KRS: co to jest? Krajowy Rejestr Sądowy, numer KRS i darmowy odpis w prostych słowach

KRS, czyli Krajowy Rejestr Sądowy, to urzędowy rejestr spółek, fundacji i stowarzyszeń, prowadzony przez sądy. Jest w nim każda sp. z o.o. (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością) z 10-cyfrowym numerem KRS, a każdy może ją bezpłatnie wyszukać i pobrać odpis. Jednoosobowych firm nie ma w KRS: JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza) jest wpisana do CEIDG.

Kto jest w KRS, a kogo tam nie ma

KRS prowadzą wydziały gospodarcze sądów rejonowych, które działają jako sądy rejestrowe. Zgodnie z ustawą rejestr ma trzy części:

• Rejestr przedsiębiorców: każda sp. z o.o. i spółka akcyjna, prosta spółka akcyjna (P.S.A.), spółki osobowe (jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna), spółdzielnie, przedsiębiorstwa państwowe i polskie oddziały zagranicznych firm.
• Rejestr stowarzyszeń, innych organizacji, fundacji i podobnych podmiotów, w tym samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej.
• Rejestr dłużników niewypłacalnych.

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność, nie ma Cię w żadnym z nich. Twoja firma jest w CEIDG, bezpłatnym publicznym rejestrze przedsiębiorców prowadzących JDG; zobacz, co to jest CEIDG.

Różnicę widać przy rejestracji. Spółka rejestruje się w KRS przez sąd, więc płaci opłaty sądowe i czeka na postanowienie sądu. JDG rejestruje się online w CEIDG, bezpłatnie.

Dla cudzoziemców: żeby być wspólnikiem albo członkiem zarządu, nie potrzebujesz numeru PESEL. Jeśli ktoś nie ma numeru PESEL i nie musi go mieć, KRS zapisuje zamiast niego imię, nazwisko i datę urodzenia.

Numer KRS i gdzie go znaleźć

Gdy spółka zostaje wpisana do rejestru, dostaje numer KRS: 10 cyfr, zwykle zapisywanych z zerami na początku, na przykład 0000019193.

Spółka ma trzy numery i każdy służy do czegoś innego:

Przepisy wymagają, żeby każda sp. z o.o. podawała sąd rejestrowy i numer KRS na pismach, formularzach zamówień i stronie internetowej. W tym samym miejscu musi być jej nazwa, siedziba i adres, NIP i wysokość kapitału zakładowego.

Najszybciej znajdziesz więc numer KRS spółki w jej stopce listowej albo na stronie internetowej, a często też na dole jej faktur. Więcej o pozostałych numerach w tekście NIP, REGON i PESEL.

Jak przeszukać KRS i pobrać darmowy odpis

Ministerstwo Sprawiedliwości prowadzi bezpłatną publiczną wyszukiwarkę pod adresem wyszukiwarka-krs.ms.gov.pl. Nie potrzebujesz konta.

1. Otwórz Wyszukiwarkę KRS. Spółki są w rejestrze przedsiębiorców, a fundacje i stowarzyszenia w drugim rejestrze.
2. Wpisz numer KRS albo inną daną, którą przyjmuje formularz, i wyszukaj.
3. Pobierz odpis, którego potrzebujesz:
   • odpis aktualny: stan na dziś;
   • odpis pełny: wszystkie wpisy od rejestracji, także dawni członkowie zarządu i dawne adresy.

Wydruk pobrany samodzielnie ma taką samą moc prawną jak odpis wydany przez Centralną Informację KRS. Banki, notariusze i urzędy, które proszą o „odpis z KRS”, powinny go przyjąć.

Co mówi odpis

Odpis dla sp. z o.o. jest podzielony na ponumerowane działy:

Dział 4 pokazuje dwa rodzaje długów, i to tylko wtedy, gdy wpis dotyczy co najmniej 2 000 zł:

• zaległości podatkowe i wobec ZUS niespłacone 60 dni po wszczęciu egzekucji;
• długi, których wierzyciel z tytułem wykonawczym nie odzyskał w ciągu 30 dni od wezwania do zapłaty.

Wskazówka: zanim podpiszesz większą umowę z polską spółką, pobierz jej odpis aktualny. Sprawdź, czy osoba podpisująca umowę jest w zarządzie (dział 2), czy spółka złożyła ostatnie sprawozdania finansowe (dział 3) i czy dział 4 jest pusty.

