Що JDG у Польщі може віднести до витрат: ноутбук, телефон, інтернет, домашній офіс, авто

JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza — одноосібна підприємницька діяльність, близька до ФОП) може віднести до витрат усе, що витрачає, щоб отримати дохід або зберегти й захистити його, якщо закон цього не виключає. Ноутбук, телефон, інтернет, програми, місце в коворкінгу і частина домашніх рахунків зазвичай підходять, якщо у вас є правильний документ.

Одне застереження: витрати зменшують податок на доходи лише на шкалі й лінійному податку, а не на ryczałt (податку на виручку за фіксованою ставкою).

Що робить покупку витратою бізнесу?

Польський термін — koszt uzyskania przychodu (витрати на отримання доходу). Закон про PIT (податок на доходи фізичних осіб) дає загальне правило і список винятків. Важливі два критерії:

• Це допомагає заробляти. Витрата пов’язана з вашим бізнесом: приносить дохід або підтримує роботу бізнесу.
• Це задокументовано. У вас є рахунок, квитанція чи інший дійсний документ, і ви можете пояснити, навіщо це купили.

Що зазвичай підходить: підписки на програми, місце в коворкінгу, оплата бухгалтера, бізнесовий телефон та інтернет, ноутбук, службові поїздки, навчання, пов’язане з роботою, і банківські комісії.

Що закон виключає за будь-якої причини: представницькі витрати (обіди в ресторанах, їжа й напої для клієнтів), сам податок на доходи і штрафи.

Для більшості речей закон не встановлює фіксованого відсотка. Якщо телефон чи ноутбук явно потрібні для роботи, це зазвичай витрата. Якщо ви здебільшого користуєтеся чимось приватно, запишіть лише частку, яку можете обґрунтувати, або не записуйте зовсім. Відсотки в законі є лише для авто (дивіться нижче).

Чи важлива форма оподаткування?

Так, дуже. Форма оподаткування вирішує, чи заощаджують витрати податок на доходи.

На шкалі й лінійному податку витрата зменшує дохід, тож зменшує і податок.

Зазвичай вона зменшує й медичний внесок. На цих формах внесок — відсоток від доходу (9% на шкалі, 4,9% на лінійному податку), але не менше мінімуму: 432,54 зл на місяць з лютого 2026 р. до січня 2027 р.

На ryczałt ви платите відсоток від виставлених рахунків, і витрати взагалі не віднімаються. Що все ж можна відрахувати:

• соціальні внески, сплачені до ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych — польський соцстрах);
• 50% сплаченого медичного внеску;
• кілька особистих пільг, як-от інтернет-пільгу (до 760 зл на рік).

Документи про покупки і список основних засобів усе одно треба зберігати. Якщо ви активний платник VAT, рахунки на витрати й далі важливі, бо дозволяють відрахувати VAT з них. Дивіться, як обрати форму оподаткування і ставки ryczałt.

Ноутбук, телефон та інше обладнання: одразу чи протягом років?

Ключова цифра — 10 000 зл, і стосується вона первісної вартості речі.

Яка первісна вартість рахується, залежить від статусу VAT:

• Активний платник VAT: ціна нетто. VAT ви відраховуєте окремо.
• Звільнений від VAT: ціна брутто, бо VAT повернути не можна.

Приклад: ноутбук коштує 9 000 зл нетто плюс 23% VAT, тобто 11 070 зл брутто. Активний платник VAT записує 9 000 зл одразу і відраховує 2 070 зл VAT. Підприємець, звільнений від VAT, має основний засіб на 11 070 зл, понад межу 10 000 зл, тож його амортизують по 30% на рік (3 321 зл на рік), якщо не застосовується одноразове списання.

Списання de minimis (jednorazowa amortyzacja, одноразова амортизація) — для малих платників (продажі минулого року до 8 517 000 зл з VAT, для 2026 року) і для бізнесів у перший рік. Воно охоплює комп’ютери та інше обладнання, але не легкові авто.

Є також одноразове списання для абсолютно нового обладнання, до 100 000 зл на рік. Обидва мають умови, тож перш ніж на них покладатися, порадьтеся з бухгалтером.

Домашній офіс та інтернет

Квартиру чи будинок, у якому ви працюєте, амортизувати не можна. Житлову нерухомість виключено з 1 січня 2022 р., а з 2023 року її більше не може амортизувати ніхто.

