отримує пізніше. Польська фактура зовсім без номера KSeF у 2026 р. ще можлива: малий продавець, який виставляє фактури не більше ніж на 10 000 зл brutto на місяць, може залишатися поза KSeF до 31 грудня 2026 р.
Для іноземців: PDF може бути англійською або двомовним, якщо він збігається з XML у KSeF. Правові позначки (
zw,np,odwrotne obciążenie,mechanizm podzielonej płatności) зазвичай лишаються польською.
Чотири перевірки перед оплатою
- Ваші дані. Ваша назва і NIP мають бути правильними. З 1 лютого 2026 р. покупець-фірма мусить назвати свій NIP, і фактура без нього не потрапить на ваш акаунт у KSeF. Якщо NIP неправильний, попросіть продавця скоригувати фактуру до нуля і виставити нову на правильного покупця.
- Суми. Netto × ставка = VAT, netto + VAT = brutto, підсумок збігається з позиціями. KSeF перевіряє формат файлу, а не арифметику.
- Банківський рахунок. Для платежу між фірмами понад 15 000 зл платіть переказом на рахунок із białej listy (білого списку платників VAT). Перевірте його на podatki.gov.pl за NIP або номером рахунку в день оплати. Якщо рахунку немає в списку, подайте
ZAW-NRдо податкової продавця протягом 7 днів або платіть через MPP. Інакше ви солідарно відповідаєте за VAT продавця, а для фактур, виставлених до 31 грудня 2026 р., ще й втрачаєте витрату в податку на доходи. З 1 січня 2027 р. це правило про витрати стосується лише оплати без платіжного рахунку, наприклад готівкою. - Розділений платіж. Якщо на фактурі є mechanizm podzielonej płatności, оберіть переказ MPP. Для платежів з 1 січня 2027 р. між активними платниками VAT у призначенні переказу треба також вказувати номер KSeF.
Фактури від іноземних постачальників
Фактури від Google, Adobe, AWS чи фрилансера з ЄС — не польські фактури: вони приходять поштою, ніколи не через KSeF, часто англійською і без польського VAT. Що з ними робити, пояснюємо в статті що KSeF не збере. Якщо ж ви виставляєте фактуру клієнтові за кордоном, див. фактура для клієнта з-за кордону.
Komplet, наш безкоштовний застосунок для Mac, читає польські й англійські фактури на вашому Mac, знаходить продавця, NIP, номер, дату, суму й валюту і розкладає кожну фактуру у правильний місяць.
Що робити далі
- Збережіть назву фірми і NIP точно так, як у реєстрі, і давайте їх кожному польському постачальникові.
- Прочитайте кожну нову фактуру один раз згори донизу: ваш NIP, дати, колонка ставок, сума.
- Понад 15 000 зл перевіряйте рахунок у білому списку в день оплати й використовуйте MPP, коли цього вимагає фактура.
- Тримайте проформи окремо від фактур і після оплати нагадуйте про справжню фактуру.
- Простежте, щоб бухгалтер бачив ваші фактури в KSeF: див. фактури витрат у KSeF.
Часті запитання
Чим netto відрізняється від brutto?
Що означає zw на фактурі?
art. 113 ust. 1.Чи треба оплачувати проформу?
Де на фактурі номер KSeF?
1234567890-20261012-….Чи обов'язкова сума прописом (słownie)?
Офіційні джерела
Кожну суму й дату ми перевіряємо на цих сторінках. Правила змінюються: у разі сумніву вирішує офіційне джерело.
- Ustawa o podatku od towarów i usług, Dz.U. 2025 poz. 775 (art. 106e, 106j, 106l)api.sejm.gov.pl
- Kody weryfikujące QR (ksef.podatki.gov.pl)ksef.podatki.gov.pl
- Struktura logiczna FA(3) i broszura informacyjna (ksef.podatki.gov.pl)ksef.podatki.gov.pl
- Z czego składa się numer KSeF (ksef.podatki.gov.pl)ksef.podatki.gov.pl
- KSeF 2.0: pytania i odpowiedzi (ksef.podatki.gov.pl)ksef.podatki.gov.pl
- Mechanizm podzielonej płatności (biznes.gov.pl)biznes.gov.pl
- Wykaz podatników VAT, biała lista (biznes.gov.pl)biznes.gov.pl
- Ustawa z 18 września 2026 r. (biała lista w PIT i CIT od 2027), Dz.U. 2026 poz. 1371api.sejm.gov.pl
Це загальна інформація, а не податкова чи юридична консультація щодо вашої ситуації. Польські правила часто змінюються; факти на цій сторінці ми востаннє перевірили 25 жовтня 2026 р.. Перед важливим рішенням запитайте бухгалтера або свою податкову.
Часто читаєте наші поради? Зробіть Komplet бажаним джерелом, і Google частіше показуватиме їх вам у головних новинах і у відповідях ШІ.
Додати Komplet до бажаних джерел у Google