Same sprawozdania są w osobnej, bezpłatnej przeglądarce, w Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF), pod adresem rdf-przegladarka.ms.gov.pl. Każdy może je przeszukać po numerze KRS spółki, bez konta, i pobrać to, co spółka złożyła.

Co spółka musi złożyć do KRS

Właściciela małej spółki dotyczą dwa rodzaje wniosków. Oba składa się wyłącznie online, przez Portal Rejestrów Sądowych (prs.ms.gov.pl).

Zmiany: w ciągu 7 dni

Nowego członka zarządu, nowy adres, zmienioną umowę spółki albo nowy kapitał zakładowy trzeba zgłosić w ciągu 7 dni od zmiany.

Od 29 listopada 2025 wpisów do KRS nie ogłasza się już w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG), więc zniknęła dodatkowa opłata 100 zł za ogłoszenie.

Sprawozdanie finansowe: co roku

Każda sp. z o.o. prowadzi pełną księgowość, nawet najmniejsza, i co roku składa do KRS sprawozdanie finansowe. Dla spółki, której rok obrotowy jest rokiem kalendarzowym:

Żadna z tych dat nie wypada w 2026 roku w weekend. Te same daty w 2027 roku, dla sprawozdania za 2026 rok, też są dniami roboczymi.

Złożenie jest bezpłatne, jeśli podpisze je elektronicznie jedna z tych osób:

• osoba uprawniona do reprezentowania spółki (członek zarządu, prokurent albo likwidator), której PESEL jest wpisany w KRS;
• adwokat albo radca prawny działający w imieniu spółki.

KRS przekazuje sprawozdanie administracji skarbowej, więc nie wysyłasz osobnej kopii do urzędu skarbowego. Zeznanie CIT (podatek dochodowy od osób prawnych) nadal składa się w urzędzie skarbowym.

Uwaga: jeśli żaden członek zarządu ani prokurent nie ma w KRS numeru PESEL, nie złożysz sprawozdania bezpłatnie samodzielnie. Albo zrobi to za spółkę adwokat lub radca prawny, albo składasz je na formularzu KRS-Z30 z opłatą sądową 40 zł. biznes.gov.pl nadal podaje 140 zł (dawną sumę z opłatą za MSiG), więc sprawdź kwotę, której żąda portal.

Jeśli sprawozdanie nie zostanie złożone

Niezłożenie sprawozdania to przestępstwo: osobie odpowiedzialnej grozi grzywna albo kara ograniczenia wolności. Jeśli mimo wezwania brakuje sprawozdań za 2 kolejne lata obrotowe, sąd wszczyna postępowanie o rozwiązanie spółki bez likwidacji. Rozwiązuje ją, jeśli nie ma ona majątku ani nie prowadzi faktycznej działalności.

Sprawozdanie przygotowuje Twoja księgowa, ale tylko z dokumentów, które jej przekażesz. Komplet, nasza darmowa aplikacja na Maca, trzyma faktury i wyciągi bankowe z każdego miesiąca razem i przygotowuje z nich paczkę dla księgowej. Cały roczny rytm opisuje nasz poradnik o prowadzeniu sp. z o.o..

KRS, CEIDG i CRBR: trzy rejestry, trzy zadania

Nowi właściciele spółek często je mylą, a spółka ma do czynienia z dwoma z nich.

CRBR (Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych, pod adresem crbr.podatki.gov.pl) nie należy do KRS. Po wpisie do KRS spółka musi zgłosić tam swoich beneficjentów rzeczywistych w ciągu 14 dni, nie licząc sobót i dni ustawowo wolnych od pracy. Zmiany też zgłasza się w ciągu 14 dni. Kara za brak zgłoszenia może sięgnąć 1 000 000 zł, więc zrób to w pierwszym tygodniu.

Co zrobić teraz

1. Jeśli wybierasz formę prawną, przeczytaj JDG czy spółka z o.o. i co to jest spółka z o.o..
2. Jeśli masz już spółkę, pobierz jej odpis aktualny z wyszukiwarki KRS i sprawdź, czy działy 1 i 2 się zgadzają. Każdą zmianę zgłoś w ciągu 7 dni.
3. Wpisz do kalendarza 31 marca, 30 czerwca i 15-dniowy termin na złożenie sprawozdania. Upewnij się, że co najmniej jeden członek zarządu z numerem PESEL może podpisać sprawozdanie w RDF.
4. Sprawdź, czy beneficjenci rzeczywiści Twojej spółki są zgłoszeni do CRBR.