Що можна записати — це бізнесову частку домашніх рахунків: оренди, електрики, опалення, води, газу і телефону. Документ — внутрішній документ (dowód wewnętrzny), який ви пишете самі на підставі повного рахунку і в якому показуєте, як порахували бізнесову частину. Закон не встановлює формули; багато хто бере частку площі кабінету. Домовтеся про метод із бухгалтером і використовуйте його щомісяця.

Інтернету немає в списку рахунків, які можна розділити внутрішнім документом. Найпростіший доказ — рахунок за інтернет, виставлений на ваш бізнес, з вашим NIP (податковим номером). Те саме з мобільним тарифом: договір на бізнес дає вам щомісяця чистий рахунок.

Порада: зберігайте повний рахунок за комунальні послуги і внутрішній документ разом, у папці того самого місяця. Самого документа недостатньо, якщо податкова спитає.

Авто: 20%, 75% чи 100%?

Авто — єдина сфера, де закон встановлює фіксовані відсотки за приватне використання.

Рівень 100% вимагає справді виключно бізнесового використання. Активний платник VAT без журналу пробігу вважається таким, що використовує авто й приватно. Якщо ви звільнені від VAT, закон не вимагає від вас журналу, але виключне використання має бути правдою.

Амортизація і лізинг також обмежені вартістю авто. З 1 січня 2026 р. ліміти становлять 225 000 зл для електричних і водневих авто, 150 000 зл для авто з ДВЗ до 50 г CO₂/км і 100 000 зл для 50 г/км і більше. Чи зберігає авто, зареєстроване у 2022–2025 роках, старий ліміт 150 000 зл, — питання спірне, тож краще спитайте бухгалтера, ніж припускати.

Щодо VAT, активний платник VAT зазвичай відраховує 50% VAT за авто, яке використовується і приватно, і для бізнесу.

Який документ потрібен?

Витрата варта рівно стільки, скільки її документ. Потрібний документ залежить від того, що ви купили.

Звичайний касовий чек без вашого NIP зазвичай вважають недостатнім самим по собі, тож називайте NIP на касі. Банківська виписка доводить, що ви заплатили постачальнику, але не замінює його рахунку. Більше — у статтях чек чи рахунок і як перерахувати іноземні рахунки.

Увага: покупка в іншого бізнесу на суму понад 15 000 зл має два додаткові правила.

• Її треба оплатити з банківського (платіжного) рахунку, незалежно від кількості частин. Оплачена готівкою, вона не є витратою.
• Якщо постачальник — активний платник VAT, переказ має йти на рахунок, що є в білій лісті VAT (biała lista) в день замовлення. Якщо ні, подайте ZAW-NR протягом 7 днів після замовлення переказу. Split payment звільнений від цієї перевірки.

Законопроєкт, ухвалений парламентом у вересні 2026 р., скасував би умову білої лісти для витрат за рахунками, виставленими з 1 січня 2027 р. (частина правила щодо VAT залишається). Станом на 24 вересня 2026 р. його ще не підписано, тож дотримуйтеся чинного правила.

Зберігайте кожен документ про витрати до кінця п’ятого року після року, в якому треба було сплатити податок. Для витрат 2026 року — до 31 грудня 2032 р.

Що робити далі

1. Перевірте свою форму оподаткування. На ryczałt витрати не зменшують податок на доходи, але документи все одно зберігайте.
2. Перш ніж купувати обладнання, перевірте, чи його первісна вартість (нетто чи брутто, залежно від статусу VAT) перевищує 10 000 зл.
3. Оформлюйте договори на бізнесовий телефон та інтернет на бізнес, з вашим NIP.
4. Якщо працюєте вдома, домовтеся з бухгалтером, як рахувати бізнесову частку, і щомісяця пишіть внутрішній документ.
5. Називайте NIP на кожній касі і просіть іноземних постачальників виставляти рахунок із даними вашого бізнесу.
6. Розкладайте кожен документ у його місяць, щойно він надходить. Komplet, наша безкоштовна програма для Mac, читає рахунки й чеки, розкладає кожен у правильний місяць і поєднує його з платежем у банківській виписці, тож прогалини видно ще до того, як спитає бухгалтер. Дивіться також, як упорядкувати рахунки і чеки.